Få saker gjort -Getting Things Done
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity- omslag, första upplagan
| |
| Författare | David Allen |
|---|---|
| Ämne | Företag |
| Utgivare | Pingvinböcker |
Publiceringsdatum |
2001 |
Publicerad på engelska |
2001 |
| Sidor | 267 |
| ISBN | 978-0-14-312656-0 (nyutgåva 2015) |
| OCLC | 914220080 |
Getting Things Done ( GTD ) är ett personligt produktivitetssystem utvecklat av David Allen och publicerat i en bok med samma namn. Beskrivs som ett tidshanteringssystem, säger författaren i boken att om en uppgift är på sinnet kommer den att fylla ens sinne helt, vilket garanterar att man inte kan hantera ännu en uppgift; därför kommer man inte att slutföra någon av dem.
GTD -metoden vilar på idén att flytta alla intressanta saker, relevant information, frågor, uppgifter och projekt ur sinnet genom att spela in dem externt och sedan dela upp dem i praktiska arbetsobjekt med kända tidsgränser . Detta gör att ens uppmärksamhet kan fokusera på att vidta åtgärder på varje uppgift som anges i en extern post, istället för att återkalla dem intuitivt.
Först publicerad 2001, släpptes en reviderad upplaga av boken 2015 för att återspegla förändringarna i informationsteknologi under det föregående decenniet.
Teman
Allen demonstrerar först stressreducering från metoden med följande övning, centrerad på en uppgift som har ett oklart resultat eller vars nästa åtgärd inte är definierad. Allen kallar dessa stresskällor för "öppna slingor", "ofullständiga" eller "saker".
- Den mest irriterande, distraherande eller intressanta uppgiften väljs och definieras som "ofullständig".
- En beskrivning av det lyckade resultatet av det "ofullständiga" skrivs ned i en mening, tillsammans med kriterierna för vilka uppgiften kommer att betraktas som avslutad.
- Nästa steg som krävs för att närma sig slutförandet av uppgiften skrivs ner.
- En självbedömning görs av de känslor som upplevs efter att ha slutfört stegen i denna process.
Han hävdar att stress kan minskas och produktiviteten ökas genom att lägga påminnelser om allt man inte arbetar med i ett pålitligt system som ligger utanför ens sinne. På detta sätt kan man arbeta med uppgiften utan att distraheras från de "ofullständiga". Systemet i GTD kräver att en har följande verktyg inom räckhåll:
- En inkorg
- En papperskorg
- Ett arkivsystem för referensmaterial
- Flera listor (detaljerad nedan)
- En kalender.
Dessa verktyg kan vara fysiska eller elektroniska efter behov (t.ex. ett fysiskt "in" -fack eller en e -postinkorg). När "saker" kommer in i ens liv, fångas det upp i dessa verktyg och bearbetas med följande arbetsflöde.
Arbetsflöde
GTD -arbetsflödet består av fem steg: fånga, förtydliga, organisera, reflektera och engagera. (Den första upplagan använde namnen samla, bearbeta, organisera, planera och göra; beskrivningarna av etapperna är liknande i båda utgåvorna). När allt material ("grejer") har fångats (eller samlats) i inkorgen, klargörs och organiseras varje objekt genom att ställa och svara på frågor om varje objekt i tur och ordning som visas i de svarta rutorna i logikträddiagrammet. Som ett resultat hamnar föremål i en av de åtta ovala slutpunkterna i diagrammet:
- i papperskorgen
- på listan någon gång/kanske
- i ett snyggt referensarkivsystem
- på en lista med uppgifter, med resultatet och nästa åtgärd definierat om "ofullständigt" är ett "projekt" (dvs om det kommer att kräva två eller flera steg för att slutföra det)
- omedelbart färdigställd och avmarkerad om den kan slutföras på under två minuter
- delegeras till någon annan och, om man vill att en påminnelse ska följa upp, läggs till i en "väntar på" -lista
- på en sammanhangsbaserad "nästa åtgärd" -lista om det bara finns ett steg att slutföra den
- i ens kalender
Töm inkorgen eller inkorgarna dagligen eller minst varje vecka ("in" för att tömma). Använd inte ens inkorg som en "att göra" -lista. Lägg inte tillbaka förtydligade objekt i inkorgen. Att tömma sin inkorg betyder inte att allt är klart. Det betyder bara att tillämpa "fånga, förtydliga, organisera" steg till alla ens "saker".
Därefter inträffar reflektion (kallad planering i den första upplagan). Flerstegsprojekt som identifierats ovan tilldelas ett önskat resultat och en enda "nästa åtgärd". Slutligen arbetar en uppgift från ens uppgiftslista ("engagera" dig i den andra upplagan, "gör" i den första upplagan) om inte kalendern föreskriver något annat. Man väljer vilken uppgift man ska jobba med sedan genom att fundera på var man befinner sig (dvs "sammanhanget", till exempel hemma, på jobbet, ute och handla, via telefonen, vid sin dator, med en viss person), tillgänglig tid, energi tillgängliga och prioriterade.
