Planteamiento del problema - Problem statement

Una declaración de problema es una descripción concisa de un problema que se debe abordar o una condición que se debe mejorar. Identifica la brecha entre el estado actual (problema) y el estado deseado (objetivo) de un proceso o producto. Centrándose en los hechos, el enunciado del problema debe diseñarse para abordar las cinco preguntas . La primera condición para resolver un problema es comprenderlo, lo que se puede hacer mediante un enunciado del problema.

Las declaraciones de problemas son ampliamente utilizadas por la mayoría de las empresas y organizaciones para ejecutar proyectos de mejora de procesos . El equipo del proyecto utilizará un enunciado del problema simple y bien definido para comprender el problema y trabajar para desarrollar una solución. También proporcionará a la gerencia conocimientos específicos sobre el problema para que puedan tomar las decisiones adecuadas para aprobar el proyecto. Como tal, es fundamental que el planteamiento del problema sea claro e inequívoco.

Propósito

El propósito principal del enunciado del problema es identificar y explicar el problema. Esto incluye describir el entorno existente, dónde ocurre el problema y qué impactos tiene en los usuarios, las finanzas y las actividades auxiliares. Además, el enunciado del problema se utiliza para explicar cómo se ve el entorno esperado. La definición de la condición deseada proporciona una visión general del proceso o producto. Deja en claro el propósito de iniciar el proyecto de mejora y los objetivos que se pretende lograr.

Otra función importante del enunciado del problema es la de utilizarse como dispositivo de comunicación. Una declaración de problema ayuda a obtener la aceptación de los involucrados en el proyecto. Antes de que comience el proyecto, las partes interesadas verifican que el problema y las metas se describan con precisión en el enunciado del problema. Una vez que se recibe esta aprobación, el equipo del proyecto la revisa para asegurarse de que todos comprendan el problema en cuestión y lo que están tratando de lograr. Esto también ayuda a definir el alcance del proyecto , lo que lo mantiene concentrado en el objetivo general.

Se hace referencia a la declaración del problema a lo largo del proyecto para establecer el enfoque dentro del equipo del proyecto y verificar que se mantengan en el camino correcto. Al final del proyecto, se revisa para confirmar que la solución implementada realmente resuelve el problema. Una declaración de problema bien definida también puede ayudar a realizar un análisis de la causa raíz para comprender por qué ocurrió el problema y garantizar que se puedan tomar medidas para evitar que suceda en el futuro.

Es importante notar que el enunciado del problema no define la solución o los métodos para llegar a la solución. El enunciado del problema simplemente reconoce la brecha entre el problema y los estados objetivo. Se puede decir que “un problema bien planteado está medio resuelto”. Sin embargo, a menudo existen múltiples soluciones viables a un problema. Solo después de que se haya escrito y acordado el enunciado del problema, se deben discutir las soluciones y determinar el curso de acción resultante.

Definiendo el problema

Antes de que se pueda elaborar la declaración del problema, se debe definir el problema. Es parte de la naturaleza humana querer comenzar a trabajar en una solución lo antes posible y descuidar la definición del verdadero problema a resolver. Sin embargo, un problema mal definido aumenta el riesgo de implementar una solución que no cumple completamente con los resultados esperados. Un problema no se puede resolver si no se comprende completamente.

El proceso de definir el problema suele ser un esfuerzo de grupo. Comienza con una reunión con las partes interesadas, los clientes y / o los usuarios afectados por el problema (si es posible) y conociendo sus puntos débiles. Dado que las personas a menudo tienen dificultades para comunicar sus problemas de manera efectiva, particularmente a alguien fuera del proceso, es útil hacer una serie de preguntas sobre el "por qué" hasta que se identifique el razonamiento subyacente. Este método, conocido como los " 5 por qué ", ayuda a profundizar en el problema central, ya que muchas de las frustraciones experimentadas podrían ser meros síntomas del problema real. Hacer estas preguntas adicionales, así como parafrasear lo que dijo la parte interesada, demuestra cierto grado de empatía y comprensión del problema.

La información recopilada de estas entrevistas iniciales es solo una parte del análisis del problema. Muchas veces el problema se extiende a múltiples áreas o funciones que las partes interesadas, clientes y usuarios desconocen. También pueden estar familiarizados con lo que está sucediendo en la superficie, pero no necesariamente con la causa subyacente. Por lo tanto, es igualmente esencial recopilar conocimientos, información y conocimientos de los miembros del equipo del proyecto y de los expertos en la materia relacionados con el problema. Es posible que también sea necesario consultar materiales de investigación adicionales, incluidas instrucciones de trabajo, manuales de usuario, especificaciones de productos, diagramas de flujo de trabajo y planes de proyectos anteriores. Como la mayoría de las otras etapas del proyecto de mejora de procesos, la definición del problema suele ser iterativa, ya que pueden ser necesarias varias rondas de discusiones para obtener una imagen completa.

