Problemstellung - Problem statement

Eine Problembeschreibung ist eine prägnante Beschreibung eines zu behandelnden Problems oder eines Zustands, der verbessert werden muss. Es identifiziert die Lücke zwischen dem aktuellen (Problem-)Zustand und dem gewünschten (Ziel-)Zustand eines Prozesses oder Produkts. Konzentriert auf die Fakten, sollte die Problemstellung so gestaltet sein, dass sie die fünf Ws anspricht . Die erste Bedingung für die Lösung eines Problems ist das Verstehen des Problems, was durch eine Problemstellung erfolgen kann.

Problemstellungen werden von den meisten Unternehmen und Organisationen weit verbreitet Prozess ausführen Verbesserung Projekte. Eine einfache und klar definierte Problemstellung wird vom Projektteam verwendet, um das Problem zu verstehen und auf die Entwicklung einer Lösung hinzuarbeiten. Es wird dem Management auch spezifische Einblicke in das Problem geben, damit es geeignete projektbewilligende Entscheidungen treffen kann. Daher ist es entscheidend, dass die Problemstellung klar und eindeutig ist.

Zweck

Der Hauptzweck der Problembeschreibung besteht darin, das Problem zu identifizieren und zu erklären. Dazu gehört die Beschreibung der bestehenden Umgebung, wo das Problem auftritt und welche Auswirkungen es auf Benutzer, Finanzen und Nebenaktivitäten hat. Darüber hinaus wird die Problembeschreibung verwendet, um zu erklären, wie die erwartete Umgebung aussieht. Die Definition des gewünschten Zustands liefert eine Gesamtvision für den Prozess oder das Produkt. Es macht den Zweck für die Initiierung des Verbesserungsprojekts und die Ziele, die es erreichen soll, klar.

Eine weitere wichtige Funktion der Problemstellung ist die Verwendung als Kommunikationsgerät. Eine Problemstellung hilft dabei, die Zustimmung der Projektbeteiligten zu erhalten. Bevor das Projekt beginnt, überprüfen die Stakeholder das Problem und die Ziele werden in der Problemstellung genau beschrieben. Sobald diese Genehmigung eingegangen ist, überprüft das Projektteam sie, um sicherzustellen, dass jeder das vorliegende Problem versteht und was er zu erreichen versucht. Dies hilft auch, den Projektumfang zu definieren , wodurch das Projekt auf das Gesamtziel konzentriert bleibt.

Auf die Problembeschreibung wird während des gesamten Projekts Bezug genommen, um den Fokus innerhalb des Projektteams zu schaffen und zu überprüfen, ob es auf dem richtigen Weg bleibt. Am Ende des Projekts wird es erneut besucht, um zu bestätigen, dass die implementierte Lösung das Problem tatsächlich löst. Eine gut definierte Problembeschreibung kann auch bei der Durchführung einer Ursachenanalyse helfen, um zu verstehen, warum das Problem aufgetreten ist, und um sicherzustellen, dass Maßnahmen ergriffen werden können, um dies in Zukunft zu verhindern.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Problemstellung nicht die Lösung oder Methoden zum Erreichen der Lösung definiert. Die Problemstellung erkennt einfach die Lücke zwischen dem Problem- und Zielzustand. Man kann sagen, dass „ein gut formuliertes Problem halb gelöst ist“. Es gibt jedoch oft mehrere praktikable Lösungen für ein Problem. Erst nachdem die Problemstellung verfasst und vereinbart wurde, sollten die Lösung(en) besprochen und die daraus resultierende Vorgehensweise festgelegt werden.

Definition des Problems

Bevor die Problembeschreibung erstellt werden kann, muss das Problem definiert werden. Es liegt in der Natur des Menschen, so schnell wie möglich mit der Arbeit an einer Lösung beginnen zu wollen und dabei die Definition des eigentlichen zu lösenden Problems zu vernachlässigen. Ein schlecht definiertes Problem erhöht jedoch das Risiko, eine Lösung zu implementieren, die die erwarteten Ergebnisse nicht vollständig erfüllt. Ein Problem kann nicht gelöst werden, wenn es nicht vollständig verstanden wird.

