Faire les choses

Faire avancer les choses : l'art de la productivité sans stress
par  David Allen
Le genre	Productivité
Les sujets)	Nain d'affaires
langage	Anglais
Titre original	Faire les choses
Éditorial	manchot
Date de publication	2001
pages	267
Série
	Faire avancer les choses : l'art de la productivité sans stress	Prêt à tout

Getting Things Done (GTD) est une méthode de gestion des activités et le titre d'un livre de David Allen qui en espagnol s'intitule "Organizate coneffectively".

GTD est basé sur le principe qu'une personne doit libérer son esprit des tâches en attente en les enregistrant dans un endroit spécifique. De cette façon, vous n'avez pas à vous rappeler quoi faire et vous pouvez vous concentrer sur l'accomplissement des tâches.

De quoi parle GTD

Contrairement à d'autres experts en gestion du temps , Allen ne se concentre pas sur l'établissement de priorités. Au lieu de cela, il demande instamment la création de listes de tâches spécifiques au contexte, par exemple, une liste d'appels téléphoniques en attente ou de courses à faire en ville. Il suggère également que toute nouvelle tâche qui peut être accomplie en moins de deux minutes doit être effectuée immédiatement.

La psychologie de GTD consiste à faciliter le stockage, le suivi et la révision de toutes les informations relatives aux choses que vous devez faire. Allen suggère que bon nombre des blocages mentaux dans lesquels nous nous trouvons lors de l'accomplissement de certaines tâches sont dus à une planification insuffisante (par exemple, pour tout travail, nous devons clarifier ce qui doit être réalisé et quelles actions doivent être menées pour le terminer). Selon Allen, il est plus pratique de le faire en y réfléchissant en amont, générant une série d'actions à faire plus tard, sans avoir besoin de le replanifier lors de son exécution.

Allen soutient également que notre "système de rappel interne" (notre mémoire) est considérablement inefficace et nous nous souvenons rarement de ce que nous devons faire quand et où nous pouvons le faire. Ainsi, les "prochaines actions" stockées selon le contexte dans un "système de confiance externe" agissent comme un support qui assure que nous nous en souviendrons au bon moment et au bon endroit pour sa réalisation. Il existe de nombreux trucs et astuces de gestion du temps détaillés dans Getting Things Done qui peuvent vous aider à mettre en pratique le flux de travail d'Allen.

Une brève description de GTD traduite du livre d'Allen Ready for Anything :

"Gardez tout hors de votre tête. Décidez des actions que vos tâches nécessitent lorsqu'elles apparaissent, et non lorsqu'elles expirent. Organisez des rappels de vos projets et de leurs actions à venir dans les catégories appropriées. Gardez votre système à jour, complet et suffisamment révisé pour connaître les options dont vous disposez sur ce que vous faites (et ne faites pas) à tout moment.»

Principes

Les principes essentiels de GTD sont les suivants :

Collecter

Déposez dans des "seaux" externes tout ce dont nous avons besoin de nous rappeler, d'effectuer ou de suivre. Allen se réfère aux e- mails , aux magnétophones, aux blocs-notes, aux PDA et aux planificateurs comme à de simples "paniers" ou "bacs" de stockage. L'objectif est de "supprimer" tout de notre esprit et de le collecter dans l'un de ces éléments de stockage pour un traitement ultérieur. Après le traitement, tous les "seaux" doivent être vidés au moins une fois par semaine.

Processus

Lorsque vous traitez votre "cube", vous devez suivre strictement cet ordre :

• Commencez toujours par le début
• Ne traitez pas plus d'un élément à la fois.
• Ne renvoyez au "bucket" aucun élément.
• Si un élément nécessite l'exécution d'une action :

• Si cela prend moins de deux minutes, faites-le.
• Si ce n'est pas votre tâche, déléguez-la de manière appropriée.
• Reportez-le.

• Si un élément ne nécessite aucune action,

• Classez-le pour référence.
• Jetez-le s'il n'est pas approprié.
• Mettez-le en quarantaine si vous ne pouvez pas le faire maintenant.

