A face lucrurile

A face lucrurile: Arta productivității fără stres
de  David Allen
Gen	Productivitate
subiecte)	Gnom de afaceri
Idiom	Engleză
Titlul original	A face lucrurile
Editorial	Pinguin
Data publicării	2001
pagini	267
Serie
	A face lucrurile: Arta productivității fără stres	Gata pentru orice

Getting Things Done (GTD) este o metodă de gestionare a activităților și titlul unei cărți de David Allen , care în spaniolă a fost intitulată „Organízate în mod eficient”.

GTD se bazează pe principiul că o persoană trebuie să-și elibereze mintea de sarcinile în așteptare salvându-le într-un anumit loc. În acest fel, nu trebuie să vă amintiți ce trebuie să faceți și vă puteți concentra pe realizarea lucrurilor.

Despre ce este GTD

Spre deosebire de alți experți în managementul timpului , Allen nu se concentrează pe stabilirea priorităților. În schimb, el îndeamnă la crearea unor liste de sarcini specifice contextului, de exemplu, o listă de apeluri telefonice în așteptare sau comisioane pentru a rula prin oraș. De asemenea, sugerează că orice sarcină nouă care poate fi finalizată în mai puțin de două minute ar trebui făcută imediat.

Psihologia GTD se bazează pe facilitarea stocării, urmăririi și revizuirii tuturor informațiilor legate de lucrurile pe care trebuie să le faci. Allen sugerează că multe dintre blocajele mentale în care ne aflăm atunci când îndeplinim anumite sarcini se datorează unei planificări insuficiente (de exemplu, pentru orice job trebuie să clarificăm ce trebuie realizat și ce acțiuni trebuie întreprinse pentru a o duce). Potrivit lui Allen, este mai practic să o faci reflectând asupra ei în prealabil, generând o serie de acțiuni de făcut ulterior, fără a fi nevoie să o replanificăm în timpul execuției sale.

Allen mai susține că „sistemul nostru de memento intern” (memoria noastră) este considerabil ineficient și rareori ne amintim ce trebuie să facem când și unde putem face acest lucru. Prin urmare, „următoarele acțiuni” stocate în funcție de context într-un „sistem extern de încredere” acționează ca un suport care ne asigură că ne vom aminti de el la momentul și locul potrivit pentru realizarea lui. Există multe sfaturi și trucuri de gestionare a timpului detaliate în Getting Things Done , care vă pot ajuta să puneți în practică fluxul de lucru al lui Allen.

O scurtă descriere a GTD tradusă din cartea lui Allen Ready for Anything :

„Să ține totul din cap. Decideți ce acțiuni necesită sarcinile dvs. când apar, nu când expiră. Organizați mementouri ale proiectelor dvs. și acțiunilor lor viitoare în categoriile corespunzătoare. Păstrați-vă sistemul la zi, complet și suficient de revizuit pentru a cunoaște în orice moment opțiunile pe care le aveți despre ceea ce faceți (și nu faceți).»

Principii

Principiile esențiale ale GTD sunt următoarele:

Colectează

Depuneți în „găleți” externe tot ceea ce trebuie să ne amintim, să realizăm sau să urmărim. Allen se referă la e- mailuri , casetofone, notepad-uri, PDA-uri și planificatoare ca simple „coșuri” sau „coșuri” de depozitare. Obiectivul este să „eliminăm” totul din mintea noastră și să-l colectăm într-unul dintre aceste elemente de stocare pentru prelucrare ulterioară. După procesare, toate „gălețile” ar trebui să fie golite cel puțin o dată pe săptămână.

Proces

Când procesați „cubul”, ar trebui să urmați cu strictețe această ordine:

• Începe întotdeauna de la început
• Nu procesați mai mult de un articol simultan.
• Nu trimite înapoi la „găleată” niciun element.
• Dacă un element necesită efectuarea unei acțiuni:

• Dacă durează mai puțin de două minute, fă-o.
• Dacă nu este sarcina ta, delega-o în mod corespunzător.
• Amână-l.

• Dacă un articol nu necesită o acțiune,

• Arhivați-l pentru referință.
• Aruncați-l dacă nu este adecvat.
• Pune-l în carantină dacă nu o poți face chiar acum.

• Dacă nu îl puteți delega în mod adecvat, informați că este disponibil pentru revizuire de către zona corespunzătoare.