Genomförande
Eftersom hårdvara och mjukvara förändras så snabbt är GTD medvetet tekniskt neutralt. (Faktum är att Allen råder människor att börja med ett pappersbaserat system.) Många verktyg för uppgiftshantering hävdar att de implementerar GTD-metodik och Allen har en lista över en del teknik som har antagits i eller utformats för GTD. Vissa är betecknade "GTD Enabled", vilket betyder att Allen var inblandad i designen.
Perspektiv
Allen betonar två nyckelelement i GTD - kontroll och perspektiv . Arbetsflödet är centrum för kontrollaspekten. Målet med kontrollprocesserna i GTD är att få allt utom den nuvarande uppgiften ur huvudet och in i detta betrodda system utanför ditt sinne. Han lånar en liknelse som används i kampsport som kallas "sinne som vatten". När ett litet föremål kastas i en vattenpöl, reagerar vattnet på lämpligt sätt med ett litet stänk följt av stillestånd. När ett stort föremål kastas i vattnet svarar det igen på lämpligt sätt med ett stort stänk följt av stillhet. Motsatsen till "sinne som vatten" är ett sinne som aldrig återgår till stillhet utan ständigt stressas av varje input. Med ett pålitligt system och "sinne som vatten" kan man få ett bättre perspektiv på sitt liv. Allen rekommenderar reflektion från sex nivåer, kallade "Horizons of Focus":
- Horisont 5: Livet
- Horisont 4: Långsiktiga visioner
- Horisont 3: 1-2 års mål
- Horisont 2: Fokusområden och ansvarsskyldighet
- Horisont 1: Aktuella projekt
- Grund: Aktuella åtgärder
Till skillnad från vissa teorier, som fokuserar på målsättning uppifrån och ner , fungerar GTD i motsatt riktning. Allen hävdar att det ofta är svårt för individer att fokusera på stora bildmål om de inte tillräckligt kan kontrollera de dagliga uppgifter som de ofta måste möta. Genom att utveckla och använda det betrodda systemet som behandlar dagliga insatser, kan en individ frigöra mentalt utrymme för att börja gå upp till nästa nivå.
Allen rekommenderar att man schemalägger en veckogranskning med reflektion över de olika nivåerna. Perspektivet från dessa recensioner bör driva dina prioriteringar på projektnivå. Prioriteringar på projektnivå avgör i sin tur prioriteten för de enskilda uppgifterna och åtagandena som samlats in under arbetsflödesprocessen. Under en granskning varje vecka, bestäm kontexten för uppgifterna och lägg varje uppgift på sin lämpliga lista. Ett exempel på att gruppera ihop liknande uppgifter skulle vara att göra en lista över utestående telefonsamtal, eller de uppgifter/ärenden som ska utföras när du handlar. Kontextlistor kan definieras av uppsättningen tillgängliga verktyg eller av närvaron av individer eller grupper för vilka man har saker att diskutera eller presentera.
Sammanfattning
GTD bygger på att lagra, spåra och hämta informationen relaterad till de saker som behöver göras. Mentala block som vi stöter på orsakas av otillräcklig "front-end" planering . Detta innebär att tänka i förväg, generera en rad åtgärder som senare kan genomföras utan ytterligare planering. Sinnets "påminnelsessystem" är ineffektivt och påminner oss sällan om vad vi behöver göra vid den tidpunkt och plats när vi kan göra det. Följaktligen fungerar de "nästa åtgärder" som lagras av kontext i det "betrodda systemet" som ett externt stöd som säkerställer att vi presenteras med rätt påminnelser vid rätt tidpunkt. Eftersom GTD förlitar sig på externa påminnelser kan det ses som en tillämpning av teorierna om distribuerad kognition eller det utökade sinnet .
Reception
2005 kallade Wired GTD för en "ny kult för informationsåldern" och beskrev entusiasmen för denna metod bland informationsteknologi och kunskapsarbetare som en slags kultföljare . Allens idéer har också populariserats genom The Howard Stern Show (Stern refererade det dagligen under hela sommaren 2012) och Internet , särskilt via bloggar som 43 Folders , Lifehacker och The Simple Dollar.
2005 intervjuade Ben Hammersley David Allen för The Guardian -artikeln med titeln "Meet the man who can bring order to your universe" och sa: "För mig, som med de hundratusentals runt om i världen som pressar boken i sina vänners händer med eld i ögonen är Allens idéer inget annat än livsförändrande ”.
År 2007 kallade Time Magazine Getting Things Done för sin självhjälps affärsbok.
År 2007 körde Wired ytterligare en artikel om GTD och Allen och citerade honom för att säga "hur en automatlåda fungerar är mer komplicerad än en manuell växellåda ... för att förenkla en komplex händelse behöver du ett komplext system".
En uppsats i tidskriften Long Range Planning av Francis Heylighen och Clément Vidal från Free University of Brussels visade "nyligen insikter inom psykologi och kognitivt vetenskapligt stöd och utvidgar GTD: s rekommendationer".
Se även
Referenser
Vidare läsning
- Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (1 utg.). Pingvinböcker. ISBN 978-0-14-200028-1.
- Allen, David (2003). Redo för allt: 52 produktivitetsprinciper för arbete och liv . Vikingaböcker. ISBN 978-0-670-03250-1.
- Allen, David (2008). Få allt att fungera . Vikingaböcker. ISBN 978-0-7499-4103-1.
