Schimb electronic de date - Electronic data interchange

Schimbul electronic de date ( EDI ) este conceptul de afaceri care comunică electronic informații care erau comunicate în mod tradițional pe hârtie, cum ar fi comenzile de cumpărare și facturile. Există standarde tehnice pentru EDI pentru a facilita părților care tranzacționează astfel de instrumente fără a trebui să facă aranjamente speciale.

EDI a existat cel puțin de la începutul anilor 70 și există multe standarde EDI (inclusiv X12 , EDIFACT , ODETTE etc.), dintre care unele se adresează nevoilor industriilor sau regiunilor specifice. De asemenea, se referă în mod specific la o familie de standarde. În 1996, Institutul Național de Standarde și Tehnologie a definit schimbul electronic de date ca „schimbul de la computer la computer de mesaje strict formatate care reprezintă alte documente decât instrumentele monetare. EDI implică o succesiune de mesaje între două părți, oricare dintre ele poate servi ca inițiator sau destinatar. Datele formatate care reprezintă documentele pot fi transmise de la inițiator la destinatar prin intermediul telecomunicațiilor sau transportate fizic pe suport de stocare electronic. " A distins simpla comunicare electronică sau schimbul de date, specificând că „în EDI, procesarea obișnuită a mesajelor primite este doar pe computer. Intervenția umană în procesarea unui mesaj primit este de obicei destinată numai condițiilor de eroare, pentru revizuirea calității și pentru De exemplu, transmiterea datelor binare sau textuale nu este EDI așa cum este definită aici, cu excepția cazului în care datele sunt tratate ca unul sau mai multe elemente de date ale unui mesaj EDI și nu sunt destinate în mod normal interpretării umane ca parte a procesării online a datelor. " Pe scurt, EDI poate fi definit ca transferul de date structurate, prin standarde de mesaj agreate, de la un sistem computerizat la altul fără intervenția umană.

Istorie

La fel ca multe alte tehnologii informaționale timpurii, EDI a fost inspirat de evoluțiile în logistica militară . Complexitatea transportului aerian din Berlin din 1948 a necesitat dezvoltarea unor concepte și metode pentru a schimba, uneori peste un modem teletip de 300 baud , cantități mari de date și informații despre mărfurile transportate. Aceste concepte inițiale au modelat ulterior primele standarde TDCC (Transport Data Coordinating Committee) din SUA. Printre primele sisteme integrate care utilizează EDI s-au numărat Freight Control Systems. Un astfel de sistem în timp real a fost London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) de la Aeroportul Heathrow, Londra, Marea Britanie, în 1971. Implementând metoda de introducere directă a comercianților (DTI), a permis agenților de expediere să introducă informații direct în sistemul de procesare vamală. , reducând timpul pentru degajare. Creșterea traficului maritim și a problemelor vamale similare celor experimentate pe aeroportul Heathrow au dus la implementarea sistemelor DTI în porturi individuale sau grupuri de porturi în anii 1980.

Standarde

EDI oferă o bază tehnică pentru „conversațiile” comerciale automate între două entități, fie interne, fie externe. Termenul EDI cuprinde întregul proces de schimb electronic de date, inclusiv transmiterea, fluxul de mesaje, formatul documentului și software-ul folosit pentru interpretarea documentelor. Cu toate acestea, standardele EDI descriu formatul riguros al documentelor electronice, iar standardele EDI au fost concepute, inițial în industria auto, pentru a fi independente de tehnologiile de comunicații și software.

