Problémajelentés - Problem statement

A problémajelentés a kezelendő probléma vagy javítandó feltétel tömör leírása. Azonosítja a szakadékot egy folyamat vagy termék jelenlegi (problémás) állapota és kívánt (cél) állapota között. A tényekre összpontosítva a problémamegoldást úgy kell megtervezni, hogy az öt W -t kezelje . A probléma megoldásának első feltétele a probléma megértése, amelyet problémamegoldás útján lehet megtenni.

Probléma nyilatkozatokat széles körben használják a legtöbb vállalkozás és szervezet, hogy végre folyamat javítására projekteket. A projektcsapat egy egyszerű és jól definiált problémajelentést fog használni a probléma megértéséhez és a megoldás kifejlesztéséhez. Ezenkívül a vezetőségnek konkrét betekintést nyújt a problémába, hogy megfelelő projekt-jóváhagyó döntéseket hozhasson. Mint ilyen, kulcsfontosságú, hogy a problémamegoldás világos és egyértelmű legyen.

Célja

A problémajelentés fő célja a probléma azonosítása és magyarázata. Ez magában foglalja a meglévő környezet leírását, ahol a probléma jelentkezik, és milyen hatással van a felhasználókra, a pénzügyekre és a kiegészítő tevékenységekre. Ezenkívül a problémajelentés magyarázatot ad arra, hogyan néz ki a várt környezet. A kívánt állapot meghatározása átfogó képet nyújt a folyamatról vagy a termékről. Világossá teszi a fejlesztési projekt elindításának célját és a megvalósítani kívánt célokat.

A problémajelentés másik fontos funkciója, hogy kommunikációs eszközként kell használni. A problémajelentés segít a projektben részt vevők részvételének megszerzésében. A projekt megkezdése előtt az érintettek ellenőrzik a problémát, és a célokat pontosan leírják a probléma -nyilatkozatban. Miután megkapta ezt a jóváhagyást, a projektcsapat áttekinti azt annak biztosítása érdekében, hogy mindenki megértse a problémát és azt, hogy mit akar elérni. Ez segít a projekt hatókörének meghatározásában is , amely a projektet az általános célra összpontosítja.

A problémajelentésre a projekt során hivatkoznak, hogy a projektcsoporton belül összpontosítsanak, és ellenőrizzék, hogy a pályán maradnak -e. A projekt végén újra meg kell vizsgálni, hogy a megvalósított megoldás valóban megoldja -e a problémát. Egy jól definiált problémajelentés segíthet a kiváltó okok elemzésében is, hogy megértse a probléma okát, és gondoskodjon arról, hogy intézkedéseket lehessen hozni annak megakadályozására, hogy ez a jövőben megtörténjen.

Fontos megjegyezni, hogy a problémajelentés nem határozza meg a megoldást vagy a megoldás elérésének módszereit. A problémajelentés egyszerűen felismeri a szakadékot a probléma és a célállapotok között. Azt lehet mondani, hogy „a jól megfogalmazott probléma félig megoldott”. Azonban gyakran több, életképes megoldás létezik egy problémára. Csak a problémajelentés megírása és elfogadása után kell megvitatni a megoldást (megoldásokat), és meghatározni az ebből következő cselekvési irányt.

A probléma meghatározása

Mielőtt elkészítené a problémajelentést, meg kell határozni a problémát. Az emberi természet az, hogy a lehető leghamarabb el akarja kezdeni a megoldás kidolgozását, és figyelmen kívül hagyja a megoldandó valódi probléma meghatározását. A rosszul meghatározott probléma azonban növeli annak a kockázatát, hogy olyan megoldást valósítsunk meg, amely nem teljesíti a várt eredményeket. Egy problémát nem lehet megoldani, ha nem teljesen értjük.

A probléma meghatározásának folyamata gyakran csoportmunka. Kezdődik azzal, hogy találkozik az érintettekkel, ügyfelekkel és/vagy a probléma által érintett felhasználókkal (ha lehetséges), és megismeri a fájdalmas pontjaikat. Mivel az emberek gyakran küzdenek azzal, hogy hatékonyan kommunikálják problémáikat, különösen a folyamaton kívüli személyekkel, hasznos feltenni egy sor „miért” kérdést, amíg meg nem találják a mögöttes érvelést. Ez az „ 5 Miért ” néven ismert módszer segít az alapproblémába mélyedni, mivel a tapasztalt csalódások nagy része a tényleges probléma puszta tünete lehet. Ezeknek a további kérdéseknek a feltétele, valamint az érintett által elmondottak átfogalmazása bizonyos fokú empátiát és a probléma megértését bizonyítja.

A kezdeti interjúkból összegyűjtött információk csak a problémaelemzés egyik részét képezik. Sokszor a probléma több területre vagy funkcióra is kiterjed, amelyekről az érintettek, az ügyfelek és a felhasználók nem tudnak. Lehet, hogy ismerik is a felszínen történteket, de nem feltétlenül a kiváltó okot. Ezért ugyanolyan fontos, hogy a projektcsoport tagjaitól és a téma szakértőitől ismereteket, információkat és betekintést gyűjtsünk a problémával kapcsolatban. Előfordulhat, hogy további kutatási anyagokkal, beleértve a munkautasításokat, a felhasználói kézikönyveket, a termékleírásokat, a munkafolyamat -diagramokat és a korábbi projektterveket is meg kell vizsgálni. A folyamatfejlesztési projekt legtöbb szakaszához hasonlóan a probléma meghatározása gyakran iteratív, mivel több körre lehet szükség a megbeszélésekhez, hogy teljes képet kapjunk.