Regula celor două minute: „Dacă o sarcină durează mai puțin de două minute, fă-o imediat”. „Două minute” este o cifră orientativă, având în vedere că acesta este și aproximativ timpul care ar trebui investit în orice caz pentru a-l amâna.

Organizați

Allen descrie setul de liste sugerate pe care le puteți folosi pentru a ține evidența articolelor care așteaptă să fie servite:

• Acțiuni următoare - Pentru orice element care necesită atenția dvs., decideți ce acțiune trebuie întreprinsă pentru a-l finaliza. De exemplu, dacă elementul înseamnă „Scrieți un raport de proiect”, următoarea acțiune ar putea fi „Scrieți-l lui Fred pentru a se întâlni pentru câteva minute” sau „Apelați-l pe Jim pentru cerințele de raport” sau ceva de genul acesta. Deși pot exista mulți pași și acțiuni care sunt necesare pentru a finaliza o etapă, va exista întotdeauna ceva ce trebuie să faci mai întâi și ar trebui să fie salvat în următoarea listă de acțiuni. De preferință, acestea vor fi salvate de contextul în care se pot face: „la birou”, „la telefon”, sau „în magazin”.

• Proiecte - Orice sarcină neterminată (pe care Allen o numește buclă deschisă ) din viața sau munca ta care necesită mai mult de o acțiune pentru a fi finalizată este considerată un „proiect”. Aceste acțiuni trebuie revizuite periodic pentru a se asigura că fiecare proiect are o următoare acțiune asociată și că poate fi realizat.

Exemplu de organigramă de procesat și organizat

• În așteptare - când ați delegat o acțiune cuiva sau așteptați un eveniment extern înainte de a continua să lucrați la un proiect, acesta ar trebui să fie conectat în sistemul dvs. și verificat periodic pentru a vedea dacă există vreo acțiune adecvată sau un memento care trebuie trimis.
• Într- o zi/Poate - acestea sunt lucruri pe care doriți să le faceți, dar în prezent nu sunt posibile. Un exemplu ar putea fi „învățați chineza” sau „luați o vacanță pentru a merge la scufundări”.

Un calendar este, de asemenea, important pentru a ține evidența programărilor și angajamentelor tale; totuși, Allen recomandă în mod special ca calendarul să fie rezervat pentru ceea ce el numește „ peisaje dure ” : lucruri care trebuie făcute până la un anumit termen limită sau întâlniri și întâlniri care au fost programate pentru un anumit moment. Elementele din lista „De făcut” ar trebui rezervate pentru lista de acțiuni viitoare.

Cheia definitivă a organizării conform GTD este sistemul de memento. Getting Things Done afirmă că un sistem de memento trebuie să fie ușor, simplu și prietenos. Poate fi chiar și o bucată de hârtie, dacă trebuie să stocați referințe ar trebui să aveți un fișier dedicat pentru asta și nimic altceva. Sugestia lui Allen este să păstrați un singur sistem de memento aranjat alfabetic, astfel încât să fie cât mai rapid și ușor posibil să stocați și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.

Recenzie

Listele de acțiuni și mementourile vor fi complet inutile dacă nu le verificăm cel puțin zilnic sau ori de câte ori avem un moment liber. Având în vedere timpul, energia și resursele de care dispunem la un anumit moment, trebuie să decidem care este cel mai important element care trebuie realizat în acel moment precis și să o facem. Dacă ești predispus la neglijență, s-ar putea să termini întotdeauna sarcinile ușoare și să le lași nefăcute pe cele dificile. Pentru a ocoli acest lucru, trebuie să alegeți acțiunea în funcție de ordinea în care sunt conținute în liste așa cum le-ați procesat din căsuța de e-mail.

Disciplina GTD necesită ca toate acțiunile, proiectele și elementele „în așteptare” prezentate să fie revizuite cel puțin săptămânal, asigurându-se că toate sarcinile noi sau evenimentele viitoare sunt incluse în sistem și că sunt actualizate. Ca ajutor pentru a vă reîmprospăta memoria, Allen vă sugerează să creați un fișier de folder suspendat cu cele mai importante sarcini și proiecte.

Faceți

Orice sistem de organizare nu este bun dacă petrecem mult timp organizând sarcini în loc să le facem. David Allen spune că dacă simplificați procesul de organizare, veți fi mai puțin predispus la amânare sau a fi copleșit de un număr mare de sarcini deschise.

