Dodělávat věci

Udělat věci do konce: Umění produktivity bez stresu
od  Davida Allena
Rod	Produktivita
témata)	Obchodní Gnome
Idiom	Angličtina
Původní název	Dodělávat věci
Redakční	Tučňák
Datum publikace	2001
stránky	267
Série
	Udělat věci do konce: Umění produktivity bez stresu	Připraven na cokoli

Getting Things Done (GTD) je metoda řízení činností a název knihy Davida Allena , která ve španělštině nese název „Organizujte efektivně“.

GTD je založeno na principu, že člověk potřebuje osvobodit svou mysl od čekajících úkolů jejich uložením na konkrétní místo. Tímto způsobem si nemusíte pamatovat, co máte dělat, a můžete se soustředit na dokončení věcí.

O čem je GTD

Na rozdíl od jiných odborníků na time management se Allen nezaměřuje na stanovení priorit. Místo toho vyzývá k vytvoření kontextově specifických seznamů úkolů, například seznamu nevyřízených telefonních hovorů nebo pochůzek, které se mají proběhnout po městě. To také naznačuje, že jakýkoli nový úkol, který lze dokončit za méně než dvě minuty, by měl být proveden okamžitě.

Psychologie GTD je založena na usnadnění ukládání, sledování a prohlížení všech informací souvisejících s věcmi, které musíte udělat. Allen naznačuje, že mnoho mentálních bloků, ve kterých se nacházíme při plnění určitých úkolů, je způsobeno nedostatečným plánováním (např. u každé práce si musíme ujasnit, čeho je třeba dosáhnout a jaké kroky je třeba provést, abychom ji dokončili). Podle Allena je praktičtější to udělat tak, že si to předem promyslíte a vygenerujete řadu akcí, které je třeba udělat později, aniž byste to museli během provádění znovu plánovat.

Allen také tvrdí, že náš „vnitřní systém připomenutí“ (naše paměť) je značně neefektivní a málokdy si pamatujeme, co musíme udělat, kdy a kde to můžeme udělat. Proto „další akce“ uložené podle kontextu v „externím důvěryhodném systému“ fungují jako podpora, která zajistí, že si ji pro její realizaci zapamatujeme ve správný čas a na správném místě. V Getting Things Done je popsáno mnoho tipů a triků pro řízení času , které vám mohou pomoci uvést Allenův pracovní postup do praxe.

Stručný popis GTD přeložený z Allenovy knihy Ready for Anything :

„Nech si všechno z hlavy. Rozhodněte, jaké akce budou vaše úkoly vyžadovat, když se objeví – ne když vyprší. Uspořádejte připomínky svých projektů a jejich nadcházejících akcí do příslušných kategorií. Udržujte svůj systém aktualizovaný, úplný a dostatečně revidovaný, abyste věděli, jaké máte možnosti o tom, co děláte (a neděláte) kdykoli.»

Principy

Základní principy GTD jsou následující:

Sbírejte

Uložte do externích „kbelíků“ vše, co si potřebujeme zapamatovat, provést nebo na co navázat. Allen označuje e-maily , magnetofony, poznámkové bloky, PDA a plánovače jako jednoduché úložné „koše“ nebo „koše“. Cílem je „odstranit“ vše z naší mysli a shromáždit to v jednom z těchto úložných prvků pro pozdější zpracování. Po zpracování by měly být všechny "kýble" vyprázdněny alespoň jednou týdně.

Zpracovat

Když zpracováváte svou "kostku", měli byste přísně dodržovat toto pořadí:

• Vždy začněte od začátku
• Nezpracovávejte více než jednu položku najednou.
• Neposílejte zpět do "kbelíku" žádný prvek.
• Pokud prvek vyžaduje provedení akce:

• Pokud to trvá méně než dvě minuty, udělejte to.
• Pokud to není váš úkol, delegujte jej vhodně.
• Odložte to.

• Pokud položka nevyžaduje akci,

• Uložte jej pro referenci.
• Pokud to není vhodné, zlikvidujte jej.
• Dejte to do karantény, pokud to teď nemůžete udělat.

• Pokud jej nemůžete adekvátně delegovat, informujte, že je k dispozici ke kontrole příslušnou oblastí.