Der Prozess der Problemdefinition ist oft eine Gruppenarbeit. Es beginnt mit einem Treffen mit den Stakeholdern, Kunden und/oder Benutzern, die von dem Problem betroffen sind (wenn möglich) und dem Kennenlernen ihrer Schwachstellen. Da Menschen oft Schwierigkeiten haben, ihre Probleme effektiv zu kommunizieren, insbesondere gegenüber jemandem außerhalb des Prozesses, ist es hilfreich, eine Reihe von „Warum“-Fragen zu stellen, bis die zugrunde liegende Begründung identifiziert ist. Diese Methode, bekannt als die " 5 Warum " , hilft dabei, das Kernproblem zu durchdringen, da viele der erlebten Frustrationen nur Symptome des eigentlichen Problems sein können. Das Stellen dieser zusätzlichen Fragen sowie das Umschreiben der Aussagen des Stakeholders zeigt ein gewisses Maß an Empathie und Verständnis für das Problem.

Die aus diesen Erstgesprächen gesammelten Informationen sind nur ein Teil der Problemanalyse. Häufig erstreckt sich das Problem auf mehrere Bereiche oder Funktionen, die den Interessengruppen, Kunden und Benutzern nicht bewusst sind. Sie können auch mit dem, was an der Oberfläche passiert, vertraut sein, aber nicht unbedingt mit der zugrunde liegenden Ursache. Daher ist es ebenso wichtig, Wissen, Informationen und Erkenntnisse von Projektteammitgliedern und Fachexperten bezüglich des Problems zu sammeln. Zusätzliche Forschungsmaterialien, einschließlich Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, Produktspezifikationen, Arbeitsablaufdiagramme und frühere Projektpläne, müssen möglicherweise ebenfalls konsultiert werden. Wie in den meisten anderen Phasen des Prozessverbesserungsprojekts ist die Definition des Problems oft iterativ, da mehrere Diskussionsrunden erforderlich sein können, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Sobald das Problem verstanden ist und die Umstände, die die Projektinitiierung vorantreiben, klar sind, ist es an der Zeit, die Problembeschreibung zu schreiben.

Schreiben der Problemstellung

Die Problemstellung wird verwendet, um Projektunterstützung und Zustimmung von Stakeholdern zu erhalten. Als solche muss es handlungsorientiert sein. Noch wichtiger ist, dass die Problembeschreibung klar und genau geschrieben werden muss, um erfolgreiche Ergebnisse zu liefern. Eine schlecht formulierte oder falsche Problembeschreibung führt zu einer fehlerhaften Lösung sowie zu Zeit-, Geld- und Ressourcenverschwendung.

Es gibt mehrere grundlegende Elemente, die in jede Problembeschreibung eingebaut werden können, um das Risiko eines Projektfehlers zu verringern. Erstens muss sich die Problembeschreibung auf den Endbenutzer konzentrieren . Ein häufiger Fehler besteht darin, sich darauf zu konzentrieren, „wie“ ein Problem gelöst wird, und nicht auf die aktuelle Lücke. Zweitens sollte die Problemstellung nicht zu weit gefasst sein. Ein Vorteil des „5 Why“-Ansatzes besteht darin, dass er allzu einfach vermeidet, indem er die Details liefert, die für das Verständnis des Problems und die Entwicklung einer geeigneten Lösung erforderlich sind. Schließlich sollte die Problemstellung nicht zu eng sein. Der Lösungsbias erstickt die Kreativität, die beim Brainstorming einer Lösung entsteht, was zu einer nicht optimalen Erfahrung für den Benutzer führen kann.

Es ist nützlich, beim Schreiben einer Problemstellung ein bestimmtes Format zu entwerfen und zu befolgen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, aber die folgende ist eine einfache und unkomplizierte Vorlage, die häufig in Business Analysis verwendet wird, um sich auf die Definition des Problems zu konzentrieren.

