Énoncé du problème - Problem statement

Un énoncé de problème est une description concise d'un problème à résoudre ou d'une condition à améliorer. Il identifie l'écart entre l'état actuel (problème) et l'état souhaité (objectif) d'un processus ou d'un produit. En se concentrant sur les faits, l'énoncé du problème doit être conçu pour répondre aux cinq W . La première condition pour résoudre un problème est de comprendre le problème, ce qui peut être fait au moyen d'un énoncé de problème.

Les énoncés de problèmes sont largement utilisés par la plupart des entreprises et des organisations pour exécuter des projets d' amélioration des processus . Un énoncé de problème simple et bien défini sera utilisé par l'équipe de projet pour comprendre le problème et travailler à l'élaboration d'une solution. Cela fournira également à la direction des informations spécifiques sur le problème afin qu'elle puisse prendre les décisions appropriées d'approbation du projet. En tant que tel, il est crucial que l'énoncé du problème soit clair et sans ambiguïté.

Objectif

L'objectif principal de l'énoncé du problème est d'identifier et d'expliquer le problème. Cela inclut la description de l'environnement existant, l'endroit où le problème se produit et les impacts qu'il a sur les utilisateurs, les finances et les activités auxiliaires. De plus, l'énoncé du problème est utilisé pour expliquer à quoi ressemble l'environnement attendu. Définir la condition souhaitée permet d'avoir une vision globale du processus ou du produit. Il indique clairement le but du lancement du projet d'amélioration et les objectifs qu'il est censé atteindre.

Une autre fonction importante de l'énoncé du problème est d'être utilisé comme dispositif de communication. Un énoncé du problème aide à obtenir l'adhésion des personnes impliquées dans le projet. Avant le début du projet, les parties prenantes vérifient que le problème et les objectifs sont décrits avec précision dans l'énoncé du problème. Une fois cette approbation reçue, l'équipe de projet l'examine pour s'assurer que tout le monde comprend le problème et ce qu'ils essaient d'accomplir. Cela permet également de définir la portée du projet , ce qui permet au projet de rester concentré sur l'objectif global.

L'énoncé du problème est référencé tout au long du projet pour établir la concentration au sein de l'équipe de projet et vérifier qu'ils restent sur la bonne voie. À la fin du projet, il est revisité pour confirmer que la solution mise en œuvre résout bien le problème. Un énoncé de problème bien défini peut également aider à effectuer une analyse des causes profondes pour comprendre pourquoi le problème s'est produit et s'assurer que des mesures peuvent être prises pour éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir.

Il est important de noter que l'énoncé du problème ne définit pas la solution ou les méthodes pour atteindre la solution. L'énoncé du problème reconnaît simplement l'écart entre le problème et les états de but. On peut dire qu'« un problème bien posé est à moitié résolu ». Cependant, il existe souvent plusieurs solutions viables à un problème. Ce n'est qu'une fois que l'énoncé du problème est écrit et accepté que la ou les solutions doivent être discutées et le plan d'action qui en résulte déterminé.

Définir le problème

Avant que l'énoncé du problème puisse être élaboré, le problème doit être défini. C'est dans la nature humaine de vouloir commencer à travailler sur une solution le plus tôt possible et de négliger la définition du vrai problème à résoudre. Cependant, un problème mal défini augmente le risque de mettre en œuvre une solution qui ne répond pas pleinement aux résultats attendus. Un problème ne peut être résolu s'il n'est pas complètement compris.

Le processus de définition du problème est souvent un effort de groupe. Cela commence par une rencontre avec les parties prenantes, les clients et/ou les utilisateurs concernés par le problème (si possible) et par la connaissance de leurs points faibles. Étant donné que les gens ont souvent du mal à communiquer efficacement leurs problèmes, en particulier à quelqu'un en dehors du processus, il est utile de poser une série de questions « pourquoi » jusqu'à ce que le raisonnement sous-jacent soit identifié. Cette méthode, connue sous le nom de « 5 pourquoi », aide à approfondir le problème central, car bon nombre des frustrations vécues pourraient être de simples symptômes du problème réel. Poser ces questions supplémentaires ainsi que paraphraser ce que la partie prenante a dit démontre un degré d'empathie et de compréhension du problème.

