Få ting gjort
| At få tingene gjort: Kunsten at stressfri produktivitet | ||
|---|---|---|
| af David Allen | ||
| Køn | Produktivitet | |
| emner) | Business Gnome | |
| Idiom | engelsk | |
| Original titel | Få ting gjort | |
| Redaktionel | Pingvin | |
| Udgivelsesdato | 2001 | |
| sider | 267 | |
| Serie | ||
At få tingene gjort: Kunsten at stressfri produktivitet | Klar til hvad som helst | |
Getting Things Done (GTD) er en metode til at styre aktiviteter og titlen på en bog af David Allen , der på spansk har fået titlen "Organízate coneffectively".
GTD er baseret på princippet om, at en person skal frigøre sit sind fra ventende opgaver ved at gemme dem et bestemt sted. På denne måde behøver du ikke huske, hvad du skal gøre, og du kan koncentrere dig om at få tingene gjort.
Hvad GTD handler om
I modsætning til andre tidsstyringseksperter fokuserer Allen ikke på at prioritere. I stedet opfordrer han til oprettelsen af kontekstspecifikke to-do-lister, for eksempel en liste over ventende telefonopkald eller ærinder for at løbe rundt i byen. Det foreslår også, at enhver ny opgave, der kan udføres på mindre end to minutter, skal udføres med det samme.
Psykologien i GTD er baseret på at gøre det nemt at gemme, spore og gennemgå al information relateret til de ting, du skal gøre. Allen foreslår, at mange af de mentale blokke, som vi befinder os i, når vi udfører visse opgaver, skyldes utilstrækkelig planlægning (f.eks. for ethvert job skal vi afklare, hvad der skal opnås, og hvilke handlinger der skal udføres for at fuldføre det). Ifølge Allen er det mere praktisk at gøre det ved at reflektere over det på forhånd og generere en række handlinger, der skal udføres senere, uden at det er nødvendigt at omplanlægge det under udførelsen.
Allen argumenterer også for, at vores "interne påmindelsessystem" (vores hukommelse) er betydeligt ineffektivt, og vi husker sjældent, hvad vi skal gøre, hvornår og hvor vi kan gøre det. Derfor fungerer de "næste handlinger" lagret i henhold til konteksten i et "eksternt betroet system" som en støtte, der sikrer, at vi vil huske det på det rigtige tidspunkt og sted for dets realisering. Der er mange tips og tricks til tidsstyring beskrevet i at få tingene gjort , som kan hjælpe dig med at omsætte Allens arbejdsgang i praksis.
En kort beskrivelse af GTD oversat fra Allens bog Ready for Anything :
"Hold alt ude af dit hoved. Bestem, hvilke handlinger dine opgaver kræver, når de vises – ikke når de udløber. Organiser påmindelser om dine projekter og deres kommende handlinger i de relevante kategorier. Hold dit system opdateret, komplet og tilstrækkeligt revideret til at kende de muligheder, du har om, hvad du laver (og ikke gør) til enhver tid."
Principper
De væsentlige principper for GTD er som følger:
Saml
Deponer i eksterne "bøtter" alt, hvad vi skal huske, udføre eller følge op på. Allen omtaler e- mails , båndoptagere, notesblokke, PDA'er og planlæggere som simple "kurve" eller "spande". Målet er at "fjerne" alt fra vores sind og samle det i et af disse lagerelementer til senere behandling. Efter forarbejdning skal alle "spande" tømmes mindst en gang om ugen.
Behandle
Når du behandler din "terning", skal du nøje følge denne rækkefølge:
- Start altid fra begyndelsen
- Bearbejd ikke mere end én vare ad gangen.
- Send ikke noget element tilbage til "spanden".
- Hvis et element kræver, at en handling skal udføres:
- Hvis det tager mindre end to minutter, så gør det.
- Hvis det ikke er din opgave, så uddelegere det passende.
- Udsæt det.
- Hvis en vare ikke kræver en handling,
- Arkiver det til reference.
- Kassér det, hvis det ikke er passende.
- Sæt det i karantæne, hvis du ikke kan gøre det lige nu.
- Hvis du ikke kan uddelegere det tilstrækkeligt, skal du informere om, at det er tilgængeligt til gennemgang af det tilsvarende område.
