İşlerin Yapılması -Getting Things Done
İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı kapağı, ilk baskı
| |
| Yazar | David Allen |
|---|---|
| Ders | İşletme |
| Yayımcı | Penguen Kitapları |
Yayın tarihi |
2001 |
İngilizce yayınlandı |
2001 |
| Sayfalar | 267 |
| ISBN'si | 978-0-14-312656-0 (2015 Yeni Baskı) |
| OCLC | 914220080 |
Başlarken İşleri Bitirmek ( GTD ), David Allen tarafından geliştirilenve aynı adlı bir kitapta yayınlanankişisel bir üretkenlik sistemidir. Bir zaman yönetimi sistemi olarak tanımlanan yazar kitapta, kişinin aklına bir iş gelirse, bunun zihnini tamamen dolduracağını, bu da kişinin başka bir görevi yerine getiremeyeceğini garanti ettiğini; bu nedenle, herhangi biri tamamlanamayacak.
GTD yöntemi, tüm ilgi çekici öğeleri, ilgili bilgileri, sorunları, görevleri ve projeleri harici olarak kaydederek kişinin zihninden çıkarma ve ardından bunları bilinen zaman sınırları ile eyleme dönüştürülebilir iş öğelerine ayırma fikrine dayanır . Bu, kişinin dikkatinin, harici bir kayıtta listelenen her görev üzerinde sezgisel olarak hatırlamak yerine eyleme geçmeye odaklanmasını sağlar .
İlk olarak 2001'de yayınlanan kitabın gözden geçirilmiş bir baskısı, önceki on yılda bilgi teknolojisindeki değişiklikleri yansıtmak için 2015'te yayınlandı.
Temalar
Allen, ilk olarak, belirsiz bir sonucu olan veya bir sonraki eylemi tanımlanmayan bir göreve odaklanan aşağıdaki alıştırma ile yöntemden stres azaltmayı gösterir. Allen, bu stres kaynaklarını "açık döngüler", "eksiklikler" veya "malzemeler" olarak adlandırır.
- En sinir bozucu, dikkat dağıtıcı veya ilginç görev seçilir ve "tamamlanmamış" olarak tanımlanır.
- "Eksikliğin" başarılı sonucunun açıklaması, görevin tamamlanmış sayılacağı kriterlerle birlikte bir cümlede yazılır.
- Görevin tamamlanmasına yaklaşmak için gereken bir sonraki adım yazılır.
- Bu sürecin adımlarını tamamladıktan sonra yaşanan duyguların öz değerlendirmesi yapılır.
Kişinin üzerinde çalışmadığı her şeyi zihninin dışındaki güvenilir bir sisteme hatırlatarak stresin azaltılabileceğini ve üretkenliğin artırılabileceğini iddia ediyor. Bu şekilde, "tamamlanmamış"lardan dikkati dağılmadan eldeki görev üzerinde çalışılabilir. GTD'deki sistem, birinin aşağıdaki araçlara kolayca erişebilmesini gerektirir:
- bir gelen kutusu
- bir çöp tenekesi
- Referans materyal için bir dosyalama sistemi
- Birkaç liste (aşağıda ayrıntılı olarak verilmiştir)
- Takvim.
Bu araçlar uygun olduğu şekilde fiziksel veya elektronik olabilir (örneğin, fiziksel bir "giriş" tepsisi veya bir e-posta gelen kutusu). Daha sonra "malzeme" kişinin hayatına girerken bu araçlarda yakalanır ve aşağıdaki iş akışı ile işlenir.