Una vez que se comprende el problema y se aclaran las circunstancias que impulsaron el inicio del proyecto, es el momento de escribir el enunciado del problema.

Escribir el enunciado del problema

La declaración del problema se utilizará para obtener el apoyo y la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas. Como tal, debe estar orientado a la acción. Más importante aún, el enunciado del problema debe redactarse de forma clara y precisa para obtener resultados satisfactorios. Una declaración de problema incorrecta o mal elaborada dará lugar a una solución defectuosa, así como a una pérdida de tiempo, dinero y recursos.

Hay varios elementos básicos que se pueden incorporar en cada declaración de problema para disminuir el riesgo de fracaso del proyecto. Primero, el enunciado del problema debe centrarse en el usuario final . Un error común es centrarse en "cómo" se resolverá un problema en lugar de en la brecha actual. En segundo lugar, el planteamiento del problema no debería ser demasiado amplio. Una ventaja de utilizar el enfoque de los "5 por qué" es que evita la simplicidad excesiva al proporcionar los detalles necesarios para comprender el problema y desarrollar una solución adecuada. Finalmente, el enunciado del problema no debería ser demasiado estrecho. El sesgo de solución sofoca la creatividad que surge mientras se realiza una lluvia de ideas sobre una solución, lo que puede resultar en una experiencia menos que óptima para el usuario.

Es útil diseñar y seguir un formato específico al escribir una declaración de problema. Si bien existen varias opciones para hacer esto, la siguiente es una plantilla simple y directa que se usa a menudo en Business Analysis para mantener el enfoque en la definición del problema.

  1. IDEAL: Esta sección se utiliza para describir el estado deseado o “futuro” del proceso o producto. Identifica los objetivos de las partes interesadas y los clientes, y también ayuda a definir el alcance. En general, esta sección debe ilustrar cómo se vería el entorno esperado una vez que se implemente la solución.
  2. REALIDAD: Esta sección se utiliza para describir el estado actual o "tal cual" del proceso o producto. Explica los puntos débiles expresados ​​por las partes interesadas y los clientes. También debe incluir los conocimientos y la experiencia del equipo del proyecto y los expertos en la materia proporcionados durante el análisis del problema.
  3. CONSECUENCIAS: Esta sección se utiliza para describir los impactos en el negocio si el problema no se soluciona o mejora. Esto incluye los costos asociados con la pérdida de dinero, tiempo, productividad, ventaja competitiva, etc. La magnitud de estos efectos también ayudará a determinar la prioridad del proyecto.
  4. PROPUESTA: Esta sección se utiliza para describir posibles soluciones. Una vez que se hayan completado, comprendido y aprobado las secciones de ideal, realidad y consecuencias, el equipo del proyecto puede comenzar a ofrecer opciones para resolver el problema. También puede incluir sugerencias de las partes interesadas y los clientes, aunque se necesitarán más discusiones e investigaciones antes de que se pueda determinar un curso de acción específico.

Seguir este formato dará como resultado un documento viable que todas las partes pueden utilizar para comprender el problema y obtener los requisitos que conducirán a una solución ganadora.

Ejemplo

Los enunciados de problemas pueden variar en longitud, dependiendo de la complejidad del problema. El siguiente es un ejemplo de un enunciado de problema simple para la creación de una capacidad de inicio de sesión único:

IDEAL:

Idealmente, nuestros usuarios podrían iniciar sesión en sus computadoras portátiles y luego tener acceso automáticamente a todas las aplicaciones que necesitan usar.

REALIDAD :

En realidad, utilizamos al menos tres aplicaciones todos los días para realizar nuestro trabajo. Cada aplicación está protegida por una contraseña con diferentes requisitos de longitud de nombre de usuario y contraseña. Las contraseñas también caducan en diferentes momentos.

CONSECUENCIAS :

  • Los usuarios pierden aproximadamente 2 minutos por día iniciando sesión en múltiples aplicaciones (tomemos si hay 500 usuarios y luego 500 usuarios * 2 minutos por día = 1000 minutos en productividad perdida; 1000 minutos = 16.67 horas por día * $ 75 / hr = $ 1250 por día) .
  • Helpdesk resuelve aproximadamente 6000 llamadas por año para restablecer contraseñas olvidadas y desbloquear cuentas.
  • Riesgo de seguridad, ya que los usuarios seguirán escribiendo nombres de usuario y contraseñas en notas adhesivas en sus escritorios.

PROPUESTA

Tener una colaboración de desarrollo de software, administración de red y partes interesadas del negocio para evaluar posibles soluciones para una capacidad de inicio de sesión único.

Referencias

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