Instrumente și tehnici

Un dispozitiv pe care David Allen îl sugerează este „fișierul de memento” pentru a vă organiza lucrările (cunoscut și ca „43 de foldere”). Douăsprezece foldere sunt folosite pentru a reprezenta fiecare lună și alte 31 de foldere sunt folosite pentru a reprezenta fiecare zi a lunii. Dosarele sunt plasate pentru a vă ajuta să vă amintiți ce activități să faceți într-o anumită zi. În fiecare zi deschideți folderul corespunzător zilei curente. Goliți folderul și îl plasați în luna următoare. Acest tip de comandă vă permite să înregistrați mementouri într-un mod foarte simplu și convenabil. De exemplu, dacă ai un concert pe 12 a acestei luni, pui mementourile în folderul corespunzător și când va sosi ziua respectivă le vei găsi. O altă opțiune este să plasați hârtia cu câteva zile înainte de concert, pentru a vă aminti de o acțiune care trebuie făcută înainte de concert, cum ar fi cumpărarea de bilete sau discuția cu un prieten despre mersul la eveniment cu ei.

Detaliu despre „43 de foldere”

De asemenea, este foarte convenabil, pentru acele activități care depind de alte persoane, să consemneze pe hârtie fiecare dată la care s-a efectuat urmărirea și ceea ce s-a întâmplat în fiecare dintre ele pentru a avea un istoric care să susțină conformitatea de către parte a acelei alte persoane, activitatea solicitată.

Un alt sistem este de a folosi Google Tasks unde pot fi stabilite diverse categorii sau contexte și în cadrul fiecărei categorii sunt notate probleme în așteptare, de exemplu: „a face acasă, la birou, în centrul orașului, pe computer”. În fiecare zi tipăriți notele pe hârtie și scrieți despre această listă, iar noaptea actualizați informațiile culese în serviciu.

Există, de asemenea, alte implementări de folosit ca Getting Things GNOME! din mediul desktop GNOME .

Cultul lui GTD

Getting Things Done este, de asemenea, titlul altor două cărți de gestionare a timpului ( ISBN 0-553-25848-6 ) de Edwin C. Bliss și Malcolm Hancock, 1976 și ( ISBN 0-7181-2842-7 ) de Roger Black , 1990 . Percy Redfern Creed a scris și o carte cu acest titlu în 1946 .

În 2005 , revista Wired a numit GTD „Un nou cult pentru era informațională”, descriind entuziasmul lor pentru această metodologie în rândul lucrătorilor în domeniul tehnologiei informației și al cunoașterii ca un fel de cult . Ideile lui Allen au fost popularizate și pe internet , în special prin bloguri . Unii adepți ai GTD apără un mod de a-și gestiona -sau de a-și gestiona- propriu -sau personal- numit „back-to-basics”, și sunt împotriva soluțiilor hipertehnificate și, în schimb, în ​​favoarea instrumentelor simple și ieftine precum Hipster PDA sau chiar caietul Moleskine . Cu toate acestea, David Allen însuși este un utilizator fericit Palm PDA . În lista sa de întrebări frecvente, el spune că folosește programul cu care vine dispozitivul și înregistrează „evenimentele zilei” pe hârtie pentru procesare ulterioară.

În 2005, Ben Hammersley l -a intervievat pe David Allen pentru The Guardian , într-un articol numit: Meet the man who can bring order to the universe , spunând „Mie, având în vedere că sute de mii de oameni din întreaga lume și din întreaga lume au împrumutat carte prietenilor lor cu foc în ochi, ideile lui Allen reprezintă o schimbare deloc mică.”

În 2007, Time Magazine a numit Getting Things Done cartea de auto-ajutor pentru vremea sa, menționând că noțiunile GTD sunt urmate de o mulțime de urmăritori și nu de o singură nișă de entuziaști înfocați.

Link- uri externe

• Site-ul oficial David Allen & Co
• Whitepapers Whitepapers oficiale GTD pentru Outlook 2003, Entourage și Lotus Notes, scrise de David Allen Company.
• Cum să creați GTD cu aplicația gratuită WUNDERLIST Manual pentru a face GTD folosind aplicația gratuită WUNDERLIST.