Saada asiat tehtyä

Asioiden tekeminen: Stressittömän tuottavuuden taide
kirjoittanut  David Allen
Sukupuoli	Tuottavuus
aiheet)	Business Gnome
Idiomi	Englanti
Alkuperäinen otsikko	Saada asiat tehtyä
Pääkirjoitus	Pingviini
Julkaisupäivämäärä	2001
sivuja	267
Sarja
	Asioiden tekeminen: Stressittömän tuottavuuden taide	Valmiina kaikkeen

Getting Things Done (GTD) on toimintojen hallintamenetelmä ja David Allenin kirjan nimi, jonkaespanjaksi on nimetty "Organízate coneffectively".

GTD perustuu periaatteeseen, että ihmisen on vapautettava mielensä keskeneräisistä tehtävistä tallentamalla ne tiettyyn paikkaan. Näin sinun ei tarvitse muistaa, mitä tehdä, ja voit keskittyä asioiden tekemiseen.

Mitä GTD:ssä on

Toisin kuin muut ajanhallinnan asiantuntijat , Allen ei keskity prioriteettien asettamiseen. Sen sijaan hän kehottaa luomaan kontekstikohtaisia ​​tehtävälistoja, esimerkiksi luettelon vireillä olevista puheluista tai kaupungilla ajettavista asioista. Se ehdottaa myös, että kaikki uudet tehtävät, jotka voidaan suorittaa alle kahdessa minuutissa, tulisi tehdä välittömästi.

GTD:n psykologia perustuu siihen, että on helppoa tallentaa, seurata ja tarkistaa kaikki tarvittavat asiat liittyvät tiedot. Allen ehdottaa, että monet henkiset lohkot, joihin joudumme suorittaessamme tiettyjä tehtäviä, johtuvat riittämättömästä suunnittelusta (esim. missä tahansa työssä meidän on selkiytettävä, mitä on saavutettava ja mitä toimia on suoritettava sen suorittamiseksi). Allenin mukaan on käytännöllisempää tehdä se pohtimalla sitä etukäteen, generoimalla sarja toimenpiteitä myöhemmin tehtäväksi ilman, että sitä tarvitsee suunnitella uudelleen sen suorittamisen aikana.

Allen väittää myös, että "sisäinen muistutusjärjestelmämme" (muistimme) on huomattavasti tehoton ja muistamme harvoin, mitä meidän on tehtävä milloin ja missä voimme tehdä sen. Siksi "ulkoiseen luotettuun järjestelmään" kontekstin mukaan tallennetut "seuraavat toimenpiteet" toimivat tukena, joka varmistaa, että muistamme sen oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan sen toteutumista varten. On monia ajanhallintavinkkejä ja temppuja, jotka on kuvattu yksityiskohtaisesti Getting Things Done -osiossa , jotka voivat auttaa sinua toteuttamaan Allenin työnkulun käytännössä.

Lyhyt kuvaus GTD:stä käännettynä Allenin kirjasta Ready for Anything :

"Pidä kaikki poissa päästäsi. Päätä, mitä toimia tehtäväsi edellyttävät, kun ne ilmestyvät – ei silloin, kun ne vanhenevat. Järjestä muistutuksia projekteistasi ja niiden tulevista toimista asianmukaisiin luokkiin. Pidä järjestelmäsi ajan tasalla, täydellisenä ja riittävän päivitetynä, jotta tiedät vaihtoehdot, joita sinulla on sen suhteen, mitä teet (ja et tee) milloin tahansa.»

Periaatteet

GTD:n keskeiset periaatteet ovat seuraavat:

Kerää

Talleta ulkoisiin "ämpäriin" kaikki, mitä meidän on muistettava, suoritettava tai seurattava. Allen viittaa sähköposteihin , nauhureihin, muistilappuihin, kämmenmikroihin ja suunnittelijoihin yksinkertaisina säilytyskoreina tai roskakoreina. Tavoitteena on "poistaa" kaikki mielestämme ja kerätä se johonkin näistä tallennuselementeistä myöhempää käsittelyä varten. Käsittelyn jälkeen kaikki "ämpärit" tulee tyhjentää vähintään kerran viikossa.

Käsittele

Kun käsittelet "kuutiota", sinun tulee noudattaa tarkasti tätä järjestystä:

• Aloita aina alusta
• Älä käsittele useampaa kuin yhtä tuotetta kerrallaan.
• Älä lähetä takaisin "ämpäriin" mitään elementtiä.
• Jos elementti vaatii toiminnon suorittamista:

• Jos se kestää alle kaksi minuuttia, tee se.
• Jos se ei ole sinun tehtäväsi, delegoi se asianmukaisesti.
• Lykkää sitä.

• Jos kohde ei vaadi toimenpiteitä,

• Arkistoi se viitteeksi.
• Hävitä se, jos se ei ole sopivaa.
• Laita se karanteeniin, jos et voi tehdä sitä juuri nyt.

