Fazendo as coisas

Fazendo as coisas: a arte da produtividade sem estresse
por  David Allen
Gênero	Produtividade
Tópicos)	Gnomo de Negócios
Idioma	Inglês
Título original	Fazendo as coisas
Editorial	Pinguim
Data de publicação	2001
Páginas	267
Series
	Fazendo as coisas: a arte da produtividade sem estresse	Pronto para qualquer coisa

Getting Things Done (GTD) é um método de gestão de atividades e o título de um livro de David Allen que em espanhol foi intitulado “Organizar de forma eficaz”.

O GTD é baseado no princípio de que uma pessoa precisa liberar sua mente de tarefas pendentes, salvando-as em um local específico. Dessa forma, você não precisa se lembrar do que fazer e pode se concentrar em fazer as coisas.

Sobre o que é GTD

Ao contrário de outros especialistas em gerenciamento de tempo , Allen não se concentra em estabelecer prioridades. Em vez disso, ele recomenda a criação de listas de tarefas específicas ao contexto, por exemplo, uma lista de telefonemas pendentes ou recados a serem executados pela cidade. Também sugere que qualquer nova tarefa que possa ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita imediatamente.

A psicologia do GTD é baseada em facilitar o armazenamento, rastreamento e revisão de todas as informações relacionadas às coisas que você precisa fazer. Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais em que nos encontramos ao concluir certas tarefas são devidos ao planejamento insuficiente (por exemplo, para qualquer trabalho devemos esclarecer o que deve ser alcançado e quais ações devem ser realizadas para completá-lo). ). Segundo Allen, é mais prático fazê-lo refletindo sobre ele antes, gerando uma série de ações para fazer posteriormente, sem a necessidade de replanejá-lo durante sua execução.

Allen também argumenta que nosso "sistema de lembrete interno" (nossa memória) é consideravelmente ineficiente e raramente nos lembramos do que precisamos fazer quando e onde podemos fazê-lo. Portanto, as "próximas ações" armazenadas de acordo com o contexto em um "sistema externo confiável" atuam como um suporte que garante que a lembraremos no momento e local corretos para sua realização. Há muitas dicas e truques de gerenciamento de tempo detalhados em Getting Things Done que podem ajudá-lo a colocar o fluxo de trabalho de Allen em prática.

Uma breve descrição do GTD traduzido do livro de Allen Ready for Anything :

"Tire tudo da sua cabeça. Decida quais ações suas tarefas exigem quando aparecem, não quando expiram. Organize lembretes de seus projetos e suas próximas ações nas categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e suficientemente revisado para conhecer as opções que você tem sobre o que está fazendo (e não fazendo) a qualquer momento.»

Princípios

Os princípios essenciais do GTD são os seguintes:

Colete

Deposite em "baldes" externos tudo o que precisamos lembrar, realizar ou acompanhar. Allen se refere a e- mails , gravadores, blocos de notas, PDAs e planejadores como simples "cestas" ou "caixas" de armazenamento. O objetivo é "remover" tudo de nossa mente e recolhê-lo em um desses elementos de armazenamento para processamento posterior. Após o processamento, todos os "baldes" devem ser esvaziados pelo menos uma vez por semana.

Processo

Ao processar seu "cubo", você deve seguir rigorosamente esta ordem:

• Sempre comece pelo início
• Não processe mais de um item por vez.
• Não envie de volta para o "bucket" nenhum elemento.
• Se um elemento requer que uma ação seja executada:

• Se demorar menos de dois minutos, faça-o.
• Se não for sua tarefa, delegue-a adequadamente.
• Adie isso.

• Se um item não requer uma ação,

• Arquive-o para referência.
• Descarte-o se não for apropriado.
• Coloque em quarentena se você não pode fazê-lo agora.

• Caso não possa delegar adequadamente, informe que está disponível para análise pela área correspondente.

Regra de dois minutos: "Se uma tarefa demorar menos de dois minutos, faça-a imediatamente." "Dois minutos" é um valor indicativo, considerando que este também é aproximadamente o tempo que teria que ser investido em qualquer caso para adiá-lo.

Organizar

Allen descreve o conjunto de listas sugeridas que você pode usar para acompanhar os itens esperando para serem servidos:

• Próximas ações - Para qualquer item que exija sua atenção, decida qual a próxima ação precisa ser realizada para completá-lo. Por exemplo, se o item significa 'Escrever um relatório de projeto', a próxima ação pode ser 'Escreva Fred para conhecer por alguns minutos' ou 'Chame Jim para obter os requisitos do relatório' ou algo assim. Embora possa haver muitas etapas e ações necessárias para concluir um marco, sempre haverá algo que você precisa fazer primeiro e deve ser salvo na próxima lista de ações. De preferência, eles serão salvos pelo contexto em que podem ser feitos: 'no escritório', 'no telefone' ou 'na loja'.

• Projetos - Qualquer tarefa inacabada (que Allen chama de loop aberto ) em sua vida ou trabalho que requer mais de uma ação para ser concluída é considerada um 'projeto'. Essas ações devem ser revisadas periodicamente para garantir que cada projeto tenha uma próxima ação associada e que possa ser realizada.

Exemplo de um fluxograma para processar e organizar

• Aguardando - quando você delegou uma ação a alguém ou está esperando por um evento externo antes de continuar trabalhando em um projeto, ele deve ser registrado em seu sistema e verificado periodicamente para ver se há alguma ação ou lembrete adequado que precise ser enviado.
• Algum dia/Talvez - estas são coisas que você quer fazer, mas atualmente não é possível. Um exemplo poderia ser 'aprender chinês' ou 'tirar férias para mergulhar'.