To-minutters regel: "Hvis en opgave tager mindre end to minutter, så gør det med det samme." "To minutter" er et vejledende tal, når man tager i betragtning, at det også er cirka den tid, der under alle omstændigheder skal investeres for at udskyde det.
Organiser
Allen beskriver det sæt af foreslåede lister, du kan bruge til at holde styr på varer, der venter på at blive serveret:
- Næste handlinger - For ethvert emne, der kræver din opmærksomhed, skal du beslutte, hvad den næste handling skal udføres for at fuldføre det. For eksempel, hvis elementet betyder 'Skriv en projektrapport', kan den næste handling være 'Skriv Fred til at mødes i et par minutter' eller 'Ring til Jim for rapportkrav' eller noget i den stil. Selvom der kan være mange trin og handlinger, der kræves for at fuldføre en milepæl, vil der altid være noget, du skal gøre først, og det bør gemmes i den næste handlingsliste. Fortrinsvis vil disse blive gemt af den kontekst, de kan gøres i: 'på kontoret', 'i telefonen' eller 'i butikken'.
- Projekter - Enhver uafsluttet opgave (som Allen kalder open loop ) i dit liv eller arbejde, der kræver mere end én handling at fuldføre, betragtes som et 'projekt'. Disse handlinger skal gennemgås med jævne mellemrum for at sikre, at hvert projekt har en næste handling forbundet med sig, og at den kan udføres.
- Venter - når du har uddelegeret en handling til nogen eller venter på en ekstern begivenhed, før du fortsætter med at arbejde på et projekt, skal den logges på dit system og tjekkes med jævne mellemrum for at se, om der er en passende handling eller påmindelse, der skal sendes.
- En dag/måske - det er ting, du gerne vil gøre, men som ikke er mulige i øjeblikket. Et eksempel kunne være 'lær kinesisk' eller 'tag en ferie for at dykke'.
En kalender er også vigtig for at holde styr på dine aftaler og forpligtelser; Allen anbefaler dog specifikt, at kalenderen reserveres til det, han kalder " hårde landskaber " : ting, der skal gøres inden for en bestemt deadline, eller møder og aftaler, der er planlagt til et bestemt tidspunkt. Elementer på 'To Do'-listen bør reserveres til den kommende handlingsliste.
Den endelige nøgle til organisation i henhold til GTD er rykkersystemet. Getting Things Done siger, at et rykkersystem skal være nemt, enkelt og venligt. Det kan endda være et stykke papir, hvis du skal gemme referencer, skal du have en dedikeret fil til det og intet andet. Allens forslag er, at du holder et enkelt rykkersystem ordnet alfabetisk for at gøre det så hurtigt og nemt som muligt at gemme og finde de oplysninger, du har brug for.
Gennemgå
Handlingslister og påmindelser vil være fuldstændig ubrugelige, hvis vi ikke tjekker dem i det mindste dagligt, eller når vi har et ledigt øjeblik. I betragtning af den tid, energi og ressourcer, vi har på et bestemt tidspunkt, må vi beslutte, hvad der er det vigtigste element, der skal udføres på det præcise tidspunkt og gøre det. Hvis du er tilbøjelig til sjusk, kan du altid afslutte lette opgaver og lade de svære blive gjort. For at komme uden om dette, skal du vælge handlingen i den rækkefølge, de er indeholdt i listerne, efterhånden som du behandlede dem fra indbakken.
GTD - disciplinen kræver, at alle fremhævede handlinger, projekter og "on hold"-elementer gennemgås mindst ugentligt, hvilket sikrer, at alle nye opgaver eller kommende begivenheder er inkluderet i systemet, og at det er opdateret. Som en hjælp til at genopfriske din hukommelse, foreslår Allen at oprette en hængende mappefil med dine vigtigste opgaver og projekter.
Lav
Ethvert organisationssystem er ikke godt, hvis vi bruger meget tid på at organisere opgaver i stedet for at udføre dem. David Allen siger, at hvis du forenkler organisationsprocessen, vil du være mindre tilbøjelig til at udsætte eller blive overvældet med et stort antal åbne opgaver.
