Bestelling - Purchase order

Een voorbeeld van een inkooporderverzoek van een reisbureau .

Een inkooporder ( PO ) is een handelsdocument en het eerste officiële aanbod van een koper aan een verkoper met vermelding van soorten, hoeveelheden en overeengekomen prijzen voor producten of diensten. Het wordt gebruikt om de inkoop van producten en diensten van externe leveranciers te controleren. Inkooporders kunnen een essentieel onderdeel zijn van bestellingen van het enterprise resource planning- systeem.

Inspringen is een inkooporder die vaak via een agent (inspringende agent) wordt geplaatst onder gespecificeerde verkoopvoorwaarden.

De uitgifte van een inkooporder vormt op zich geen contract . Als er geen voorafgaand contract bestaat, vormt de aanvaarding van de bestelling door de verkoper een contract tussen de koper en de verkoper.

Overzicht

Bedrijven gebruiken inkooporders om verschillende redenen. Inkooporders stellen kopers in staat om hun bedoelingen duidelijk en expliciet aan verkopers mee te delen. Ze kunnen ook een inkoper helpen bij het beheren van inkomende bestellingen en lopende bestellingen. Verkopers worden ook beschermd door PO's in geval van weigering van een koper om voor goederen of diensten te betalen.

Inkooporders bieden voordelen doordat ze het inkoopproces stroomlijnen tot een standaardprocedure. Commerciële kredietverstrekkers of financiële instellingen kunnen financiële steun verlenen op basis van inkooporders. Er zijn verschillende handelsfinancieringsfaciliteiten die bijna elke financiële instelling zakenmensen toestaat om te gebruiken tegen inkooporders, zoals:

Kredietfaciliteit voor verzending
Kredietfaciliteit na verzending
Handelsfinancieringsfaciliteit
Kredietfaciliteit voor aankoop van buitenlandse rekeningen
Factuur pensioen kredietfaciliteit
Order bevestiging
Opvolgen

Het doel van inkooporders is om materialen aan te schaffen voor direct verbruik of voor voorraad, om diensten aan te schaffen, om aan de eisen van de klant te voldoen met behulp van externe middelen, of om materiaal dat nodig is in fabrieken van een interne bron te kopen (interne voorraadoverdrachten over lange afstanden binnen de fabriek). Ze kunnen ook eenmalige inkooptransacties plaatsen en de inkoop optimaliseren door optimaal te profiteren van onderhandelde voorwaarden of voor optimale benutting van bestaande transportcapaciteiten.

Het aanmaken van een inkooporder is doorgaans de eerste stap van het inkoop-tot-betaalproces in een ERP-systeem . Voor inkooporders is mogelijk een SKU-code vereist .

legaal

Hoewel een typische inkooporder mogelijk geen contracttaal bevat (in feite bevatten de meeste niet meer dan een lijst van de goederen of diensten die de koper wenst te kopen, samen met de prijs, betalingsvoorwaarden en verzendinstructies), is de inkooporder een speciaal beschouwd instrument gereguleerd door de Uniform Commercial Code of een andere soortgelijke wet die een kooporder naar zijn aard als een contract vaststelt. Ondanks de aard van de inkooporder als een contract, is het echter gebruikelijk om de acceptatie van een inkooporder te vergezellen van een juridisch document, zoals de verkoopvoorwaarden, waarin specifieke of aanvullende wettelijke voorwaarden van het contract worden vastgelegd.

De Amerikaanse Federal Acquisition Regulation stelt dat inkooporders over het algemeen tegen een vaste prijs moeten worden uitgegeven, maar er wordt ook voorzien in het uitgeven van niet-geprijsde inkooporders wanneer "het onpraktisch is om prijzen te verkrijgen voorafgaand aan de uitgifte van de inkooporder".

In het VK merkte het Office of Government Commerce in 2010 met bezorgdheid op dat "aanbestedende diensten [niet altijd] inkooporders opstelden", en dat waar ze werden gebruikt, facturen niet altijd werden afgestemd op inkooporders vóór betaling.

formaten

Elektronische inkooporders

Veel inkooporders zijn niet langer op papier, maar worden elektronisch via internet verzonden . Het is gebruikelijk dat elektronische inkooporders worden gebruikt om goederen of diensten van welke aard dan ook online te kopen.

Er zijn veel namen voor elektronische inkooporders. Het is ook wel bekend als: E-Procurement, E-Purchasing, E-Purchase Requisition. Deze voorwaarden verwijzen normaal gesproken allemaal naar elektronische inkooporders.

Niet-elektronische inkooporders

Het overzicht van de inkooporders in de meeste zakelijke bedrijven staat nog steeds op papier en er is dus behoefte aan een goed inkooporderformaat. Veel gebruikers willen om verschillende redenen professionele opmaak voor inkooporders. Een bedrijf wil misschien een goed begrip hebben van inkooptransacties of de basisvereisten van inkooporders kennen. Het kan het ook onderdeel maken van de bedrijfsdocumentatie, wat het proces eenvoudiger maakt terwijl alle transacties worden bijgehouden en een goede indruk op de klant of klant wordt gemaakt.

Aanvraag inkooporder

Een inkooporderverzoek of inkoopaanvraag is een intern binnen een bedrijf verzonden verzoek om gekochte goederen en diensten, inclusief voorraad, te verkrijgen . Het verzoek is een document dat de inkoopafdeling of manager precies vertelt welke artikelen en diensten worden gevraagd, de hoeveelheid, de bron en de bijbehorende kosten.

Voorafgaand aan de aankoop van goederen wordt een inkoopaanvraagformulier (PRF) ingevuld als een vorm van materiële autorisatie. Aankoopaanvraagformulieren worden vaak gebruikt in kleinere bedrijven die geen computergebaseerd systeem hebben. Er zijn echter veel computersystemen (inclusief webgebaseerde oplossing) op de markt die het vastleggen van informatie over aankoopverzoeken kunnen vergemakkelijken. Ook kunnen inkooporderaanvragen via een managementinformatiesysteem aan de inkoopafdeling worden doorgegeven .

Een PRF kan budget- en aankoopwaarden bevatten om de persoon bewust te maken van het jaarlijkse en resterende budget voordat een aankoop wordt gedaan. Een dergelijk systeem is er om te garanderen dat goederen en diensten worden ingekocht met toestemming van de leidinggevende en dat er voldoende budget beschikbaar is.

Languages

In other projects