Documentele EDI conțin în general aceleași informații care ar putea fi găsite în mod normal într-un document pe hârtie utilizat pentru aceeași funcție organizațională. De exemplu, o comandă de expediere din depozit EDI 940 este utilizată de un producător pentru a spune unui depozit să expedieze produsul către un comerciant cu amănuntul. De obicei, are o adresă „de expediere”, o adresă „de facturare” și o listă de numere de produse (de obicei un UPC ) și cantități. Un alt exemplu este setul de mesaje între vânzători și cumpărători, cum ar fi cererea de ofertă (RFQ), oferta ca răspuns la RFQ, comanda de cumpărare, confirmarea comenzii de cumpărare, notificarea de expediere, primirea de sfaturi, facturi și sfaturi de plată. Cu toate acestea, EDI nu se limitează doar la date comerciale legate de comerț, ci cuprinde toate domeniile, cum ar fi medicina (de exemplu, dosarele pacienților și rezultatele de laborator), transportul (de exemplu, informații despre containere și modale), inginerie și construcții etc. În unele cazuri, EDI va fi utilizat pentru a crea un nou flux de informații despre afaceri (care nu era un flux de hârtie înainte). Acesta este cazul Notificării avansate de expediere (ASN), care a fost conceput pentru a informa receptorul despre o expediere, mărfurile care urmează să fie primite și modul în care mărfurile sunt ambalate. Acest lucru este completat mai departe cu utilizarea expedierii a etichetelor de expediere care conțin un cod de bare GS1-128 care face referire la numărul de urmărire al expedierii.

Unele seturi majore de standarde EDI:

  • ONU -Recomandat / EDIFACT este singurul standard internațional și este în afara predominantă a Americii de Nord.
  • US standard de ANSI ASC X12 (X12) este predominant în America de Nord.
  • Setul de standarde GS1 EDI a dezvoltat GS1 predominant în lanțul global de aprovizionare
  • Standardul TRADACOMS dezvoltat de ANA (Asociația Numărului Articolelor acum cunoscut sub numele de GS1 UK ) este predominant în industria de retail din Marea Britanie .
  • Standardul ODETTE utilizat în industria auto europeană
  • Standardul VDA utilizat în industria auto europeană, în principal în Germania
  • HL7 , un standard de interoperabilitate semantică utilizat pentru datele de sănătate.
  • HIPAA , Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), necesită ca milioane de entități din domeniul sănătății care transmit date să utilizeze EDI într-un format standard HIPAA.
  • IATA Cargo-IMP , IATA Cargo-IMP reprezintă procedurile de mesaje de schimb de mărfuri ale Asociației Internaționale a Transportului Aerian. Este un standard EDI bazat pe EDIFACT creat pentru a automatiza și standardiza schimbul de date între companiile aeriene și alte părți.
  • NCPDP Script , SCRIPT este un standard dezvoltat și menținut de Consiliul Național pentru Programe de Medicamente pe bază de Prescripție (NCPDP). Standardul definește documentele pentru transmiterea electronică a prescripțiilor medicale în Statele Unite.
  • Standardul de telecomunicații NCPDP include tranzacții pentru verificarea eligibilității, facturarea cererilor și serviciilor, predeterminarea beneficiilor, autorizarea prealabilă și raportarea informațiilor și este utilizat în principal în Statele Unite.
  • Edig @ s (EDIGAS) este un standard care se ocupă de comerț, transport (prin conducte sau containere) și stocarea gazului.

Multe dintre aceste standarde au apărut pentru prima dată la începutul până la mijlocul anilor 1980. Standardele prescriu formatele, seturile de caractere și elementele de date utilizate în schimbul de documente și formulare comerciale. Lista completă de documente X12 include toate documentele comerciale majore, inclusiv comenzile de cumpărare și facturile.

Standardul EDI prescrie informații obligatorii și opționale pentru un anumit document și oferă regulile pentru structura documentului. Standardele sunt precum codurile de construcție. La fel cum două bucătării pot fi construite „ pentru a codifica ”, dar arată complet diferit, două documente EDI pot urma același standard și conțin seturi diferite de informații. De exemplu, o companie alimentară poate indica data de expirare a unui produs, în timp ce un producător de haine ar alege să trimită informații despre culoare și dimensiune.

Protocoale de transmisie

EDI poate fi transmis utilizând orice metodologie agreată de expeditor și destinatar, dar pe măsură ce mai mulți parteneri comerciali au început să folosească internetul pentru transmisie, au apărut protocoale standardizate.

Aceasta include o varietate de tehnologii, inclusiv:

Când unii oameni au comparat protocolul sincron cu modemurile de 2400 biți / s, dispozitivele CLEO și rețelele cu valoare adăugată utilizate pentru a transmite documente EDI la transmiterea prin Internet, au echivalat tehnologiile non-Internet cu EDI și au prezis în mod eronat că EDI în sine va fi înlocuit împreună cu tehnologiile non-Internet. În majoritatea cazurilor, aceste metode de transmisie non-internet sunt pur și simplu înlocuite de protocoale Internet , cum ar fi FTP, HTTP, telnet și e-mail, dar documentele EDI în sine rămân în continuare.