Pravidlo dvou minut: "Pokud úkol trvá méně než dvě minuty, udělejte to hned." „Dvě minuty“ je orientační údaj, vezmeme-li v úvahu, že to je také přibližně čas, který by bylo nutné v každém případě investovat do jeho odložení.

Uspořádat

Allen popisuje sadu navrhovaných seznamů, které můžete použít ke sledování položek čekajících na doručení:

• Další akce – U každé položky, která vyžaduje vaši pozornost, rozhodněte, jakou další akci je třeba provést, abyste ji dokončili. Pokud například položka znamená „Napište zprávu o projektu“, další akce může být „Napište Fredovi, abychom se na pár minut sešli“ nebo „Zavolejte Jimovi ohledně požadavků na zprávu“ nebo něco podobného. Ačkoli může existovat mnoho kroků a akcí, které jsou nutné k dokončení milníku, vždy bude něco, co musíte udělat jako první, a mělo by to být uloženo v dalším seznamu akcí. Přednostně budou uloženy podle kontextu, ve kterém je lze provést: „v kanceláři“, „na telefonu“ nebo „v obchodě“.

• Projekty – Jakýkoli nedokončený úkol (který Allen nazývá otevřená smyčka ) ve vašem životě nebo práci, který vyžaduje více než jednu akci, je považován za „projekt“. Tyto akce musí být pravidelně přezkoumávány, aby bylo zajištěno, že s každým projektem je spojena další akce a že ji lze provést.

Příklad vývojového diagramu ke zpracování a uspořádání

• Čekání – když jste někomu delegovali akci nebo čekáte na externí událost, než budete pokračovat v práci na projektu, měli byste být přihlášeni do vašeho systému a pravidelně kontrolováni, zda existuje nějaká vhodná akce nebo připomínka, kterou je třeba odeslat.
• Někdy/Možná – to jsou věci, které chcete dělat, ale momentálně nejsou možné. Příkladem může být „učte se čínsky“ nebo „vezměte si dovolenou na potápění“.

Kalendář je také důležitý pro sledování vašich schůzek a závazků; Allen však výslovně doporučuje, aby byl kalendář vyhrazen pro to, co nazývá „ tvrdá krajina “ : věci, které je třeba udělat do určitého termínu, nebo schůzky a schůzky, které byly naplánovány na konkrétní čas. Položky v seznamu 'To Do' by měly být rezervovány pro nadcházející seznam akcí.

Definitivním klíčem k organizaci podle GTD je systém připomínek. Getting Things Done uvádí, že systém připomenutí musí být snadný, jednoduchý a přátelský. Může to být i kus papíru, pokud potřebujete ukládat reference, měli byste mít vyhrazený soubor pro to a nic jiného. Allenův návrh je, abyste měli jeden systém připomínek uspořádaný abecedně, aby bylo ukládání a vyhledávání informací, které potřebujete, co nejrychlejší a nejjednodušší.

Recenze

Seznamy akcí a upomínky budou zcela k ničemu, pokud je nebudeme kontrolovat alespoň denně nebo kdykoli máme volnou chvilku. Vzhledem k času, energii a zdrojům, které máme v konkrétním okamžiku k dispozici, se musíme rozhodnout, jaký je nejdůležitější prvek, který je třeba v daném okamžiku provést, a udělat to. Pokud máte sklony k lajdáctví, můžete vždy dokončit snadné úkoly a nechat ty obtížné nedokončené. Chcete-li to obejít, musíte vybrat akci podle pořadí, v jakém jsou obsaženy v seznamech, jak jste je zpracovávali z doručené pošty.

Disciplína GTD vyžaduje, aby všechny uváděné akce, projekty a položky „ zadržené “ byly kontrolovány alespoň jednou týdně, aby bylo zajištěno, že všechny nové úkoly nebo nadcházející události jsou zahrnuty do systému a že je aktuální. Jako pomůcku pro osvěžení paměti Allen navrhuje vytvořit soubor závěsné složky s vašimi nejdůležitějšími úkoly a projekty.