• Jos et voi delegoida sitä riittävästi, ilmoita, että se on tarkastettavissa vastaavalla alueella.

Kahden minuutin sääntö: "Jos tehtävä kestää alle kaksi minuuttia, tee se heti." "Kaksi minuuttia" on suuntaa-antava luku, kun otetaan huomioon, että tämä on myös suunnilleen se aika, joka jouduttaisiin joka tapauksessa käyttämään sen lykkäämiseen.

Järjestä

Allen kuvailee ehdotettuja luetteloita, joiden avulla voit seurata palvelua odottavia kohteita:

• Seuraavat toiminnot – Päätä minkä tahansa huomiosi vaativan kohteen kohdalla, mitä seuraavaksi on suoritettava sen suorittamiseksi. Jos kohde tarkoittaa esimerkiksi "Kirjoita projektiraportti", seuraava toiminto voi olla "Kirjoita Fred tapaamaan muutama minuutti" tai "Soita Jimille raporttivaatimuksia varten" tai jotain vastaavaa. Vaikka virstanpylvään suorittaminen saattaa vaatia monia vaiheita ja toimia, sinun on aina tehtävä jotain, joka tulee tallentaa seuraavaan toimintoluetteloon. Nämä tallennetaan mieluiten kontekstin mukaan, jossa ne voidaan tehdä: "toimistossa", "puhelimessa" tai "kaupassa".

• Projektit – Kaikki keskeneräiset tehtävät (jota Allen kutsuu avoimeksi kierrokseksi ) elämässäsi tai työssäsi, joiden suorittaminen vaatii useamman kuin yhden toimenpiteen, katsotaan "projektiksi". Näitä toimia on tarkasteltava säännöllisesti sen varmistamiseksi, että jokaiseen projektiin liittyy seuraava toimenpide ja että se voidaan toteuttaa.

Esimerkki prosessoitavasta ja järjestelettävästä vuokaaviosta

• Odottaa - kun olet delegoinut toiminnon jollekin tai odotat ulkoista tapahtumaa ennen kuin jatkat projektin parissa työskentelyä, se tulee kirjautua järjestelmääsi ja tarkistaa säännöllisesti, onko jokin sopiva toiminto tai muistutus lähetettävä.
• Jonain päivänä/ehkä – nämä ovat asioita, joita haluat tehdä, mutta et ole tällä hetkellä mahdollista. Esimerkkinä voisi olla "oppia kiinaa" tai "ottaa lomaa mennäksesi sukeltamaan".

Kalenteri on myös tärkeä tapaamisten ja sitoumusten kirjaamiseksi; Allen suosittelee kuitenkin nimenomaan, että kalenteri varataan sellaisille, joita hän kutsuu " koviksi maiseiksi " : asioille, jotka on tehtävä tiettyyn määräaikaan mennessä, tai tapaamisille ja tapaamisille, jotka on suunniteltu tiettyyn aikaan. "To Do" -luettelon kohteet tulee varata tuleville toimille.

Lopullinen avain organisaatioon GTD:n mukaan on muistutusjärjestelmä. Getting Things Done sanoo, että muistutusjärjestelmän on oltava helppo, yksinkertainen ja ystävällinen. Se voi olla jopa paperinpala, jos haluat tallentaa viitteitä, sinulla pitäisi olla oma tiedosto sitä varten, eikä mitään muuta. Allenin ehdotus on, että pidät yhden muistutusjärjestelmän aakkosjärjestyksessä, jotta tarvitsemasi tiedon tallentaminen ja löytäminen on mahdollisimman nopeaa ja helppoa.

Tarkista

Toimintalistat ja muistutukset ovat täysin hyödyttömiä, jos emme tarkista niitä ainakaan päivittäin tai aina kun meillä on vapaa hetki. Kun otetaan huomioon aika, energia ja resurssit, jotka meillä on tiettynä hetkenä, meidän on päätettävä, mikä on tärkein asia, joka on suoritettava juuri sillä hetkellä, ja tehtävä se. Jos olet taipuvainen huolimattomuuteen, voit aina tehdä helpot tehtävät ja jättää vaikeat tekemättä. Tämän kiertämiseksi sinun on valittava toiminto sen mukaan, missä järjestyksessä ne ovat luetteloissa, kun käsittelit niitä postilaatikosta.

GTD - kuri edellyttää, että kaikki esitellyt toiminnot, projektit ja "pidossa" olevat kohteet tarkistetaan vähintään viikoittain varmistaen, että kaikki uudet tehtävät tai tulevat tapahtumat sisältyvät järjestelmään ja että se on ajan tasalla. Muistin virkistämisen apuvälineenä Allen ehdottaa roikkuvan kansiotiedoston luomista tärkeimmistä tehtävistäsi ja projekteistasi.