iş akışı
GTD iş akışı beş aşamadan oluşur: yakalama, netleştirme, organize etme, yansıtma ve etkileşim kurma. (İlk baskıda topla, işle, düzenle, planla ve yap adları kullanılmıştır; aşamaların açıklamaları her iki baskıda da benzerdir). Tüm materyaller ("malzemeler") gelen kutusunda yakalandığında (veya toplandığında), mantık ağacı şemasındaki kara kutularda gösterildiği gibi sırayla her bir öğe hakkında sorular sorup yanıtlanarak her öğe netleştirilir ve düzenlenir. Sonuç olarak, öğeler şemadaki sekiz oval uç noktadan birinde sona erer:
- çöpte
- bir gün/belki listesinde
- temiz bir referans dosyalama sisteminde
- "tamamlanmamış"ın bir "proje" olup olmadığı (yani, tamamlanması için iki veya daha fazla adım gerektirecekse) sonuç ve sonraki eylemin tanımlandığı bir görev listesinde
- hemen tamamlanır ve iki dakikadan kısa sürede tamamlanabiliyorsa kontrol edilir
- başka birine devredilir ve takip edilmesi için bir hatırlatma istenirse, bir "bekleme" listesine eklenir
- tamamlamak için yalnızca bir adım varsa, bağlam tabanlı bir "sonraki eylem" listesinde
- birinin takviminde
Birinin gelen kutusunu veya gelen kutularını günlük veya en az haftalık olarak boşaltın ("boşaltmak için"). Gelen kutusunu "yapılacaklar" listesi olarak kullanmayın. Açıklığa kavuşturulmuş öğeleri gelen kutusuna geri koymayın. Gelen kutusunu boşaltmak, her şeyi bitirmek anlamına gelmez. Bu sadece "yakalama, netleştirme, düzenleme" adımlarını kişinin "eşyalarına" uygulamak anlamına gelir.
Ardından, yansıtma (birinci baskıda planlama olarak adlandırılan) gerçekleşir. Yukarıda tanımlanan çok adımlı projelere istenen bir sonuç ve tek bir "sonraki eylem" atanır. Son olarak, takvim aksini belirtmediği sürece, kişinin görev listesindeki bir görev üzerinde çalışılır ("2. baskıda "etkileşime geç", 1. baskıda "yap"). Kişi nerede olduğunu (yani evde, işte, dışarıda alışverişte, telefonda, bilgisayarda, belirli bir kişiyle olduğu gibi "bağlam"), mevcut zamanı, enerjiyi göz önünde bulundurarak bir sonraki görev üzerinde hangi görev üzerinde çalışacağını seçer. kullanılabilir ve önceliklidir.
uygulama
Donanım ve yazılım çok hızlı değiştiğinden, GTD kasıtlı olarak teknolojik olarak tarafsızdır. (Aslında Allen, insanlara kağıt tabanlı bir sistemle başlamalarını tavsiye eder.) Birçok görev yönetimi aracı, GTD metodolojisini uyguladığını iddia eder ve Allen, GTD'de benimsenen veya GTD için tasarlanmış bazı teknolojilerin bir listesini tutar. Bazıları, Allen'ın tasarıma dahil olduğu anlamına gelen "GTD Etkin" olarak adlandırılmıştır.
Perspektif
Allen, GTD'nin iki temel öğesini vurgular: kontrol ve perspektif . İş akışı, kontrol yönünün merkezidir. GTD'deki kontrol süreçlerinin amacı, mevcut görev dışındaki her şeyi kişinin kafasından çıkarıp, zihninin dışındaki bu güvenilir sisteme sokmaktır. Dövüş sanatlarında kullanılan "su gibi zihin" adlı bir benzetmeyi ödünç alır . Bir su havuzuna küçük bir nesne atıldığında, su uygun şekilde küçük bir sıçrama ve ardından sessizlik ile tepki verir. Suya büyük bir nesne atıldığında, tekrar büyük bir sıçrama ve ardından sessizlik ile uygun şekilde tepki verir. "Su gibi zihin"in karşıtı, asla sessizliğe dönmeyen, ancak her girdi tarafından sürekli olarak vurgulanan bir zihindir. Güvenilir bir sistem ve "su gibi bir zihin" ile kişi kendi hayatına daha iyi bir bakış açısına sahip olabilir. Allen, "Odak Ufukları" adı verilen altı seviyeden yansımayı önerir:
- Ufuk 5: Hayat
- Horizon 4: Uzun vadeli vizyonlar
- Horizon 3: 1-2 yıllık hedefler
- Ufuk 2: Odaklanma ve sorumluluk alanları
- Horizon 1: Mevcut projeler
- Zemin: Mevcut eylemler
Yukarıdan aşağıya hedef belirlemeye odaklanan bazı teorilerin aksine , GTD ters yönde çalışır. Allen, bireylerin sık sık karşı karşıya kaldıkları günlük görevleri yeterince kontrol edemedikleri takdirde büyük resim hedeflerine odaklanmalarının genellikle zor olduğunu savunuyor. Birey, günlük girdilerle ilgilenen güvenilir sistemi geliştirip kullanarak, bir sonraki seviyeye geçmeye başlamak için zihinsel alanı boşaltabilir.