Værktøjer og teknikker
En enhed, som David Allen foreslår, er "påmindelsesfilen" til at organisere dine papirer (også kendt som '43 mapper'). Tolv mapper bruges til at repræsentere hver måned, og yderligere 31 mapper bruges til at repræsentere hver dag i måneden. Mapperne er placeret for at hjælpe dig med at huske, hvilke aktiviteter du skal lave på en bestemt dag. Hver dag åbner du mappen, der svarer til den aktuelle dag. Du tømmer mappen og lægger den i den følgende måned. Denne type ordre giver dig mulighed for at indgive rykkere på en meget enkel og bekvem måde. Hvis du for eksempel har en koncert den 12. i denne måned, lægger du påmindelserne i den tilsvarende mappe, og når den dag kommer, finder du dem. En anden mulighed er at placere avisen et par dage før koncerten for at minde dig om en handling, der skal gøres før koncerten, såsom at købe billetter eller tale med en ven om at tage til arrangementet med dem.
Det er også meget bekvemt for de aktiviteter, der er afhængige af andre mennesker, at notere på papir hver dato, hvor opfølgningen er blevet udført, og hvad der er sket i hver af dem for at have en historie, der understøtter overholdelse af del af den anden person, den påkrævede aktivitet.
Et andet system er at bruge Google Tasks, hvor forskellige kategorier eller sammenhænge kan etableres og inden for hver kategori noteres afventende problemer, for eksempel: "gør derhjemme, på kontoret, i centrum, computer". Hver dag udskriver du noterne på papir og skriver om denne liste, og om natten opdaterer du de oplysninger, der indsamles i tjenesten.
Der er også andre implementeringer at bruge som Getting Things GNOME! [ 1 ] i GNOME -skrivebordsmiljøet .
Kulten af GTD
Getting Things Done er også titlen på to andre tidsstyringsbøger ( ISBN 0-553-25848-6 ) af Edwin C. Bliss og Malcolm Hancock, 1976 , og ( ISBN 0-7181-2842-7 ) af Roger Black, 1990 . Percy Redfern Creed skrev også en bog med denne titel i 1946 .
I 2005 kaldte magasinet Wired GTD "En ny kult for informationsalderen", [ 2 ] og beskrev deres entusiasme for denne metode blandt informationsteknologi- og vidensarbejdere som en slags kultfølge . Allens ideer er også blevet populært på internettet , især via blogs . Nogle tilhængere af GTD forsvarer en måde at håndtere - eller administrere - deres egen - eller personlige - kaldet 'back-to-basics' og er imod hyperteknologiske løsninger og i stedet for simple værktøjer og billige som Hipster PDA'en eller endda Moleskine- notesbogen . David Allen selv er dog en glad Palm PDA -bruger . I sin liste over ofte stillede spørgsmål [ 3 ] siger han, at han bruger det program, som enheden kommer med, og registrerer "dagens begivenheder" på papir til senere behandling.
I 2005 interviewede Ben Hammersley David Allen for The Guardian , i en artikel kaldet: Meet the man who can bring order to the universe, [ 4 ] og sagde "Til mig, i betragtning af at hundredtusindvis af mennesker i hele og i hele verden lånte bog til deres venner med ild i øjnene, repræsenterer Allens ideer ingen lille forandring overhovedet."
I 2007 kaldte Time Magazine Getting Things Done for selvhjælpsbogen for sin tid, [ 5 ] og bemærkede, at GTD-forestillinger efterfølges af et stort tilhængerskare og ikke en eneste niche af ivrige entusiaster.
Referencer
- ↑ [1]
- ↑ [2]
- ^ "Arkiveret kopi" . Arkiveret fra originalen den 9. april 2007 . Hentet 24. maj 2007 .
- ↑ [3]
- ^ "Arkiveret kopi" . Arkiveret fra originalen den 24. august 2013 . Hentet 24. maj 2007 .
Eksterne links
- David Allen & Co. officielle hjemmeside
- Whitepapers De officielle GTD whitepapers til Outlook 2003, Entourage og Lotus Notes, skrevet af David Allen Company.
- Sådan laver du GTD med den gratis WUNDERLIST app Manual til at lave GTD ved hjælp af den gratis WUNDERLIST app.