Tee

Mikä tahansa organisaatiojärjestelmä ei ole hyvä, jos käytämme paljon aikaa tehtävien järjestämiseen niiden tekemisen sijaan. David Allen sanoo, että jos yksinkertaistat organisointiprosessia, olet vähemmän altis viivyttelemään tai joutumaan ylikuormitukselle useiden avoimien tehtävien kanssa.

Työkalut ja tekniikat

Yksi David Allenin ehdottama laite on "muistutustiedosto" papereiden järjestämiseksi (tunnetaan myös nimellä "43 kansiota"). Kahtatoista kansiota käytetään edustamaan jokaista kuukautta ja lisäksi 31 kansiota edustamaan jokaista kuukauden päivää. Kansiot on sijoitettu auttamaan sinua muistamaan, mitä aktiviteetteja tehdä tiettynä päivänä. Joka päivä avaat kuluvaa päivää vastaavan kansion. Tyhjennät kansion ja asetat sen seuraavaan kuukauteen. Tämän tyyppisen tilauksen avulla voit lähettää muistutuksia erittäin yksinkertaisella ja kätevällä tavalla. Esimerkiksi, jos sinulla on konsertti tämän kuun 12. päivänä, laitat muistutukset vastaavaan kansioon ja kun se päivä koittaa, löydät ne. Toinen vaihtoehto on asettaa paperi muutama päivä ennen konserttia muistuttamaan sinua ennen konserttia suoritettavasta toimenpiteestä, kuten lippujen ostamisesta tai kaverin kanssa menemisestä tapahtumaan heidän kanssaan.

Yksityiskohta '43 kansiosta'

Niille toimille, jotka ovat riippuvaisia ​​muista ihmisistä, on myös erittäin kätevää kirjata paperille jokainen päivämäärä, jolloin seuranta on suoritettu ja mitä kussakin on tapahtunut, jotta saadaan historiaa, joka tukee noudattamista osa tätä toista henkilöä, vaadittu toiminta.

Toinen järjestelmä on käyttää Google Tasksia, jossa voidaan luoda erilaisia ​​luokkia tai konteksteja ja jokaisessa kategoriassa merkitään odottavat ongelmat, esimerkiksi: "tee kotona, toimistossa, keskustassa, tietokoneella". Joka päivä tulostat muistiinpanot paperille ja kirjoitat tästä listasta, ja yöllä päivität palveluun kerättyjä tietoja.

Getting Things GNOME -sovelluksena on myös muita toteutuksia! GNOME - työpöytäympäristöstä .

GTD:n kultti

Getting Things Done on myös kahden muun ajanhallintakirjan nimi ( ISBN 0-553-25848-6 ), kirjoittaja Edwin C. Bliss ja Malcolm Hancock, 1976 , ja ( ISBN 0-7181-2842-7 ), kirjoittanut Roger Black, 1990 . . Percy Redfern Creed kirjoitti myös kirjan tällä nimellä vuonna 1946 .

Vuonna 2005 Wired -lehti kutsui GTD:tä "Uusi kultti informaation aikakaudelle", kuvaillen heidän innostustaan ​​tietotekniikan ja tietotyöntekijöiden tämän menetelmän suhteen eräänlaisena kultin seuraajana . Allenin ideoita on popularisoitu myös Internetissä , erityisesti blogien kautta . Jotkut GTD:n seuraajat puolustavat tapaa käsitellä - tai hallita - omia - tai henkilökohtaisia ​​- nimeltä "back-to-basics", ja vastustavat hyperteknisiä ratkaisuja ja sen sijaan kannattavat yksinkertaisia ​​ja halpoja työkaluja, kuten Hipster PDA . tai jopa Moleskinen muistikirja . David Allen itse on kuitenkin onnellinen Palm PDA -käyttäjä . Usein kysyttyjen kysymysten luettelossaan hän sanoo, että hän käyttää laitteen mukana tulevaa ohjelmaa ja kirjaa "päivän tapahtumat" paperille myöhempää käsittelyä varten.

Vuonna 2005 Ben Hammersley haastatteli David Allenia The Guardianille artikkelissa nimeltä: Tapaa mies, joka voi tuoda järjestyksen maailmankaikkeuteen, sanoen: "Minulle, kun otetaan huomioon, että sadat tuhannet ihmiset kaikkialla ja kaikkialla maailmassa lainasivat Kirja ystävilleen tuli silmissä, Allenin ideat eivät edusta mitään pientä muutosta."

Vuonna 2007 Time Magazine kutsui Getting Things Done -lehteä aikansa itseapukirjaksi ja huomautti, että GTD-käsitteitä seuraa valtava seuraaja eikä ainuttakaan kiihkeää harrastajaa.

Ulkoiset linkit

• David Allen & Co. virallinen verkkosivusto
• Whitepapers Viralliset GTD-selvitykset Outlook 2003:lle, Entouragelle ja Lotus Notesille, kirjoittanut David Allen Company.
• GTD:n tekeminen ilmaisella WUNDERLIST-sovelluksella Käsikirja tehdä GTD käyttämällä ilmaista WUNDERLIST-sovellusta.