Dolgokat elintézni

A dolgok elvégzése: A stresszmentes termelékenység művészete
írta:  David Allen
Nem	Termelékenység
témák)	Business Gnome
Idióma	angol
Eredeti cím	Dolgokat elintézni
Szerkesztőségi	Pingvin
Megjelenés dátuma	2001
oldalakat	267
Sorozat
	A dolgok elvégzése: A stresszmentes termelékenység művészete	Bármire készen

A Getting Things Done (GTD) a tevékenységek irányításának módszere, és David Allen könyvének címe, amelyspanyolul „Hatékonyan szervezze meg”.

A GTD azon az elven alapul, hogy az embernek meg kell szabadítania elméjét a függőben lévő feladatoktól azáltal, hogy elmenti azokat egy adott helyre. Így nem kell emlékeznie arra, hogy mit kell tennie, és a dolgok elvégzésére koncentrálhat.

Miről szól a GTD

Más időgazdálkodási szakértőkkel ellentétben Allen nem a prioritások meghatározására összpontosít. Ehelyett kontextus-specifikus teendőlisták létrehozását szorgalmazza, például egy listát a függőben lévő telefonhívásokról vagy a város körüli teendőkről. Azt is javasolja, hogy minden olyan új feladatot, amelyet kevesebb mint két perc alatt el lehet végezni, azonnal el kell végezni.

A GTD pszichológiája azon alapul, hogy megkönnyíti a tennivalókkal kapcsolatos összes információ tárolását, nyomon követését és áttekintését. Allen szerint sok olyan mentális blokk, amelyben bizonyos feladatok elvégzése során találjuk magunkat, az elégtelen tervezésnek köszönhető (pl. minden munkánál tisztáznunk kell, hogy mit kell elérni, és milyen lépéseket kell végrehajtani). Allen szerint célszerűbb ezt úgy megtenni, hogy előzetesen reflektál rá, és egy későbbi cselekvéssorozatot generál anélkül, hogy a végrehajtás során újra meg kellene tervezni.

Allen azzal is érvel, hogy „belső emlékeztető rendszerünk” (memóriánk) jelentősen nem hatékony, és ritkán emlékszünk arra, hogy mit kell tennünk, mikor és hol tehetjük meg. Ezért a kontextusnak megfelelően egy "külső megbízható rendszerben" tárolt "következő akciók" olyan támaszként működnek, amely biztosítja, hogy a megvalósításhoz megfelelő időben és helyen emlékezzünk rá. Számos időgazdálkodási tipp és trükk található a Dolgok elvégzése című részben, amelyek segíthetnek Allen munkafolyamatának gyakorlati megvalósításában.

A GTD rövid leírása Allen Ready for Anything című könyvéből fordítva :

"Mindent tarts ki a fejedből. Döntse el, hogy a feladatok milyen műveleteket igényelnek, amikor megjelennek – ne amikor lejárnak. A megfelelő kategóriákba rendezheti a projektjeire és a közelgő akcióikra vonatkozó emlékeztetőket. Tartsa rendszerét naprakészen, teljes körűen és kellően felülvizsgálva, hogy mindig tudja, milyen lehetőségei vannak arra vonatkozóan, hogy mit csinál (és mit nem tesz).»

Alapelvek

A GTD alapelvei a következők:

Gyűjtse

Külső „vödrökbe” helyezzük el mindazt, amire emlékeznünk kell, végrehajtanunk vagy nyomon kell követnünk. Allen az e- maileket , a magnetofonokat, a jegyzettömböket, a PDA -kat és a tervezőket egyszerű tároló "kosarakként" vagy "ládákként" említi. A cél az, hogy mindent "eltávolítsunk" az elménkből, és egy ilyen tárolóelemben gyűjtsük össze későbbi feldolgozás céljából. A feldolgozás után minden "vödröt" legalább hetente egyszer ki kell üríteni.

Feldolgozás

A "kocka" feldolgozásakor szigorúan kövesse a következő sorrendet:

• Mindig az elején kezdje
• Egyszerre ne dolgozzon fel egynél több elemet.
• Ne küldjön vissza egyetlen elemet sem a "vödörbe".
• Ha egy elemhez műveletet kell végrehajtani:

• Ha két percnél kevesebbet vesz igénybe, tegye meg.
• Ha nem az Ön feladata, megfelelően delegálja azt.
• Halaszd el.

• Ha egy tétel nem igényel műveletet,

• Referenciaként csatolja.
• Dobja ki, ha nem megfelelő.
• Tegye karanténba, ha most nem tudja megtenni.