În 2002, IETF a publicat RFC 3335, oferind o metodă standardizată și sigură de transfer a datelor EDI prin e-mail. La 12 iulie 2005, un grup de lucru IETF a ratificat RFC4130 pentru transferurile HTTP EDIINT (aka AS2 ) bazate pe MIME , iar IETF a pregătit un RFC similar pentru transferurile FTP (aka AS3 ). EDI prin intermediul serviciilor web (alias AS4 ) a fost, de asemenea, standardizat de către organismul de standarde OASIS. În timp ce unele transmisii EDI s-au mutat la aceste protocoale mai noi, furnizorii de rețele cu valoare adăugată rămân activi.

Internet

Pe măsură ce mai multe organizații s-au conectat la Internet, în cele din urmă majoritatea sau toate EDI au fost împinse. Inițial, acest lucru se făcea prin convenții ad hoc, cum ar fi FTP necriptat de fișiere text ASCII într-un anumit folder de pe o anumită gazdă, permis doar de la anumite adrese IP. Cu toate acestea, IETF a publicat mai multe documente informaționale („Declarațiile de aplicabilitate”; a se vedea mai jos sub Protocoale ) care descriu modalități de utilizare a protocoalelor Internet standard pentru EDI.

Începând din 2002, Walmart a împins AS2 pentru EDI. Datorită prezenței sale semnificative în lanțul global de aprovizionare, AS2 a devenit o abordare adoptată în mod obișnuit pentru EDI.

Specificații

Organizațiile care trimit sau primesc documente între ele sunt denumite „parteneri comerciali” în terminologia EDI. Partenerii comerciali sunt de acord cu privire la informațiile specifice care trebuie transmise și la modul în care ar trebui utilizate. Acest lucru se face în specificații care pot fi citite de om (numite și Ghiduri de implementare a mesajelor). În timp ce standardele sunt similare codurilor de construcție, specificațiile sunt similare cu planurile. (Specificația poate fi, de asemenea, numită „mapare”, dar termenul de mapare este de obicei rezervat pentru instrucțiuni specifice citite de mașini date software-ului de traducere.) „Huburile” de tranzacționare mai mari au Ghiduri de implementare a mesajelor existente care reflectă procesele lor de afaceri pentru procesarea EDI și de obicei nu sunt dispuși să își modifice practicile de afaceri EDI pentru a satisface nevoile partenerilor lor comerciali. Adesea, într-o companie mare, aceste linii directoare EDI vor fi scrise pentru a fi suficient de generice pentru a fi utilizate de diferite sucursale sau divizii și, prin urmare, vor conține informații care nu sunt necesare pentru un anumit schimb de documente comerciale. Pentru alte companii mari, acestea pot crea linii directoare EDI separate pentru fiecare sucursală / divizie.

Transmisie: EDI directe și VAN-uri

Partenerii comerciali sunt liberi să folosească orice metodă pentru transmiterea documentelor (așa cum este descris mai sus în secțiunea Protocoale de transmisie). În plus, pot interacționa direct sau printr-un intermediar.

EDI direct: de la egal la egal

Partenerii comerciali se pot conecta direct între ei. De exemplu, un producător auto ar putea menține un pool de modem în care toți sutele sale de furnizori trebuie să apeleze pentru a efectua EDI. Cu toate acestea, dacă un furnizor face afaceri cu mai mulți producători, poate fi necesar să achiziționeze un modem diferit (sau un dispozitiv VPN etc.) și un software diferit pentru fiecare.

Pe măsură ce EDI și tehnologia web au evoluat, au apărut noi tehnologii software EDI pentru a facilita EDI direct (cunoscut și sub denumirea de la punct la punct) între partenerii comerciali . Software-ul EDI modern poate facilita schimburile utilizând orice număr de protocoale diferite de transmitere a fișierelor și standarde pentru documentele EDI, reducând costurile și barierele la intrare.