• Si vous ne pouvez pas le déléguer de manière adéquate, informez qu'il est disponible pour examen par la zone correspondante.

Règle des deux minutes : "Si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite." "Deux minutes" est un chiffre indicatif, étant donné que c'est aussi approximativement le temps qu'il faudrait investir dans tous les cas pour le reporter.

Organiser

Allen décrit l'ensemble de listes suggérées que vous pouvez utiliser pour suivre les articles en attente d'être servis :

• Actions suivantes - Pour tout élément qui requiert votre attention, décidez de l'action suivante à entreprendre pour le terminer. Par exemple, si l'élément signifie « Rédiger un rapport de projet », l'action suivante peut être « Écrire à Fred pour qu'il se réunisse quelques minutes » ou « Appeler Jim pour les exigences du rapport » ou quelque chose comme ça. Bien qu'il puisse y avoir de nombreuses étapes et actions nécessaires pour terminer un jalon, il y aura toujours quelque chose que vous devez faire en premier et cela doit être enregistré dans la liste d'actions suivante. De préférence, ceux-ci seront enregistrés par le contexte dans lequel ils peuvent être effectués : 'au bureau', 'au téléphone' ou 'au magasin'.

• Projets - Toute tâche inachevée (qu'Allen appelle une boucle ouverte ) dans votre vie ou votre travail qui nécessite plus d'une action pour être complétée est considérée comme un « projet ». Ces actions doivent être revues périodiquement pour s'assurer que chaque projet est associé à une action suivante et qu'elle peut être réalisée.

Exemple d'organigramme pour traiter et organiser

• En attente - lorsque vous avez délégué une action à quelqu'un ou que vous attendez un événement externe avant de continuer à travailler sur un projet, il doit être enregistré dans votre système et vérifié périodiquement pour voir s'il y a une action ou un rappel approprié à envoyer.
• Un jour/Peut -être - ce sont des choses que vous voulez faire mais qui ne sont actuellement pas possibles. Un exemple pourrait être « apprendre le chinois » ou « prendre des vacances pour faire de la plongée sous-marine ».

Un calendrier est également important pour garder une trace de vos rendez-vous et engagements ; cependant, Allen recommande spécifiquement que le calendrier soit réservé à ce qu'il appelle les « paysages durs » : des choses qui doivent être faites dans un délai précis, ou des réunions et des rendez-vous qui ont été programmés pour un moment particulier. Les éléments de la liste "À faire" doivent être réservés pour la liste d'actions à venir.

La clé définitive de l'organisation selon GTD est le système de rappel. Getting Things Done indique qu'un système de rappel doit être facile, simple et convivial. Cela peut même être un morceau de papier, si vous avez besoin de stocker des références, vous devriez avoir un fichier dédié pour cela et rien d'autre. La suggestion d'Allen est que vous conserviez un système de rappel unique classé par ordre alphabétique pour qu'il soit aussi rapide et facile que possible de stocker et de trouver les informations dont vous avez besoin.

Révision

Les listes d'actions et les rappels seront complètement inutiles si nous ne les vérifions pas au moins quotidiennement ou chaque fois que nous avons un moment libre. Compte tenu du temps, de l'énergie et des ressources dont nous disposons à un moment donné, nous devons décider quel est l'élément le plus important qui doit être réalisé à ce moment précis et le faire. Si vous êtes enclin à la négligence, vous pouvez toujours terminer les tâches faciles et laisser les plus difficiles en suspens. Pour contourner ce problème, vous devez choisir l'action en fonction de l'ordre dans lequel elles sont contenues dans les listes au fur et à mesure que vous les traitez depuis la boîte de réception.

La discipline GTD exige que toutes les actions, projets et éléments « en attente » présentés soient examinés au moins une fois par semaine, en veillant à ce que toutes les nouvelles tâches ou événements à venir soient inclus dans le système et qu'il soit à jour. Pour vous rafraîchir la mémoire, Allen suggère de créer un dossier suspendu de vos tâches et projets les plus importants.

