Få tingene gjort -Getting Things Done
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity cover, første udgave
| |
| Forfatter | David Allen |
|---|---|
| Emne | Forretning |
| Forlægger | Pingvin bøger |
Udgivelsesdato |
2001 |
Udgivet på engelsk |
2001 |
| sider | 267 |
| ISBN | 978-0-14-312656-0 (2015 genudgave) |
| OCLC | 914220080 |
Getting Things Done ( GTD ) er et personligt produktivitetssystem udviklet af David Allen og udgivet i en bog med samme navn. Beskrevet som et tidsstyringssystem, siger forfatteren i bogen, at hvis en opgave er i tankerne, vil den fylde ens sind fuldstændigt, hvilket garanterer, at man ikke er i stand til at håndtere endnu en opgave; derfor vil man undlade at fuldføre nogen af dem.
GTD -metoden hviler på ideen om at flytte alle interessepunkter, relevant information, spørgsmål, opgaver og projekter ud af ens sind ved at registrere dem eksternt og derefter bryde dem ind i handlingsbare emner med kendte tidsbegrænsninger . Dette gør det muligt for ens opmærksomhed at fokusere på at handle på hver opgave, der er angivet i en ekstern post, i stedet for at huske dem intuitivt.
Først udgivet i 2001 blev en revideret udgave af bogen udgivet i 2015 for at afspejle ændringerne i informationsteknologi i løbet af det foregående årti.
Temaer
Allen demonstrerer først stressreduktion fra metoden med følgende øvelse, centreret om en opgave, der har et uklart resultat, eller hvis næste handling ikke er defineret. Allen kalder disse kilder til stress "åbne sløjfer", "ufuldstændige" eller "ting".
- Den mest irriterende, distraherende eller interessante opgave vælges og defineres som en "ufuldstændig".
- En beskrivelse af det vellykkede resultat af det "ufuldstændige" er nedskrevet i en sætning sammen med de kriterier, som opgaven vil blive betragtet som afsluttet.
- Det næste trin, der kræves for at nærme sig opgavens færdiggørelse, nedskrives.
- Der foretages en selvvurdering af de følelser, der opleves efter at have afsluttet trinene i denne proces.
Han hævder, at stress kan reduceres og produktiviteten øges ved at lægge påmindelser om alt, hvad man ikke arbejder på, i et pålideligt system uden for ens sind. På denne måde kan man arbejde på opgaven uden at blive distraheret fra de "ufuldstændige". Systemet i GTD kræver, at man har følgende værktøjer inden for rækkevidde:
- En indbakke
- En skraldespand
- Et arkiveringssystem til referencemateriale
- Flere lister (detaljeret nedenfor)
- En kalender.
Disse værktøjer kan være fysiske eller elektroniske efter behov (f.eks. En fysisk "i" bakke eller en e -mail -indbakke). Efterhånden som "ting" kommer ind i ens liv, fanges det i disse værktøjer og behandles med følgende arbejdsgang.
Workflow
GTD -arbejdsgangen består af fem faser: fange, afklare, organisere, reflektere og engagere. (Den første udgave brugte navnene til at indsamle, behandle, organisere, planlægge og gøre; beskrivelserne af stadierne ligner hinanden i begge udgaver). Når alt materiale ("ting") er fanget (eller indsamlet) i indbakken, bliver hvert element afklaret og organiseret ved at stille og besvare spørgsmål om hvert element efter tur som vist i de sorte bokse i logiktrædiagrammet. Som et resultat ender emner i et af de otte ovale slutpunkter i diagrammet:
- i skraldespanden
- på en dag/måske listen
- i et pænt referencearbejdningssystem
- på en opgaveliste med resultatet og den næste handling defineret, hvis "ufuldstændigt" er et "projekt" (dvs. hvis det vil kræve to eller flere trin for at fuldføre det)
- straks afsluttet og afkrydset, hvis den kan gennemføres på under to minutter
- delegeret til en anden, og hvis man vil have en påmindelse om at følge op, tilføjet til en "venter på" -liste
- på en kontekstbaseret "næste handling" -liste, hvis der kun er et trin for at fuldføre den
- på ens kalender
Tøm ens indbakke eller indbakker dagligt eller mindst ugentligt ("ind" for at tømme). Brug ikke ens indbakke som en "at gøre" -liste. Læg ikke afklarede genstande tilbage i indbakken. At tømme sin indbakke betyder ikke, at man er færdig med alt. Det betyder bare at anvende "fange, præcisere, organisere" trin til alle ens "ting".
Dernæst sker refleksion (betegnet planlægning i den første udgave). Flertrinsprojekter identificeret ovenfor tildeles et ønsket resultat og en enkelt "næste handling". Endelig arbejdes der med en opgave fra ens opgaveliste ("engager" i 2. udgave, "gør" i 1. udgave), medmindre kalenderen tilsiger andet. Man vælger, hvilken opgave der skal arbejdes med ved at overveje, hvor man er (dvs. "konteksten", f.eks. Derhjemme, på arbejdet, ude at handle, ved telefonen, ved sin computer, med en bestemt person), tilgængelig tid, energi tilgængelig og prioriteret.