• Ha nem tudja megfelelően delegálni, tájékoztassa, hogy a megfelelő terület áttekintésére rendelkezésre áll.

Kétperces szabály: "Ha egy feladat kevesebb mint két percet vesz igénybe, azonnal végezze el." A „két perc” egy tájékoztató jellegű adat, tekintve, hogy ez is hozzávetőlegesen az az idő, amit mindenképpen be kellene fektetni az elhalasztáshoz.

Rendezés

Allen leírja azokat a javasolt listákat, amelyek segítségével nyomon követheti a kiszolgálásra váró elemeket:

• Következő műveletek – Minden olyan elemnél, amely figyelmet igényel, döntse el, mi a következő művelet a befejezéshez. Például, ha az elem azt jelenti, hogy "Írjon projektjelentést", a következő művelet lehet: "Fred megírása néhány percre" vagy "Hívja fel Jimet a jelentés követelményeiért" vagy valami hasonló. Bár sok lépésre és műveletre van szükség egy mérföldkő teljesítéséhez, mindig lesz valami, amit először meg kell tennie, és azt el kell mentenie a következő műveletek listájába. Lehetőleg ezeket a kontextus menti el, amelyben elvégezhetők: „irodában”, „telefonon” vagy „üzletben”.

• Projektek – Minden olyan befejezetlen feladat (amelyet Allen nyitott huroknak nevez ) az életedben vagy a munkádban, amelynek végrehajtásához egynél több műveletre van szükség, „projektnek” minősül. Ezeket a tevékenységeket rendszeresen felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy minden projekthez legyen társítva következő művelet, és hogy az végrehajtható legyen.

Példa egy folyamatábra feldolgozására és rendszerezésére

• Várakozás – ha egy műveletet delegált valakire, vagy külső eseményre vár, mielőtt folytatná a munkát egy projekten, be kell jelentkeznie a rendszerébe, és rendszeresen ellenőriznie kell, hogy van-e megfelelő művelet vagy emlékeztető, amelyet el kell küldeni.
• Valamikor/talán – ezeket a dolgokat szeretne megtenni, de jelenleg nem lehetséges. Példa erre: „tanulj kínaiul” vagy „nyaralj búvárkodni”.

A naptár a találkozók és kötelezettségvállalások nyomon követéséhez is fontos; Allen azonban kifejezetten azt javasolja, hogy a naptárt tartsák fenn az általa " kemény tájaknak " nevezett dolgokra: olyan dolgokra, amelyeket meghatározott határidőig kell elvégezni, vagy olyan találkozókra és találkozókra, amelyeket egy adott időpontra ütemeztek. A „Teendők” lista elemeit le kell foglalni a következő műveletek listájára.

A GTD szerinti szervezés végleges kulcsa az emlékeztető rendszer. A Getting Things Done kimondja, hogy az emlékeztető rendszernek könnyűnek, egyszerűnek és barátságosnak kell lennie. Akár egy papír is lehet, ha referenciákat kell tárolni, akkor ehhez legyen egy dedikált fájl, semmi más. Allen azt javasolja, hogy tartson egyetlen emlékeztető rendszert ábécé sorrendben, hogy a lehető leggyorsabb és legegyszerűbb legyen a szükséges információk tárolása és megtalálása.

Tekintse át

Az akciólisták és emlékeztetők teljesen haszontalanok lesznek, ha nem ellenőrizzük őket legalább naponta, vagy amikor van egy szabad pillanatunk. Tekintettel az adott pillanatban rendelkezésünkre álló időre, energiára és erőforrásokra, el kell döntenünk, hogy mi a legfontosabb elem, amit az adott pillanatban végre kell hajtani, és azt meg kell tennünk. Ha hajlamos a hanyagságra, akkor mindig befejezheti a könnyű feladatokat, és a nehézeket elvégzetlenül hagyhatja. Ennek megkerüléséhez ki kell választania a műveletet aszerint, hogy milyen sorrendben szerepelnek a listákban, ahogyan azokat a beérkező levelek mappából feldolgozta.

A GTD fegyelem megköveteli, hogy minden kiemelt tevékenységet, projektet és „tartásban lévő” elemet legalább hetente felül kell vizsgálni, biztosítva, hogy minden új feladat vagy közelgő esemény szerepeljen a rendszerben, és hogy az naprakész legyen. A memória felfrissítése érdekében Allen azt javasolja, hogy hozzon létre egy függőmappafájlt a legfontosabb feladatairól és projektjeiről.