Rețele cu valoare adăugată

Pentru a soluționa limitările adoptării de la egal la egal a EDI, VAN-urile (rețelele cu valoare adăugată) au fost înființate cu zeci de ani în urmă. Un VAN acționează ca un birou poștal regional. Acesta primește tranzacții, examinează informațiile „de la” și „la” și direcționează tranzacția către destinatarul final. VAN-urile pot furniza o serie de servicii suplimentare, de exemplu retransmiterea documentelor, furnizarea de informații de audit terță parte, acționând ca o poartă de acces pentru diferite metode de transmisie și gestionarea suportului pentru telecomunicații. Datorită acestor servicii și a altor servicii pe care le oferă VAN-urile, companiile folosesc frecvent un VAN chiar și atunci când ambii parteneri comerciali folosesc protocoale bazate pe internet. Centrele de servicii medicale îndeplinesc multe dintre aceleași funcții ca un VAN, dar au restricții legale suplimentare.

VAN-urile pot fi operate de diferite entități:

  • companii de telecomunicații;
  • consorții de grupuri industriale;
  • o companie mare care interacționează cu furnizorii / furnizorii săi;
  • furnizori de servicii gestionate.

Costuri, compromisuri și implementare

Este important să rețineți că există compromisuri cheie între VAN-uri și EDI direct și, în multe cazuri, organizațiile care fac schimb de documente EDI pot de fapt să le utilizeze atât în ​​mod concertat, pentru diferite aspecte ale implementărilor lor EDI. De exemplu, în SUA, majoritatea schimburilor de documente EDI utilizează AS2, deci o configurare EDI directă pentru AS2 poate avea sens pentru o organizație din SUA. Dar adăugarea de capabilități OFTP2 pentru a comunica cu un partener european poate fi dificilă, astfel încât un VAN ar putea avea sens să gestioneze acele tranzacții specifice, în timp ce EDI direct este utilizat pentru tranzacțiile AS2.  

În multe moduri, un VAN acționează ca un furnizor de servicii, simplificând o mare parte din configurare pentru organizațiile care doresc să inițieze EDI. Datorită faptului că multe organizații care încep cu EDI fac adesea acest lucru pentru a îndeplini cerințele unui client sau partener și, prin urmare, nu au expertiză internă în domeniul EDI, un VAN poate fi un atu valoros.

Cu toate acestea, VAN-urile pot avea costuri ridicate. VAN-urile percep de obicei o taxă de tranzacție pe document sau chiar pe linie pentru procesarea tranzacțiilor EDI ca serviciu în numele clienților lor. Acesta este motivul predominant pentru care multe organizații implementează, de asemenea, o soluție software EDI sau, în cele din urmă, migrează la una pentru o parte sau pentru toată EDI-ul lor.

Pe de altă parte, implementarea software-ului EDI poate fi un proces dificil, în funcție de complexitatea cazului de utilizare, tehnologiile implicate și disponibilitatea expertizei EDI. În plus, există cerințe de întreținere și actualizări permanente de luat în considerare. De exemplu, maparea EDI este una dintre cele mai provocatoare sarcini de management EDI. Companiile trebuie să dezvolte și să întrețină hărți EDI pentru fiecare dintre partenerii lor comerciali (și, uneori, mai multe hărți EDI pentru fiecare partener comercial pe baza cerințelor lor de îndeplinire a comenzilor). Cerințele EDI se pot modifica de mai multe ori pe an. De fiecare dată când se modifică o cerință EDI, echipa internă trebuie să actualizeze hărțile.

Alte sarcini EDI consumatoare de timp includ comunicarea cu partenerii comerciali, depanarea erorilor EDI și testarea EDI.

Pentru a rezolva aceste probleme, multe organizații cu echipe IT mai puțin robuste - sau fără profesioniști IT - lucrează cu un furnizor EDI cu servicii complete. Furnizorii EDI cu servicii complete își asumă proprietatea asupra gestionării cerințelor EDI și asigurării conformității permanente.