Vytvořit

Žádný organizační systém není dobrý, pokud trávíme spoustu času organizováním úkolů, místo abychom je dělali. David Allen říká, že pokud zjednodušíte organizační proces, budete méně náchylní k prokrastinaci nebo zahlcení velkým množstvím otevřených úkolů.

Nástroje a techniky

Jedním ze zařízení, které David Allen navrhuje, je „soubor s připomenutím“ pro uspořádání vašich dokumentů (také známý jako „43 složek“). Dvanáct složek se používá k reprezentaci každého měsíce a dalších 31 složek se používá k reprezentaci každého dne v měsíci. Složky jsou umístěny tak, aby vám pomohly zapamatovat si, jaké aktivity máte dělat v konkrétní den. Každý den otevřete složku odpovídající aktuálnímu dni. Vyprázdníte složku a umístíte ji v následujícím měsíci. Tento typ objednávky umožňuje velmi jednoduchým a pohodlným způsobem zadávat upomínky. Pokud máte například koncert 12. dne tohoto měsíce, vložíte upomínky do příslušné složky a až ten den nastane, najdete je. Další možností je umístit papír několik dní před koncertem, aby vám připomněl akci, kterou je třeba udělat před koncertem, jako je nákup vstupenek nebo promluva s přítelem o tom, že s nimi půjdete na akci.

Detail '43 složek'

Pro ty činnosti, které závisí na jiných lidech, je také velmi vhodné zaznamenat na papír každé datum, kdy bylo sledování provedeno, a to, co se v každé z nich stalo, aby byla k dispozici historie, která podporuje dodržování součástí této druhé osoby, požadovanou činnost.

Dalším systémem je použití Google Tasks, kde lze vytvořit různé kategorie nebo kontexty a v každé kategorii jsou zaznamenány nevyřízené problémy, například: „dělat doma, v kanceláři, v centru města, na počítači“. Každý den tisknete poznámky na papír a píšete o tomto seznamu a v noci aktualizujete informace shromážděné ve službě.

Existují také další implementace, které lze použít jako Getting Things GNOME! desktopového prostředí GNOME .

Kult GTD

Getting Things Done je také název dvou dalších knih o řízení času ( ISBN 0-553-25848-6 ) od Edwina C. Bliss a Malcolma Hancocka, 1976 , a ( ISBN 0-7181-2842-7 ) od Rogera Blacka, 1990 . Knihu s tímto názvem napsal v roce 1946 i Percy Redfern Creed .

V roce 2005 časopis Wired nazval GTD „Nový kult pro informační věk“, popisoval jejich nadšení pro tuto metodologii mezi pracovníky informačních technologií a znalostmi jako druh kultu . Allenovy myšlenky byly také popularizovány na internetu , zejména prostřednictvím blogů . Někteří stoupenci GTD obhajují způsob, jak zacházet – nebo spravovat – své vlastní – nebo osobní – nazývané „back-to-basics“ a jsou proti hyper-technizovaným řešením a místo toho upřednostňují jednoduché nástroje a levné jako Hipster PDA . nebo dokonce zápisník Moleskine . Sám David Allen je však šťastným uživatelem Palm PDA . Ve svém seznamu často kladených dotazů uvádí, že používá program, se kterým je zařízení dodáváno, a zaznamenává „události dne“ na papír pro pozdější zpracování.

V roce 2005 udělal Ben Hammersley rozhovor s Davidem Allenem pro The Guardian v článku nazvaném: Seznamte se s mužem, který dokáže vnést řád do vesmíru, řekl: „Mně, vzhledem k tomu, že statisíce lidí po celém světě půjčily knihu svým přátelům s ohněm v očích, Allenovy nápady nepředstavují žádnou malou změnu."

V roce 2007 časopis Time nazval Getting Things Done na svou dobu svépomocnou knihou a poznamenal, že pojmy GTD následuje obrovské množství fanoušků a není jediný výklenek zapálených nadšenců.

Externí odkazy

• Oficiální stránky David Allen & Co
• Whitepapers Oficiální dokumenty GTD pro Outlook 2003, Entourage a Lotus Notes, napsané společností David Allen Company.
• Jak vytvořit GTD pomocí bezplatného manuálu aplikace WUNDERLIST a vytvořit GTD pomocí bezplatné aplikace WUNDERLIST.