  1. IDEAL: Dieser Abschnitt wird verwendet, um den gewünschten oder „zu sein“-Zustand des Prozesses oder Produkts zu beschreiben. Es identifiziert die Ziele der Stakeholder und Kunden und hilft bei der Definition des Umfangs. Im Großen und Ganzen sollte dieser Abschnitt veranschaulichen, wie die erwartete Umgebung aussehen würde, wenn die Lösung implementiert ist.
  2. REALITÄT: Dieser Abschnitt wird verwendet, um den aktuellen oder Ist- Zustand des Prozesses oder Produkts zu beschreiben. Es erklärt die von den Stakeholdern und Kunden geäußerten Pain Points. Es sollte auch die Erkenntnisse und das Fachwissen des Projektteams und der Fachexperten umfassen, die während der Problemanalyse bereitgestellt wurden.
  3. FOLGEN: In diesem Abschnitt werden die Auswirkungen auf das Geschäft beschrieben, wenn das Problem nicht behoben oder verbessert wird. Dazu gehören Kosten, die mit dem Verlust von Geld, Zeit, Produktivität, Wettbewerbsvorteilen usw. verbunden sind. Das Ausmaß dieser Auswirkungen wird auch dazu beitragen, die Priorität des Projekts zu bestimmen.
  4. VORSCHLAG: In diesem Abschnitt werden mögliche Lösungen beschrieben. Sobald die Abschnitte Ideal, Realität und Konsequenzen abgeschlossen, verstanden und genehmigt wurden, kann das Projektteam beginnen, Optionen zur Lösung des Problems anzubieten. Es kann auch Vorschläge von Interessengruppen und Kunden enthalten, obwohl weitere Diskussionen und Forschung erforderlich sind, bevor eine bestimmte Vorgehensweise festgelegt werden kann.

Die Befolgung dieses Formats führt zu einem praktikablen Dokument, das von allen Parteien verwendet werden kann, um das Problem zu verstehen und Anforderungen zu ermitteln, die zu einer erfolgreichen Lösung führen.

Beispiel

Problembeschreibungen können je nach Komplexität des Problems unterschiedlich lang sein. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine einfache Problemstellung für die Erstellung einer Single Sign-On-Funktion:

IDEAL:

Im Idealfall können sich unsere Benutzer bei ihren Laptops anmelden und haben dann automatisch Zugriff auf alle Anwendungen, die sie verwenden müssen.

WIRKLICHKEIT :

In Wirklichkeit nutzen wir jeden Tag mindestens drei Anwendungen, um unsere Arbeit zu erledigen. Jede Anwendung ist durch ein Passwort mit unterschiedlichen Anforderungen an Benutzername und Passwortlänge geschützt. Passwörter laufen auch zu unterschiedlichen Zeiten ab.

FOLGEN :

  • Benutzer verschwenden ungefähr 2 Minuten pro Tag mit der Anmeldung bei mehreren Anwendungen (Nehmen wir an, wenn 500 Benutzer vorhanden sind, dann 500 Benutzer * 2 Minuten pro Tag = 1000 Minuten an Produktivitätsverlust; 1000 Minuten = 16,67 Stunden pro Tag * 75 USD / Stunde = 1250 USD pro Tag) .
  • Helpdesk löst ungefähr 6000 Anrufe pro Jahr, um vergessene Passwörter zurückzusetzen und Konten zu entsperren.
  • Sicherheitsrisiko, da Benutzer weiterhin Benutzernamen und Passwörter auf Haftnotizen auf ihren Schreibtischen schreiben.

VORSCHLAG

Arbeiten Sie mit einem S/W-Entwickler, der Netzwerkadministration und den Geschäftsbeteiligten zusammen, um potenzielle Lösungen für eine Single-Sign-On-Funktion zu evaluieren.

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