Interpretarea datelor

Software-ul de traducere EDI oferă interfața dintre sistemele interne și formatul EDI trimis / primit. Pentru un document „de intrare”, soluția EDI va primi fișierul (fie printr-o rețea cu valoare adăugată sau utilizând direct protocoale precum FTP sau AS2), va prelua fișierul EDI primit (denumit în mod obișnuit „plic”) și validați că partenerul comercial care trimite fișierul este un partener comercial valid, că structura fișierului respectă standardele EDI și că câmpurile individuale de informații sunt conforme cu standardele convenite. De obicei, traducătorul va crea fie un fișier cu lungime fixă, lungime variabilă sau format etichetat XML, fie va „tipări” documentul EDI primit (pentru medii EDI neintegrate). Următorul pas este de a converti / transforma fișierul creat de traducător într-un format care poate fi importat în sistemele de afaceri, aplicații sau ERP ale unei companii. Acest lucru poate fi realizat utilizând un program personalizat, un „maper” proprietar integrat sau un „maper” grafic integrat bazat pe standarde, utilizând un limbaj standard de transformare a datelor, cum ar fi XSLT . Ultimul pas este să importați fișierul transformat (sau baza de date) în sistemul back-end al companiei.

Pentru un document „de ieșire”, procesul pentru EDI integrat este de a exporta un fișier (sau de a citi o bază de date) din sistemele de informații ale unei companii și de a transforma fișierul în formatul adecvat pentru traducător. Software-ul de traducere va „valida” fișierul EDI trimis pentru a se asigura că respectă standardul convenit de partenerii comerciali, va converti fișierul în format „EDI” (adăugând identificatorii și structurile de control corespunzătoare) și va trimite fișierul la tranzacționare partener (folosind protocolul de comunicații adecvat).

O altă componentă critică a oricărui software de traducere EDI este un „audit” complet al tuturor etapelor pentru mutarea documentelor de afaceri între parteneri comerciali. Auditul asigură că orice tranzacție (care în realitate este un document comercial) poate fi urmărită pentru a se asigura că nu se pierd. În cazul în care un comerciant cu amănuntul trimite un ordin de cumpărare unui furnizor, dacă ordinul de cumpărare este „pierdut” oriunde în procesul de afaceri, efectul este devastator pentru ambele companii. Pentru furnizor, aceștia nu îndeplinesc comanda, deoarece nu au primit-o, pierzând astfel afacerea și deteriorând relația de afaceri cu clientul lor de retail. Pentru comerciantul cu amănuntul, acestea au o întrerupere a stocului, iar efectul este pierderea vânzărilor, reducerea serviciului pentru clienți și, în cele din urmă, profituri mai mici.

În terminologia EDI, „intrare” și „ieșire” se referă la direcția de transmitere a unui document EDI în raport cu un anumit sistem, nu la direcția mărfurilor, a banilor sau a altor lucruri reprezentate de document. De exemplu, un document EDI care spune unui depozit să efectueze o expediere de ieșire este un document de intrare în raport cu sistemul informatic al depozitului. Este un document de ieșire în legătură cu producătorul sau distribuitorul care a transmis documentul.

Avantajele față de sistemele de hârtie

EDI și alte tehnologii similare economisesc bani companiei oferind o alternativă sau înlocuind fluxurile de informații care necesită o mare cantitate de interacțiune umană și documente pe hârtie. Chiar și atunci când documentele pe hârtie sunt menținute în paralel cu schimbul EDI, de exemplu, manifestele de expediere tipărite, schimbul electronic și utilizarea datelor din acel schimb reduc costurile de manipulare a sortării, distribuției, organizării și căutării documentelor pe hârtie. EDI și tehnologii similare permit unei companii să profite de avantajele stocării și manipulării electronice a datelor fără costul introducerii manuale. Un alt avantaj al EDI este posibilitatea de a reduce sau elimina erorile manuale de introducere a datelor, cum ar fi erorile de expediere și facturare, deoarece EDI elimină necesitatea de a re-introduce documente pe partea de destinație. Un avantaj foarte important al EDI față de documentele pe hârtie este viteza în care partenerul comercial primește și încorporează informațiile în sistemul lor, reducând foarte mult timpii ciclului. Din acest motiv, EDI poate fi o componentă importantă a sistemelor de producție just-in-time.