Faire

Tout système d'organisation n'est pas bon si nous passons beaucoup de temps à organiser des tâches au lieu de les faire. David Allen dit que si vous simplifiez le processus d'organisation, vous serez moins enclin à la procrastination ou à être submergé par un grand nombre de tâches ouvertes.

Outils et techniques

Un dispositif suggéré par David Allen est le "fichier de rappel" pour organiser vos papiers (également connu sous le nom de "43 dossiers"). Douze dossiers sont utilisés pour représenter chaque mois et 31 dossiers supplémentaires sont utilisés pour représenter chaque jour du mois. Les dossiers sont placés pour vous aider à vous souvenir des activités à faire un jour précis. Chaque jour, vous ouvrez le dossier correspondant à la journée en cours. Vous videz le dossier et le placez le mois suivant. Ce type de commande vous permet de déposer des rappels de manière très simple et pratique. Par exemple, si vous avez un concert le 12 de ce mois, vous mettez les rappels dans le dossier correspondant et quand ce jour arrivera vous les retrouverez. Une autre option consiste à placer le journal quelques jours avant le concert, pour vous rappeler une action qui doit être faite avant le concert, comme acheter des billets ou parler à un ami d'aller à l'événement avec lui.

Détail de '43 dossiers'

Il est également très pratique, pour les activités qui dépendent d'autres personnes, d'enregistrer sur papier chaque date à laquelle le suivi a été effectué, et ce qui s'est passé dans chacune d'elles afin d'avoir un historique qui soutient la conformité par partie de cette autre personne, l'activité requise.

Un autre système consiste à utiliser Google Tasks où différentes catégories ou contextes peuvent être établis et dans chaque catégorie les problèmes en suspens sont notés, par exemple : "faire à la maison, au bureau, au centre-ville, à l'ordinateur". Chaque jour, vous imprimez les notes sur papier et écrivez sur cette liste, et la nuit, vous mettez à jour les informations collectées dans le service.

Il existe également d'autres implémentations à utiliser comme Getting Things GNOME! de l' environnement de bureau GNOME .

Le culte de GTD

Getting Things Done est également le titre de deux autres livres de gestion du temps ( ISBN 0-553-25848-6 ) par Edwin C. Bliss et Malcolm Hancock, 1976 , et ( ISBN 0-7181-2842-7 ) par Roger Black , 1990 . Percy Redfern Creed a également écrit un livre portant ce titre en 1946 .

En 2005 , le magazine Wired a appelé GTD "Un nouveau culte pour l'ère de l'information", décrivant leur enthousiasme pour cette méthodologie parmi les technologies de l'information et les travailleurs du savoir comme une sorte de culte . Les idées d'Allen ont également été popularisées sur Internet , notamment via les blogs . Certains adeptes de GTD défendent une manière de gérer -ou de gérer- leur propre -ou personnel- appelée 'back-to-basics', et sont contre les solutions hyper-technifiées et, au contraire, en faveur d'outils simples et bon marché comme le PDA Hipster ou encore le carnet Moleskine . Cependant, David Allen lui-même est un heureux utilisateur de Palm PDA . Dans sa liste de questions fréquemment posées, il dit qu'il utilise le programme fourni avec l'appareil et enregistre les "événements de la journée" sur papier pour un traitement ultérieur.

En 2005, Ben Hammersley a interviewé David Allen pour The Guardian , dans un article intitulé : Rencontrez l'homme qui peut mettre de l'ordre dans l'univers, en disant : « Pour moi, étant donné que des centaines de milliers de personnes à travers et à travers le monde ont prêté le livre à leurs amis avec le feu dans les yeux, les idées d'Allen ne représentent pas un petit changement du tout."

En 2007, Time Magazine a appelé Getting Things Done le livre d'auto-assistance pour son temps, notant que les notions GTD sont suivies par un énorme public et pas une seule niche d'enthousiastes ardents.

Liens externes

• Site officiel de David Allen & Co.
• Livres blancs Les livres blancs officiels de GTD pour Outlook 2003, Entourage et Lotus Notes, rédigés par David Allen Company.
• Comment faire GTD avec l'application gratuite WUNDERLIST Manuel pour faire GTD en utilisant l'application gratuite WUNDERLIST.