Приведение дел в порядок

Приведение дел в порядок: искусство продуктивной работы без стресса
Дэвид  Аллен
Пол	Производительность
темы)	Бизнес -гном
идиома	Английский
Оригинальное название	Приведение дел в порядок
Редакция	Пингвин
Дата публикации	2001 г.
страницы	267
Серии
	Приведение дел в порядок: искусство продуктивной работы без стресса	Готовы на все

«Getting Things Done» (GTD) — это метод управления деятельностью, название книги Дэвида Аллена , которая на испанском языке называется «Организуй эффективно».

В основе GTD лежит принцип, согласно которому человеку необходимо освободить свой разум от незавершенных задач, сохранив их в определенном месте. Таким образом, вам не нужно помнить, что делать, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы сделать дело.

Что такое GTD

В отличие от других экспертов по тайм-менеджменту , Аллен не сосредотачивается на расстановке приоритетов. Вместо этого он призывает создавать контекстно-зависимые списки дел, например, список ожидающих телефонных звонков или поручений, которые нужно бегать по городу. Он также предполагает, что любая новая задача, которую можно выполнить менее чем за две минуты, должна быть выполнена немедленно.

Психология GTD основана на упрощении хранения, отслеживания и просмотра всей информации, связанной с тем, что вам нужно делать. Аллен предполагает, что многие умственные блоки, в которых мы оказываемся при выполнении определенных задач, возникают из-за недостаточного планирования (например, для любой работы мы должны уточнить, что должно быть достигнуто и какие действия должны быть выполнены для ее завершения). По словам Аллена, практичнее сделать это, обдумав это заранее, сгенерировав серию действий, которые нужно выполнить позже, без необходимости перепланировать их во время их выполнения.

Аллен также утверждает, что наша «внутренняя система напоминаний» (наша память) значительно неэффективна, и мы редко помним, что нам нужно делать, когда и где мы можем это сделать. Поэтому «следующие действия», хранящиеся по контексту во «внешней доверенной системе», выступают в качестве опоры, гарантирующей, что мы вспомним ее в нужное время и в нужном месте для ее реализации. В книге « Как привести дела в порядок» подробно описано множество советов и приемов по управлению временем , которые помогут вам применить на практике рабочий процесс Аллена.

Краткое описание GTD в переводе из книги Аллена Ready for Anything :

"Держите все из головы. Решите, какие действия потребуются вашим задачам, когда они появляются, а не по истечении срока их действия. Организуйте напоминания о ваших проектах и ​​их предстоящих действиях в соответствующих категориях. Держите свою систему в актуальном состоянии, полной и достаточно пересмотренной, чтобы в любое время знать, какие у вас есть варианты того, что вы делаете (и не делаете).

Принципы

Основными принципами GTD являются следующие:

Собрать

Поместите во внешние «ведра» все, что нам нужно помнить, выполнять или контролировать. Аллен называет электронные письма , магнитофоны, блокноты, КПК и планировщики простыми «корзинами» или «корзинами» для хранения. Цель состоит в том, чтобы «удалить» все из нашего ума и собрать это в одном из этих элементов хранения для последующей обработки. После обработки все «ведра» следует опорожнять хотя бы раз в неделю.

Процесс

При обработке своего «кубика» следует строго соблюдать такой порядок:

• Всегда начинайте сначала
• Не обрабатывайте более одного элемента одновременно.
• Не отправляйте обратно в «ведро» ни один элемент.
• Если элемент требует выполнения действия:

• Если это займет меньше двух минут, сделайте это.
• Если это не ваша задача, делегируйте ее соответствующим образом.
• Отложите это.

• Если элемент не требует действия,

• Отправьте его для справки.
• Откажитесь от него, если он не подходит.
• Поместите его на карантин, если вы не можете сделать это прямо сейчас.

• Если вы не можете адекватно делегировать его, сообщите, что он доступен для рассмотрения соответствующей областью.

Правило двух минут: «Если задача занимает менее двух минут, сделайте ее немедленно». «Две минуты» — цифра ориентировочная, учитывая, что это тоже приблизительное время, которое пришлось бы вложить в любом случае, чтобы отсрочить его.

Организовать

Аллен описывает набор предлагаемых списков, которые вы можете использовать для отслеживания предметов, ожидающих обслуживания:

• Следующие действия . Для любого элемента, требующего вашего внимания, решите, какое следующее действие необходимо предпринять для его завершения. Например, если элемент означает «Написать отчет по проекту», следующим действием может быть «Написать Фреду, чтобы он провел несколько минут», или «Позвонить Джиму, чтобы узнать о требованиях к отчету» или что-то в этом роде. Хотя для завершения вехи может потребоваться много шагов и действий, всегда будет что-то, что вам нужно сделать в первую очередь, и это должно быть сохранено в списке следующих действий. Желательно, чтобы они сохранялись в контексте, в котором они могут быть выполнены: «в офисе», «по телефону» или «в магазине».

• Проекты . Любая незавершенная задача (которую Аллен называет незамкнутым циклом ) в вашей жизни или работе, для завершения которой требуется более одного действия, считается «проектом». Эти действия необходимо периодически пересматривать, чтобы гарантировать, что с каждым проектом связано следующее действие и что оно может быть выполнено.

Пример блок-схемы для обработки и организации

• Ожидание — когда вы делегируете действие кому-либо или ожидаете внешнего события, прежде чем продолжить работу над проектом, это должно быть зарегистрировано в вашей системе и периодически проверяться, чтобы увидеть, есть ли какое-либо подходящее действие или напоминание, которое необходимо отправить.
• Когда-нибудь/Может быть - это то, что вы хотите сделать, но в настоящее время это невозможно. Примером может быть «выучить китайский» или «взять отпуск, чтобы заняться подводным плаванием».