Conform raportului Aberdeen din 2008 „O comparație a activării furnizorilor în întreaga lume”, doar 34% din comenzile de cumpărare sunt transmise electronic în America de Nord. În EMEA , 36% din comenzi sunt transmise electronic, iar în APAC , 41% din comenzi sunt transmise electronic. De asemenea, aceștia raportează că cererea medie de hârtie pentru comandă costă o companie 37,45 USD în America de Nord, 42,90 USD în EMEA și 23,90 USD în APAC. Cu o cerere EDI la comandă, costurile sunt reduse la 23,83 USD în America de Nord, 34,05 USD în EMEA și 14,78 USD în APAC.

Bariere pentru implementare

Există câteva bariere în calea adoptării schimbului electronic de date. Una dintre cele mai semnificative bariere este schimbarea însoțitoare a procesului de afaceri. Procesele de afaceri existente construite în jurul manipulării hârtiei s-ar putea să nu fie adecvate pentru EDI și ar necesita modificări pentru a se adapta procesării automate a documentelor de afaceri. De exemplu, o companie poate primi cea mai mare parte a bunurilor lor prin livrare de 1 sau 2 zile și toate facturile prin poștă. Prin urmare, procesul existent poate presupune că bunurile sunt de obicei primite înainte de factură. Cu EDI, factura va fi de obicei trimisă atunci când mărfurile sunt expediate și, prin urmare, va necesita un proces care gestionează un număr mare de facturi ale căror bunuri corespunzătoare nu au fost încă primite.

O altă barieră semnificativă este costul în timp și bani în configurarea inițială. Cheltuielile preliminare și timpul care decurg din implementare, personalizare și instruire pot fi costisitoare. Este important să selectați nivelul corect de integrare pentru a corespunde cerințelor afacerii. Pentru o afacere cu tranzacții relativ puține cu parteneri EDI, ar putea avea sens ca întreprinderile să implementeze soluții ieftine de „rip and read”, unde formatul EDI este tipărit într -o formă care poate fi citită de oameni , iar oamenii - mai degrabă decât computerele - răspund la tranzacție. O altă alternativă este soluțiile EDI externalizate furnizate de „birourile de servicii” EDI. Pentru alte companii, implementarea unei soluții EDI integrate poate fi necesară, deoarece creșterea volumelor de tranzacționare generate de EDI îi obligă să reimplementeze procesele lor de procesare a comenzilor.

Obstacolul cheie pentru o implementare cu succes a EDI este percepția pe care o au multe întreprinderi despre natura EDI. Mulți văd EDI din perspectiva tehnică că EDI este un format de date; ar fi mai corect să considerăm că EDI este un sistem de schimb de documente de afaceri cu entități externe și de integrare a datelor din aceste documente în sistemele interne ale companiei. Implementările cu succes ale EDI iau în considerare efectul pe care informațiile generate extern îl vor avea asupra sistemelor lor interne și validează informațiile de afaceri primite. De exemplu, permiterea unui furnizor să actualizeze sistemul de plată a conturilor unui comerciant cu amănuntul fără verificări și solduri adecvate ar pune compania într-un risc semnificativ. Întreprinderile noi în implementarea EDI trebuie să înțeleagă procesul de afaceri subiacent și să aplice o judecată adecvată.

Confirmare

Mai jos sunt confirmări EDI comune

  • Stare comunicare - Indicați transmiterea finalizată
  • MDN (Message Disposition Notification) - Numai în AS2, indicați că mesajul poate fi citit
  • Confirmare funcțională - de obicei „997” în ANSI sau „CONTRL” în EDIFACT, care indică faptul că conținutul mesajului este verificat în raport cu șablonul său și spune dacă tranzacția este postată în sistemul electronic al receptorului.
  • Confirmare la nivel de afacere - indicatorul final arată dacă tranzacția este acceptată sau nu de către destinatar.

Vezi si

Protocoale
Formate
Formate cu lungime fixă
  • EURITMO
Formate de separare

Referințe

Lecturi suplimentare

  • Gengeswari, K. și Abu Bakar Abdul Hamid (2010). „Integrarea schimbului electronic de date: o revizuire”, Jurnal Kemanusiaan , ISSN  1675-1930

linkuri externe