Amint a problémát megértik, és a projekt elindítását elősegítő körülmények világosak, ideje megírni a problémajelentést.

A problémajelentés megírása

A problémajelentést a projekt támogatásának és az érdekeltek jóváhagyásának felhasználására fogjuk használni. Ennek megfelelően cselekvésorientáltnak kell lennie. Ennél is fontosabb, hogy a problémajelentést egyértelműen és pontosan kell megírni a sikeres eredmények elérése érdekében. A rosszul kidolgozott vagy helytelen problémajelentés hibás megoldáshoz vezet, valamint elvesztegetett időhöz, pénzhez és erőforrásokhoz.

Számos alapelem beépíthető minden problémajelentésbe, hogy csökkentse a projekt kudarcának kockázatát. Először is a problémajelentésnek a végfelhasználóra kell összpontosítania . Gyakori hiba, hogy a probléma „hogyan” megoldására összpontosít, nem pedig a jelenlegi szakadékra. Másodszor, a probléma kijelentése nem lehet túl széles. Az „5 Miért” megközelítés alkalmazásának előnye, hogy a probléma megértéséhez és a megfelelő megoldás kidolgozásához szükséges részletek megadásával elkerülhető a túlzott egyszerűség. Végül a probléma kijelentése nem lehet túl szűk. A megoldás-elfogultság elfojtja a kreativitást , amely a megoldás ötletelése közben merül fel , ami a felhasználó számára az optimálisnál rosszabb élményt eredményezhet.

Hasznos egy adott formátum megtervezése és követése a problémajelentés írásakor. Bár erre számos lehetőség van, az alábbiakban egy egyszerű és egyszerű sablont használnak, amelyet gyakran használnak az üzleti elemzésben, hogy továbbra is a probléma meghatározására összpontosítsanak.

1. IDEÁLIS: Ez a szakasz a folyamat vagy termék kívánt vagy „lenni” állapotának leírására szolgál. Meghatározza az érintettek és az ügyfelek céljait, valamint segítséget nyújt a hatókör meghatározásában. Ennek a szakasznak nagyjából szemléltetnie kell, hogyan nézne ki a várt környezet a megoldás megvalósítása után.
2. VALÓSÁG: Ez a szakasz a folyamat vagy termék jelenlegi vagy „ahogy van” állapotának leírására szolgál. Megmagyarázza az érintettek és az ügyfelek által kifejtett fájdalmas pontokat. Tartalmaznia kell továbbá a projektcsoport és a probléma -elemzés során rendelkezésre bocsátott szakértők betekintését és szakértelmét.
3. KÖVETKEZMÉNYEK: Ez a szakasz az üzleti tevékenységre gyakorolt ​​hatások leírására szolgál, ha a problémát nem javítják vagy javítják. Ez magában foglalja a pénz, idő, termelékenység, versenyelőny stb. Elvesztésével kapcsolatos költségeket. Ezeknek a hatásoknak a nagysága segít meghatározni a projekt prioritását is.
4. JAVASLAT: Ez a rész a lehetséges megoldások leírására szolgál. Miután az ideális, a valóság és a következmények szakaszok befejeződtek, megértették és jóváhagyták, a projektcsapat elkezdhet ajánlani lehetőségeket a probléma megoldására. Tartalmazhat az érdekelt felek és az ügyfelek javaslatait is, bár további megbeszélésekre és kutatásokra lesz szükség a konkrét cselekvési irány meghatározása előtt.

Ennek a formátumnak a követése egy működőképes dokumentumot eredményez, amelyet minden fél használhat a probléma megértéséhez és a követelmények kiváltásához, amelyek győztes megoldáshoz vezetnek.

Példa

A problémajelentések hossza eltérő lehet, a probléma összetettségétől függően. Az alábbi példa egy egyszerű problémajelentésre az egyszeri bejelentkezési képesség létrehozásához:

IDEÁLIS:

Ideális esetben felhasználóink ​​bejelentkezhetnek laptopjukba, majd automatikusan hozzáférhetnek az összes szükséges alkalmazáshoz.

VALÓSÁG:

Valójában naponta legalább három alkalmazást használunk munkánk elvégzésére. Minden alkalmazást jelszó véd, amely különböző követelményeket támaszt a felhasználónévvel és a jelszó hosszával kapcsolatban. A jelszavak is lejárnak különböző időpontokban.

KÖVETKEZMÉNYEK:

• A felhasználók naponta körülbelül 2 percet pazarolnak több alkalmazásba való bejelentkezéssel (Vegyük, ha 500 felhasználó, majd 500 felhasználó * 2 perc naponta = 1000 perc a termelékenység elvesztése; 1000 perc = 16,67 óra naponta * 75 USD/óra = 1250 USD naponta) .
• A Helpdesk évente körülbelül 6000 hívást old meg az elfelejtett jelszavak visszaállításához és a fiókok feloldásához.
• Biztonsági kockázat, mivel a felhasználók továbbra is felhasználóneveket és jelszavakat írnak az asztalon lévő cetlikre.

JAVASLAT

S/W fejlesztői, hálózati adminisztrációs és üzleti érdekelt felekkel együttműködve értékelje az egyszeri bejelentkezési lehetőség lehetséges megoldásait.

Hivatkozások