Um calendário também é importante para acompanhar seus compromissos e compromissos; no entanto, Allen recomenda especificamente que o calendário seja reservado para o que ele chama de " paisagens difíceis " : coisas que devem ser feitas em um prazo específico, ou reuniões e compromissos que foram agendados para um determinado momento. Os itens da lista 'A Fazer' devem ser reservados para a próxima lista de ações.

A chave definitiva para a organização de acordo com o GTD é o sistema de lembrete. Getting Things Done afirma que um sistema de lembrete deve ser fácil, simples e amigável. Pode até ser um pedaço de papel, se precisar guardar referências deve ter um arquivo dedicado para isso e nada mais. A sugestão de Allen é que você mantenha um único sistema de lembrete organizado em ordem alfabética para tornar o mais rápido e fácil possível armazenar e encontrar as informações de que você precisa.

Revisar

Listas de ações e lembretes serão completamente inúteis se não os verificarmos pelo menos diariamente ou sempre que tivermos um momento livre. Dado o tempo, energia e recursos que temos em um determinado momento, devemos decidir qual é o elemento mais importante que deve ser realizado naquele exato momento e fazê-lo. Se você é propenso ao desleixo, sempre pode terminar tarefas fáceis e deixar as difíceis desfeitas. Para contornar isso, você deve escolher a ação de acordo com a ordem em que estão contidas nas listas conforme você as processa na caixa de entrada.

A disciplina GTD exige que todas as ações, projetos e itens “em espera” sejam revisados ​​pelo menos semanalmente, garantindo que todas as novas tarefas ou eventos futuros sejam incluídos no sistema e que ele esteja atualizado. Como uma ajuda para refrescar sua memória, Allen sugere a criação de um arquivo de pasta suspensa de suas tarefas e projetos mais importantes.

Faça

Qualquer sistema de organização não é bom se gastarmos muito tempo organizando tarefas em vez de executá-las. David Allen diz que se você simplificar o processo de organização, estará menos propenso à procrastinação ou a ficar sobrecarregado com um grande número de tarefas em aberto.

Ferramentas e técnicas

Um dispositivo que David Allen sugere é o "arquivo de lembrete" para organizar seus papéis (também conhecido como '43 pastas'). Doze pastas são usadas para representar cada mês e 31 pastas adicionais são usadas para representar cada dia do mês. As pastas são colocadas para ajudá-lo a lembrar quais atividades fazer em um dia específico. Todos os dias você abre a pasta correspondente ao dia atual. Você esvazia a pasta e a coloca no mês seguinte. Este tipo de encomenda permite arquivar lembretes de uma forma muito simples e cómoda. Por exemplo, se você tem um show no dia 12 deste mês, coloque os lembretes na pasta correspondente e quando esse dia chegar você os encontrará. Outra opção é colocar o papel alguns dias antes do show, para lembrá-lo de uma ação que deve ser feita antes do show, como comprar ingressos ou conversar com um amigo sobre ir ao evento com ele.

Detalhe de '43 Pastas'

Também é muito conveniente, para aquelas atividades que dependem de outras pessoas, registrar em papel cada data em que o acompanhamento foi realizado e o que aconteceu em cada uma delas para ter um histórico que respalde o cumprimento por parte dessa outra pessoa, a atividade requerida.

Outro sistema é usar o Google Tarefas onde várias categorias ou contextos podem ser estabelecidos e dentro de cada categoria são anotadas as pendências, por exemplo: "faça em casa, escritório, centro da cidade, computador". Todos os dias você imprime as anotações em papel e escreve sobre essa lista, e à noite atualiza as informações coletadas no serviço.

Existem também outras implementações para usar como Getting Things GNOME! do ambiente de desktop GNOME .

O culto de GTD

Getting Things Done é também o título de dois outros livros de gerenciamento de tempo ( ISBN 0-553-25848-6 ) de Edwin C. Bliss e Malcolm Hancock, 1976 , e ( ISBN 0-7181-2842-7 ) de Roger Black, 1990 . Percy Redfern Creed também escreveu um livro com este título em 1946 .

Em 2005 , a revista Wired chamou o GTD de "Um novo culto para a era da informação", descrevendo seu entusiasmo por essa metodologia entre a Tecnologia da Informação e os trabalhadores do conhecimento como uma espécie de seguidores de culto . As ideias de Allen também se popularizaram na Internet , principalmente por meio de blogs . Alguns adeptos do GTD defendem uma forma de manejo -ou gestão- própria -ou pessoal- chamada 'back-to-basics', e são contra soluções hipertecnificadas e, em vez disso, a favor de ferramentas simples e baratas como o Hipster PDA ou até mesmo o caderno Moleskine . No entanto, o próprio David Allen é um feliz usuário do Palm PDA . Em sua lista de perguntas frequentes, ele diz que utiliza o programa que acompanha o aparelho e registra os "eventos do dia" em papel para posterior processamento.

Em 2005, Ben Hammersley entrevistou David Allen para o The Guardian , em um artigo chamado: Conheça o homem que pode trazer ordem ao universo, dizendo "Para mim, considerando que centenas de milhares de pessoas em todo o mundo emprestaram o livro para seus amigos com fogo em seus olhos, as ideias de Allen não representam nenhuma pequena mudança."

Em 2007, a revista Time chamou Getting Things Done de livro de auto-ajuda para a época, observando que as noções de GTD são seguidas por um grande número de seguidores e não por um único nicho de entusiastas ardentes.

Links externos

• Site oficial David Allen & Co.
• Whitepapers Os whitepapers oficiais do GTD para Outlook 2003, Entourage e Lotus Notes, escritos pela David Allen Company.
• Como fazer GTD com o aplicativo WUNDERLIST gratuito Manual para fazer GTD usando o aplicativo WUNDERLIST gratuito.