Les informations recueillies à partir de ces entretiens initiaux ne sont qu'une partie de l'analyse du problème. Souvent, le problème s'étend à plusieurs domaines ou fonctions dont les parties prenantes, les clients et les utilisateurs ne sont pas conscients. Ils peuvent également être familiers avec ce qui se passe en surface, mais pas nécessairement avec la cause sous-jacente. Par conséquent, il est tout aussi essentiel de recueillir des connaissances, des informations et des idées auprès des membres de l'équipe de projet et des experts en la matière concernant le problème. Des documents de recherche supplémentaires, notamment des instructions de travail, des manuels d'utilisation, des spécifications de produits, des diagrammes de flux de travail et des plans de projets antérieurs, peuvent également être consultés. Comme la plupart des autres étapes du projet d'amélioration des processus, la définition du problème est souvent itérative car plusieurs séries de discussions peuvent être nécessaires pour obtenir une image complète.

Une fois que le problème est compris et que les circonstances à l'origine du lancement du projet sont claires, il est temps de rédiger l'énoncé du problème.

Rédaction de l'énoncé du problème

L'énoncé du problème sera utilisé pour obtenir le soutien du projet et l'approbation des parties prenantes. En tant que tel, il doit être orienté vers l'action. Plus important encore, l'énoncé du problème doit être rédigé de manière claire et précise afin d'obtenir des résultats positifs. Un énoncé de problème mal conçu ou incorrect conduira à une solution défectueuse, ainsi qu'à une perte de temps, d'argent et de ressources.

Il existe plusieurs éléments de base qui peuvent être intégrés à chaque énoncé de problème pour réduire le risque d'échec du projet. Premièrement, l'énoncé du problème doit se concentrer sur l' utilisateur final . Une erreur courante consiste à se concentrer sur « comment » un problème sera résolu plutôt que sur l'écart actuel. Deuxièmement, l'énoncé du problème ne doit pas être trop large. L'un des avantages de l'approche des « 5 pourquoi » est qu'elle évite la simplicité excessive en fournissant les détails nécessaires pour comprendre le problème et développer une solution appropriée. Enfin, l'énoncé du problème ne doit pas être trop étroit. Le biais de solution étouffe la créativité qui surgit lors du brainstorming d' une solution, ce qui peut entraîner une expérience moins qu'optimale pour l'utilisateur.

Il est utile de concevoir et de suivre un format spécifique lors de la rédaction d'un énoncé de problème. Bien qu'il existe plusieurs options pour ce faire, ce qui suit est un modèle simple et direct souvent utilisé dans l'analyse commerciale pour maintenir l'accent sur la définition du problème.

  1. IDÉAL : Cette section est utilisée pour décrire l'état souhaité ou « à être » du processus ou du produit. Il identifie les objectifs des parties prenantes et des clients et aide à définir la portée. Dans l'ensemble, cette section devrait illustrer à quoi ressemblerait l'environnement attendu une fois la solution mise en œuvre.
  2. RÉALITÉ : Cette section est utilisée pour décrire l'état actuel ou « tel quel » du processus ou du produit. Il explique les points douloureux exprimés par les parties prenantes et les clients. Il doit également inclure les connaissances et l'expertise de l'équipe de projet et des experts en la matière fournis lors de l'analyse du problème.
  3. CONSÉQUENCES : Cette section est utilisée pour décrire les impacts sur l'entreprise si le problème n'est pas résolu ou amélioré. Cela inclut les coûts associés à la perte d'argent, de temps, de productivité, d'avantage concurrentiel, etc. L'ampleur de ces effets aidera également à déterminer la priorité du projet.
  4. PROPOSITION : Cette section est utilisée pour décrire des solutions potentielles. Une fois que les sections idéales, réalité et conséquences ont été complétées, comprises et approuvées, l'équipe de projet peut commencer à proposer des options pour résoudre le problème. Il peut également inclure des suggestions des parties prenantes et des clients, bien que des discussions et des recherches supplémentaires soient nécessaires avant qu'un plan d'action spécifique puisse être déterminé.