Készítse el

Bármilyen szervezeti rendszer sem jó, ha sok időt töltünk a feladatok megszervezésével, ahelyett, hogy elvégeznénk azokat. David Allen azt mondja, hogy ha leegyszerűsíti a szervezési folyamatot, kevésbé lesz hajlamos a halogatásra vagy a sok nyitott feladat miatti túlterhelésre.

Eszközök és technikák

Az egyik eszköz, amelyet David Allen javasol, az „emlékeztető fájl” a papírok rendszerezésére (más néven „43 mappa”). Tizenkét mappa képviseli minden hónapot, további 31 mappa pedig a hónap minden napját. A mappák azért vannak elhelyezve, hogy segítsenek emlékezni, milyen tevékenységeket kell elvégezni egy adott napon. Minden nap megnyitja az aktuális napnak megfelelő mappát. Kiüríti a mappát, és a következő hónapban elhelyezi. Ez a fajta megrendelés lehetővé teszi az emlékeztetők nagyon egyszerű és kényelmes rögzítését. Például, ha e hónap 12-én van koncertje, akkor az emlékeztetőket a megfelelő mappába helyezi, és amikor eljön az a nap, megtalálja őket. Egy másik lehetőség az, hogy néhány nappal a koncert előtt elhelyezzük az újságot, hogy emlékeztessen egy olyan műveletre, amelyet a koncert előtt meg kell tenni, például jegyet kell vásárolni, vagy beszélni egy baráttal, hogy elmegy velük az eseményre.

A '43 mappák' részlete

A másoktól függő tevékenységek esetében az is nagyon kényelmes, hogy papíron rögzítsék minden egyes dátumot, amikor a nyomon követést elvégezték, és hogy mi történt mindegyikben, hogy legyen olyan előzménye, amely alátámasztja a megfelelést része annak a másik személynek, a szükséges tevékenységnek.

Egy másik rendszer a Google Tasks használata, ahol különféle kategóriák vagy kontextusok határozhatók meg, és az egyes kategóriákon belül fel vannak tüntetve a függőben lévő problémák, például: "csináld otthon, irodában, városközpontban, számítógépen". Minden nap kinyomtatja a jegyzeteket papírra és ír erről a listáról, éjszaka pedig frissíti a szolgáltatásban gyűjtött információkat.

Más megvalósítások is használhatók Getting Things GNOME-ként! a GNOME asztali környezetből .

A GTD kultusza

A Getting Things Done egy másik két időgazdálkodási könyv címe is ( ISBN 0-553-25848-6 ), Edwin C. Bliss és Malcolm Hancock, 1976 , és ( ISBN 0-7181-2842-7 ) Roger Black, 1990 . Percy Redfern Creed is írt egy könyvet ezzel a címmel 1946 -ban .

2005-ben a Wired magazin a GTD-t "Az információs korszak új kultuszának" nevezte el, és egyfajta kultuszkövetésként jellemezte az információtechnológiai és tudásmunkások e módszertan iránti lelkesedését . Allen ötleteit az interneten is népszerűsítették , különösen blogokon keresztül . A GTD néhány követője a saját - vagy személyes - "back-to-basics"-nak nevezett módszert védi, és ellenzi a hipertechnikás megoldásokat, és ehelyett az egyszerű és olcsó eszközöket támogatja, mint a Hipster PDA . vagy akár a Moleskine jegyzetfüzet . David Allen azonban maga is boldog Palm PDA -felhasználó . A gyakran ismételt kérdések listájában azt írja, hogy a készülékhez mellékelt programot használja, és a "napi eseményeket" papírra rögzíti későbbi feldolgozás céljából.

2005-ben Ben Hammersley interjút készített David Allennel a The Guardian számára a következő cikkben: Találkozz azzal az emberrel, aki rendet tud teremteni az univerzumban, mondván: "Számomra, tekintve, hogy emberek százezrei adtak kölcsönt szerte és szerte a világon. Tűzzel a szemükben, Allen ötletei egyáltalán nem kis változást jelentenek."

2007-ben a Time Magazine a Getting Things Done című könyvet a maga korának önsegítő könyvének nevezte, megjegyezve, hogy a GTD-fogalmakat hatalmas követők követik, és nem egy niche lelkes rajongó.

Külső linkek

• David Allen & Co. hivatalos weboldala
• Whitepapers Az Outlook 2003, az Entourage és a Lotus Notes hivatalos GTD tanulmányai, amelyeket a David Allen Company írt.
• Hogyan készítsünk GTD-t az ingyenes WUNDERLIST alkalmazással Kézikönyv GTD készítéséhez az ingyenes WUNDERLIST alkalmazással.