Implementering
Fordi hardware og software ændrer sig så hurtigt, er GTD bevidst teknologisk neutral. (Faktisk råder Allen folk til at starte med et papirbaseret system.) Mange opgavehåndteringsværktøjer hævder at implementere GTD-metodik, og Allen fører en liste over noget teknologi, der er blevet vedtaget i eller designet til GTD. Nogle er betegnet "GTD Enabled", hvilket betyder, at Allen var involveret i designet.
Perspektiv
Allen understreger to centrale elementer i GTD - kontrol og perspektiv . Arbejdsgangen er centrum for kontrolaspektet. Målet med kontrolprocesserne i GTD er at få alt undtagen den aktuelle opgave ud af hovedet og ind i dette betroede system uden for ens sind. Han låner en lignelse, der bruges i kampsport, kaldet "sind som vand". Når en lille genstand kastes i en vandpøl, reagerer vandet passende med et lille stænk efterfulgt af stilstand. Når en stor genstand kastes i vandet, reagerer den igen passende med et stort stænk efterfulgt af stilstand. Det modsatte af "sind som vand" er et sind, der aldrig vender tilbage til stilstand, men konstant bliver stresset af hvert input. Med et pålideligt system og "mind like water" kan man have et bedre perspektiv på sit liv. Allen anbefaler refleksion fra seks niveauer, kaldet "Horizons of Focus":
- Horisont 5: Livet
- Horisont 4: Langsigtede visioner
- Horisont 3: 1-2 års mål
- Horisont 2: Fokusområder og ansvarlighed
- Horisont 1: Aktuelle projekter
- Grund: Aktuelle handlinger
I modsætning til nogle teorier, der fokuserer på top-down -målsætning, fungerer GTD i den modsatte retning. Allen hævder, at det ofte er svært for enkeltpersoner at fokusere på store billedmål, hvis de ikke i tilstrækkelig grad kan kontrollere de daglige opgaver, som de ofte skal stå over for. Ved at udvikle og bruge det pålidelige system, der beskæftiger sig med daglige input, kan en person frigøre mental plads til at begynde at bevæge sig op til det næste niveau.
Allen anbefaler at planlægge en ugentlig gennemgang, der reflekterer over de forskellige niveauer. Perspektivet fra disse anmeldelser bør drive ens prioriteter på projektniveau. Prioriteter på projektniveau bestemmer igen prioriteten for de enkelte opgaver og forpligtelser, der er indsamlet under arbejdsgangsprocessen. Under en ugentlig gennemgang skal du bestemme konteksten for opgaverne og sætte hver opgave på den relevante liste. Et eksempel på at gruppere lignende opgaver ville være at lave en liste over udestående telefonopkald eller de opgaver/ærinder, der skal udføres, mens de handler. Kontekstlister kan defineres ved hjælp af de tilgængelige værktøjer eller ved tilstedeværelsen af personer eller grupper, for hvem man har emner at diskutere eller præsentere.
Resumé
GTD er baseret på at gemme, spore og hente oplysninger relateret til de ting, der skal gøres. Mentale blokke vi støder på skyldes utilstrækkelig 'front-end' planlægning . Dette betyder at tænke på forhånd og generere en række handlinger, som senere kan gennemføres uden yderligere planlægning. Sindets "påmindelsessystem" er ineffektivt og minder os sjældent om, hvad vi skal gøre på det tidspunkt og sted, hvor vi kan gøre det. Følgelig fungerer de "næste handlinger" gemt af kontekst i "betroet system" som en ekstern understøttelse, der sikrer, at vi bliver præsenteret for de rigtige påmindelser på det rigtige tidspunkt. Da GTD er afhængig af eksterne påmindelser, kan det ses som en anvendelse af teorierne om distribueret erkendelse eller det udvidede sind .
Reception
I 2005 kaldte Wired GTD for en "ny kult for infotiden" og beskrev entusiasmen for denne metode blandt informationsteknologi og vidensarbejdere som en slags kultfølge . Allens ideer er også blevet populær gennem The Howard Stern Show (Stern refererede til det dagligt i hele sommeren 2012) og Internettet , især via blogs som 43 Folders , Lifehacker og The Simple Dollar.
I 2005 interviewede Ben Hammersley David Allen til The Guardian -artiklen med titlen "Mød manden, der kan bringe orden i dit univers" og sagde: "For mig, som med de hundredtusinder rundt om i verden, der presser bogen i deres venners hænder med ild i øjnene er Allens ideer intet mindre end livsændrende ”.
I 2007 kaldte Time Magazine Getting Things Done for sin tids selvhjælps-forretningsbog.
I 2007 kørte Wired endnu en artikel om GTD og Allen og citerede ham for at sige "en automatisk gears funktion er mere kompliceret end en manuel gearkasse ... for at forenkle en kompleks begivenhed har du brug for et komplekst system".
Et papir i tidsskriftet Long Range Planning af Francis Heylighen og Clément Vidal fra Free University of Brussels viste "nyere indsigt i psykologi og kognitiv videnskabelig støtte og udvider GTD's anbefalinger".
Se også
Referencer
Yderligere læsning
- Allen, David (2001). Få tingene gjort: Kunsten at stressfri produktivitet (1 red.). Pingvin bøger. ISBN 978-0-14-200028-1.
- Allen, David (2003). Klar til alt: 52 produktivitetsprincipper for arbejde og liv . Vikingebøger. ISBN 978-0-670-03250-1.
- Allen, David (2008). Få det hele til at fungere . Vikingebøger. ISBN 978-0-7499-4103-1.