En suivant ce format, vous obtiendrez un document exploitable qui pourra être utilisé par toutes les parties pour comprendre le problème et susciter les exigences qui conduiront à une solution gagnante.

Exemple

Les énoncés de problème peuvent varier en longueur, selon la complexité du problème. Voici un exemple d'énoncé de problème simple pour la création d'une fonctionnalité d'authentification unique :

IDEAL :

Idéalement, nos utilisateurs pourraient se connecter à leurs ordinateurs portables, puis accéder automatiquement à toutes les applications dont ils ont besoin.

RÉALITÉ :

En réalité, nous utilisons au moins trois applications par jour pour accomplir notre travail. Chaque application est protégée par un mot de passe avec des exigences différentes pour la longueur du nom d'utilisateur et du mot de passe. Les mots de passe expirent également à des moments différents.

CONSÉQUENCES :

  • Les utilisateurs perdent environ 2 minutes par jour à se connecter à plusieurs applications (prenons s'il y a 500 utilisateurs, puis 500 utilisateurs * 2 minutes par jour = 1000 minutes de perte de productivité ; 1000 minutes = 16,67 heures par jour * 75 $/h = 1250 $ par jour) .
  • Le service d'assistance résout environ 6 000 appels par an pour réinitialiser les mots de passe oubliés et déverrouiller les comptes.
  • Risque de sécurité car les utilisateurs continueront d'écrire des noms d'utilisateur et des mots de passe sur des notes autocollantes sur leur bureau.

PROPOSITION

Avoir une collaboration entre le développement S/W, l'administration du réseau et les parties prenantes de l'entreprise pour évaluer les solutions potentielles pour une capacité d'authentification unique.

Les références

  1. ^ un b Kush, Max (juin 2015). "Le problème de l'énoncé". Progrès de la qualité . 48 (6).
  2. ^ A b c Annamalai, Nagappan; Kamaruddin, Shahrul ; Azid, Ishak Abdul; Yeoh, TS (septembre 2013). "L'importance de l'énoncé du problème dans la résolution des problèmes de l'industrie". Mécanique appliquée et matériaux . Zürich. 421 : 857-863. doi : 10.4028/www.scientific.net/AMM.421.857 . S2CID  60791623 .
  3. ^ A b c Gygi, Craig; DeCarlo, Neil; Williams, Bruce (2015). Six sigma pour les nuls . Hoboken, New Jersey : John Wiley & Sons. p. 76-78.
  4. ^ un b Lindstrom, Chris (2011-04-24). "Comment rédiger un énoncé de problème" . www.ceptara.com . Récupéré le 2018-04-10 .
  5. ^ un b Perry, Randy; Bacon, David (2010). Commercialisation d'excellents produits avec Design for Six Sigma . Prentice Hall. p. 18.
  6. ^ un b Shaffer, Deb (2017-07-12). "Comment rédiger un énoncé de problème" . Chef de projet . Récupéré le 2018-04-10 .
  7. ^ un b Shaffer, David (2015-12-21). "Cuisine jusqu'à la réussite de l'analyse d'affaires" . Temps de BA . Récupéré le 2018-04-10 .
  8. ^ A b c Widen, Steven (02/04/2018). "Prenez ces mesures pour définir votre problème d'interface utilisateur/UX et éviter les modifications aléatoires" . Forbes . Récupéré le 2018-04-10 .