Allen, farklı seviyeleri yansıtan haftalık bir inceleme planlamanızı önerir. Bu gözden geçirmelerden kazanılan bakış açısı, kişinin önceliklerini proje düzeyinde yönlendirmelidir. Proje düzeyindeki öncelikler, iş akışı sürecinde toplanan bireysel görevlerin ve taahhütlerin önceliğini belirler. Haftalık bir inceleme sırasında, görevlerin bağlamını belirleyin ve her görevi uygun listesine koyun. Benzer görevleri gruplandırmanın bir örneği, bekleyen telefon görüşmelerinin bir listesini yapmak veya alışveriş yaparken yapılması gereken görevler/işler olabilir. Bağlam listeleri, mevcut araçlar kümesiyle veya tartışılacak veya sunulacak öğelerin bulunduğu kişi veya grupların varlığıyla tanımlanabilir.
Özet
GTD, yapılması gereken şeylerle ilgili bilgilerin depolanması, izlenmesi ve alınmasına dayanır. Karşılaştığımız zihinsel engeller, yetersiz 'ön uç' planlamadan kaynaklanmaktadır . Bu, önceden düşünmek, daha sonra daha fazla planlama yapılmadan gerçekleştirilebilecek bir dizi eylem üretmek anlamına gelir. Zihnin "hatırlatma sistemi" verimsizdir ve yapabileceğimiz zaman ve yerde ne yapmamız gerektiğini nadiren bize hatırlatır. Sonuç olarak, "güvenilir sistemde" bağlama göre depolanan "sonraki eylemler", bize doğru zamanda doğru hatırlatıcıların sunulmasını sağlayan harici bir destek görevi görür. GTD, harici hatırlatıcılara dayandığından, dağıtılmış biliş veya genişletilmiş zihin teorilerinin bir uygulaması olarak görülebilir .
Resepsiyon
2005 yılında Wired , GTD'yi "bilgi çağı için yeni bir kült" olarak adlandırdı ve bilgi teknolojisi ve bilgi çalışanları arasında bu yönteme duyulan coşkuyu bir tür kült olarak nitelendirdi . Allen'ın fikirleri The Howard Stern Show (Stern, 2012 yazı boyunca her gün buna atıfta bulundu) ve İnternet aracılığıyla, özellikle 43 Folders , Lifehacker ve The Simple Dollar gibi bloglar aracılığıyla popüler hale getirildi .
2005'te Ben Hammersley , The Guardian'ın "Evreninize düzen getirebilecek adamla tanışın" başlıklı makalesi için David Allen ile röportaj yaptı ve şöyle dedi: gözlerinde ateş varken, Allen'ın fikirleri yaşamı değiştirmekten başka bir şey değil".
2007'de Time Magazine , zamanının kendi kendine yardım iş kitabını Get Things Done olarak adlandırdı .
2007'de Wired , GTD ve Allen hakkında başka bir makale yayınladı ve " otomatik şanzımanın işleyişi manuel şanzımandan daha karmaşıktır ... karmaşık bir olayı basitleştirmek için karmaşık bir sisteme ihtiyacınız var " dediğini aktardı .
Brüksel Özgür Üniversitesi'nden Francis Heylighen ve Clément Vidal tarafından Uzun Menzilli Planlama dergisinde yayınlanan bir makale, "psikoloji ve bilişsel bilim desteği ve GTD'nin tavsiyelerini genişletme konusundaki son görüşleri" gösterdi.
Ayrıca bakınız
Referanslar
daha fazla okuma
- Allen, David (2001). İşleri Yapmak: Stressiz Üretkenlik Sanatı (1 ed.). Penguen Kitapları. ISBN'si 978-0-14-200028-1.
- Allen, David (2003). Her Şeye Hazır: İş ve Yaşam İçin 52 Verimlilik İlkesi . Viking Kitapları. ISBN'si 978-0-670-03250-1.
- Allen, David (2008). Hepsini Çalıştırmak . Viking Kitapları. ISBN'si 978-0-7499-4103-1.