Календарь также важен для отслеживания ваших встреч и обязательств; однако Аллен особенно рекомендует зарезервировать календарь для того, что он называет « жесткими ландшафтами » : вещей, которые должны быть выполнены к определенному сроку, или встреч и встреч, запланированных на определенное время. Элементы в списке «To Do» должны быть зарезервированы для предстоящего списка действий.

Окончательным ключом к организации в соответствии с GTD является система напоминаний. В Getting Things Done говорится, что система напоминаний должна быть легкой, простой и удобной. Это может быть даже лист бумаги, если вам нужно хранить ссылки, у вас должен быть специальный файл для этого и ничего больше. Аллен предлагает создать единую систему напоминаний в алфавитном порядке, чтобы максимально быстро и легко хранить и находить нужную информацию.

Обзор

Списки действий и напоминания будут совершенно бесполезны, если мы не проверяем их хотя бы ежедневно или всякий раз, когда у нас есть свободная минутка. Учитывая время, энергию и ресурсы, которые у нас есть в конкретный момент, мы должны решить, какой самый важный элемент должен быть выполнен именно в этот момент, и сделать это. Если вы склонны к неряшливости, вы всегда можете закончить легкие дела и оставить сложные невыполненными. Чтобы обойти это, вы должны выбрать действие в соответствии с порядком, в котором они содержатся в списках, когда вы обрабатывали их из папки «Входящие».

Дисциплина GTD требует, чтобы все рекомендуемые действия, проекты и «отложенные» элементы пересматривались не реже одного раза в неделю, гарантируя, что все новые задачи или предстоящие события включены в систему и что она актуальна. В качестве помощи, чтобы освежить вашу память, Аллен предлагает создать висячую папку с наиболее важными задачами и проектами.

Сделать

Любая система организации не годится, если мы тратим много времени на организацию задач вместо их выполнения. Дэвид Аллен говорит, что если вы упростите организационный процесс, вы будете менее склонны к прокрастинации или перегрузке большим количеством открытых задач.

Инструменты и техники

Одно из устройств, которое предлагает Дэвид Аллен, — это «файл-напоминание» для систематизации ваших документов (также известный как «43 папки»). Двенадцать папок используются для представления каждого месяца, а дополнительные 31 папка используются для представления каждого дня месяца. Папки размещены так, чтобы помочь вам вспомнить, что делать в определенный день. Каждый день вы открываете папку, соответствующую текущему дню. Вы очищаете папку и помещаете ее в следующий месяц. Этот тип заказа позволяет очень просто и удобно оформлять напоминания. Например, если у вас концерт 12 числа этого месяца, вы помещаете напоминания в соответствующую папку, и когда этот день наступит, вы их найдете. Другой вариант — разместить газету за несколько дней до концерта, чтобы напомнить вам о действии, которое необходимо совершить до концерта, например, купить билеты или поговорить с другом о том, чтобы пойти с ним на мероприятие.

Деталь «43 папки»

Также очень удобно для тех видов деятельности, которые зависят от других людей, записывать на бумаге каждую дату, когда было проведено последующее наблюдение, и то, что произошло в каждом из них, чтобы иметь историю, поддерживающую соблюдение часть этого другого человека, необходимая деятельность.

Другая система заключается в использовании Google Tasks, где могут быть установлены различные категории или контексты, и в каждой категории отмечены нерешенные проблемы, например: «делать дома, в офисе, в центре города, на компьютере». Каждый день вы распечатываете заметки на бумаге и пишете об этом списке, а ночью обновляете информацию, собранную в сервисе.

Есть и другие реализации, которые можно использовать в качестве Get Things GNOME! среды рабочего стола GNOME .

Культ GTD

«Getting Things Done» также является названием двух других книг по тайм-менеджменту ( ISBN 0-553-25848-6 ) Эдвина С. Блисса и Малкольма Хэнкока, 1976 г., и ( ISBN 0-7181-2842-7 ) Роджера Блэка, 1990 г. . Перси Редферн Крид также написал книгу с таким названием в 1946 году .

В 2005 году журнал Wired назвал GTD «Новым культом информационного века», описав их энтузиазм по поводу этой методологии среди работников информационных технологий и умственного труда как своего рода последователей культа . Идеи Аллена также были популяризированы в Интернете , особенно в блогах . Некоторые последователи GTD защищают способ обработки — или управления — своими собственными или личными, называемый «возвратом к основам», и выступают против гипертехнических решений и, вместо этого, в пользу простых и дешевых инструментов, таких как КПК Hipster . или даже блокнот Moleskine . Однако сам Дэвид Аллен является счастливым пользователем КПК Palm . В своем списке часто задаваемых вопросов он говорит, что использует программу, которая поставляется с устройством, и записывает «события дня» на бумагу для последующей обработки.

В 2005 году Бен Хаммерсли взял интервью у Дэвида Аллена для The Guardian в статье под названием «Познакомьтесь с человеком, который может навести порядок во Вселенной» , сказав: «Для меня, учитывая, что сотни тысяч людей по всему миру предоставили книга своим друзьям с огнем в глазах, идеи Аллена представляют собой немалую перемену».

В 2007 году журнал Time назвал «Getting Things Done» книгой по самопомощи для своего времени , отметив, что идеи GTD следуют огромному количеству последователей, а не одной нише ярых энтузиастов.

Внешние ссылки

• Официальный сайт Дэвида Аллена и Ко.
• Официальные информационные документы GTD для Outlook 2003, Entourage и Lotus Notes, написанные компанией David Allen.
• Как сделать GTD с помощью бесплатного приложения WUNDERLIST Руководство по созданию GTD с помощью бесплатного приложения WUNDERLIST.