Správa úkolů - Task management

Nesmí být zaměňována se Správcem úloh .

Správa úkolů je proces správy úkolu během jeho životního cyklu. Zahrnuje plánování, testování, sledování a podávání zpráv. Správa úkolů může pomoci buď jednotlivcům dosáhnout cílů, nebo skupiny jednotlivců spolupracovat a sdílet znalosti pro dosažení kolektivních cílů. Úkoly se také liší složitostí, od nízké po vysokou.

Efektivní správa úkolů vyžaduje správu všech aspektů úkolu, včetně jeho stavu, priority, času, přiřazení lidských a finančních zdrojů, opakování, závislosti , oznámení atd. Lze je široce soustředit dohromady do základních činností správy úkolů.

Správa více jednotlivců nebo týmových úkolů může být nápomocna specializovaným softwarem, například softwarem pro pracovní postup nebo řízení projektů .

Správa úkolů může být součástí projektového řízení a řízení procesů a může sloužit jako základ pro efektivní pracovní postup v organizaci. Projektoví manažeři, kteří dodržují řízení orientované na úkoly, mají podrobný a aktuální harmonogram projektu a obvykle se jim daří usměrňovat členy týmu a posouvat projekt kupředu.

Životní cyklus úkolu

Stav úkolů lze popsat následujícími stavy:

  • Připraven
  • Přiřazeno
  • Ukončeno
  • Platnost vypršela
  • Přeposlané
  • Spuštěno
  • Hotovo
  • Ověřeno
  • Pozastaveno
  • Selhalo

Následující diagram stavu stroje popisuje různé stavy úkolu během jeho životního cyklu. Na tento diagram odkazuje společnost IBM . Zde najdete aktuálnější strojový diagram stavu úlohy použitelný pro moderní metodu kontinuálního doručování .

TaskLifeCycle.png

Činnosti podporované úkoly

Řízení úkolů jako disciplína zahrnuje několik klíčových činností. Existují různá koncepční členění, která na vysoké úrovni vždy zahrnují kreativní, funkční, projektové, výkonové a servisní činnosti.

  • Kreativní činnosti se týkají vytváření úkolů. V kontextu by to mělo umožnit plánování úkolů, brainstorming, tvorbu, vypracování, vyjasnění, organizaci, redukci, cílení a předběžné stanovení priorit.
  • Funkční činnosti se týkají personálních, prodejních, kvalitativních nebo jiných oblastí řízení za konečným účelem zajištění výroby konečného zboží a služeb pro dodání zákazníkům. V kontextu by to mělo umožnit plánování, podávání zpráv, sledování, stanovení priorit, konfiguraci, delegování a správu úkolů.
  • Projektové činnosti se týkají plánování a vykazování času a nákladů. Ty mohou zahrnovat více funkčních aktivit, ale jsou vždy větší a účelnější než součet jeho částí. V kontextu by aktivity projektu měly umožnit rozdělení úkolů projektu, také známé jako struktura rozdělení práce , přidělování úkolů, inventář napříč projekty a souběžný přístup k databázím úkolů.
  • Servisní činnosti se týkají poskytování klientských a interních služeb společnosti, včetně správy vztahů se zákazníky a správy znalostí. V kontextu by tyto měly umožnit připojení souborů a odkazy na úkoly, správu dokumentů, správu přístupových práv, inventář záznamů klientů a zaměstnanců, správu objednávek a hovorů a úkoly s poznámkami.
  • Výkonnostní činnosti se týkají sledování výkonu a plnění zadaných úkolů. V kontextu by to mělo umožnit sledování podle času, kontroly nákladů, zúčastněných stran a priority; grafy, exportovatelné zprávy, aktualizace stavu, úpravy termínů a protokolování aktivit.
  • Reportingové aktivity se týkají prezentace informací o dalších pěti uvedených aktivitách, včetně grafického zobrazení.

Software pro správu úkolů

Viz také: Kategorie: Software pro správu úloh

Softwarových nástrojů pro správu úloh je na trhu mnoho. Některé jsou zdarma; jiné určené pro účely nasazení v celém podniku. Některé jsou jednoduché seznamy úkolů, zatímco jiné se mohou pochlubit mimo jiné funkcí pro vytváření úkolů, vizualizací a oznámení v rámci celého podniku. Správu úloh používají malé až Fortune 100 velké společnosti. Podporuje jednoduché individuální projekty pro činnosti správy podnikových úkolů.

Projekt softwaru pro správu , kalandrováním software a workflow software také často poskytují software pro správu úloh s pokročilou podporu činností pro správu úloh a odpovídajících rozměrů softwarového prostředí, s vratným nesčetné projektu a výkonu činností zabudovaných do většiny softwaru pro správu produktů dobré podnikové úrovni úloh.

Softwarové dimenze křižující téměř všechny řady produktů pro správu úkolů zahrnují vytváření úkolů, vizualizaci úkolů, upozornění, přiřazování zdrojů, kompatibilitu, konfigurovatelnost , škálovatelnost a reporting

  • Vytváření úkolů zahrnuje možnosti spolupráce při přeměně myšlenek na činy (úkoly). To zahrnuje činnosti zahrnuté v definování úkolu a zahrnuje spolupráci potřebnou v procesu plánování.
  • Vizualizace úkolů zahrnuje prezentaci úkolů, nejčastěji formou času a seznamů. Prioritní vizualizace zahrnuje klasifikaci (např. Rozpočet, čas, zúčastněné strany) a mechanismus (např. Barevný kód nebo text). Kalendář zahrnuje plánování (např. Dostupnost, schůzky, schůzky a další potenciální konflikty) a oznámení.
  • Oznámení zahrnují konfigurovatelná nastavení pro informování o minulých, současných a čekajících termínech.
  • Přiřazování zdrojů zahrnuje schopnost delegovat úkoly a nástroje jednomu nebo více lidem.
  • Kompatibilita zahrnuje schopnost prostředí pro správu úloh připojit se k jiným systémům, softwaru a prostředím. Obsahuje nastavení struktury a omezení komunikace přecházející z prostředí správy úloh do jiného softwaru, systémů a prostředí.
  • Konfigurovatelnost zahrnuje možnost přidávat, odebírat a spravovat funkce a použitelnost v prostředích správy úkolů.
  • Škálovatelnost zahrnuje schopnost řádně provést úkol, když je provedena změna v počtu uživatelů, aby byly splněny požadavky konkrétního úkolu.
  • Reporting zahrnuje prezentaci informací zobrazením buď v tabulkovém nebo grafickém zobrazení.

Viz také

Reference