Тайм-менеджмент

Под управлением времени ( в том числе планирования ; английский управления временем [ -'mænɪdʒmənt ]) понимается в контексте самоуправление все доступные меры по времени возможного продуктивного использования.

Общий

Тайм-менеджмент - это организация проведения мероприятий в течение определенного периода времени посредством планирования . Важными особенностями этого плана в бизнес - администрирования субъекта планирования , планирование субъекта , планирование данных и период планирования . Объект планирования - управление временем, субъект планирования - персонал, устанавливающий график , данные планирования - это все данные, относящиеся к управлению временем и горизонту планирования, который ограничивает временной диапазон планирования . В контексте управления временем, производительность , когда так много задач , как это возможно будут завершены в течение определенного периода времени без простоя времени , вызывающих простои затраты .

Управление временем влияет как на рабочие часы из рабочих и свободное время людей. Планирование из задач , операций , сделок , встреч, переговоров, дискуссий и других мероприятий является одним из основного содержания управления времени с календарной датой в качестве даты ориентации. В экономии времени время играет важную роль как линейная последовательность измеримых единиц времени. Тайм-менеджмент должен предусматривать достаточный период времени для выполнения этих мероприятий. Тайм-менеджмент - это «последовательное и целенаправленное применение проверенных методов работы в повседневной практике для управления и организации себя и своих сфер жизни таким образом, чтобы доступное время использовалось разумно и оптимально».

Тайм-менеджмент - это предмет эргономики , трудовой этики , методологии работы , делового администрирования и теории организации .

история

Римский поэт Гораций принес его около 23 г. до н. Э. Chr. Появившийся Ода к Leukonoe приговора «наслаждаться днем» ( Latin Carpe Diem ), который на немецком языке, как нарицательные « захватить день » , как известен. Гораций призвал людей наслаждаться своей короткой жизнью сегодня и не откладывать ее на следующий день. Этим он представил одно из основных правил экономии времени: не откладывать предстоящие задачи, а выполнять их согласно плану. Гуманист Альберти считаются пионером времени экономики, потому что с ней разумным использованием времени (играли в 1433 латинском темпе ) важная роль в экономике полезности в частном домохозяйстве . Однако в средние века не было необходимости смотреть и экономить время, точно измерять его и знать его мелкие детали. Эта эпическая неспешность средневековой жизни была основана прежде всего на аграрной природе феодального общества .

Поговорка « время - деньги » ( англ. Time is money ) гласит, что стоимость времени , которую можно (как и деньги ) сэкономить , потратить или потратить впустую . Поэтому он ценен и должен использоваться экономно («экономия времени»). Он стал известен благодаря английскому выражению « Время - деньги» , которое было популяризировано книгой Бенджамина Франклина 1748 года « Совет для молодых торговцев» ( English Advice to a Young Tradesmen ). Франклин предостерегает:

«Помните, что время - деньги».

«Помните, что время - деньги».

Франклин впервые установил жесткие правила обращения с деньгами и временем, потому что время следует рассматривать как ограниченный ресурс . В 1768 году математик Георг Кристоф Лихтенберг составил «Таблицы для небольших домов об использовании денег и времени» и дал советы, как правильно ими пользоваться.

Инженер Фредерик Уинслоу Тейлор изучил каждый производственный процесс с 1880 года, чтобы выявить потраченное впустую время, потому что прибыль увеличивается, когда объем работы увеличивается, а качество работы остается постоянным . В 1914 году он осознал, что целевое корпоративное управление требует подробного рабочего графика, и разработал метод изучения рабочего времени ( английское изучение времени ). Генри Форду удалось сократить производственный цикл (от добычи руды до доставки готовых автомобилей) с 22 дней (до 1921 года) до 3 дней и 9 часов (1925 год) за счет управления временем во время транспортировки . В 1924 году он признал безвозвратность времени: «Пустая трата времени отличается от пустой траты материала только тем, что эта трата безвозвратна».

Тайм-менеджмент как самоуправление

В то время как руководство компаний в противном случае берет на себя организацию рабочих процессов для других организационных единиц, управление временем обычно остается на усмотрение самих сотрудников, занимающихся планированием . Как и тайм-менеджмент, самоуправление - это техника саморегулирования. Только несколько штатных или руководящих должностей могут взять на себя управление временем для других (например, состав совета директоров для совета директоров , секретариат для связанных руководителей ). Это связано с тем, что каждый сотрудник знает и может лучше всего оценивать события, которые должны быть записаны в тайм-менеджменте. Управление временем начинается с составления списка дел и продолжается управлением задачами и планированием задач. Самым важным компонентом является планирование , когда слишком много встреч может привести к стрессу, которого можно избежать с помощью расписания. На собраниях повестка дня может быть важным инструментом управления временем.

Тайм-менеджмент и разделение

В то время как разделение времени является монохронным , разделение времени является полихронным . Согласно антропологу, разделившему в 1959 г. Эдварду Т. Холлу , на рабочих монохронного и полихронного типов можно отнести определенные модели поведения, особенно в отношении управления временем.

Монохрония Полихромия
Задача после того, как другие дел выполнять много задач одновременно ( многозадачность )
высокая концентрация сильное отвлечение
К встречам относятся серьезно Назначения не имеют значения
Ориентация на планы Планы не имеют значения
Избегают беспокойства окружающих Допускается вмешательство других
высокая пунктуальность низкая пунктуальность
Методическая работа пациент легко теряется

Таким образом, монохронные типы легче настроить и последовательно придерживаться тайм-менеджмента, чем полихронные типы.

меры

На стратегическом уровне тайм-менеджмент включает в себя разработку связанных со временем стратегий , которые должны быть реализованы на оперативном уровне посредством конкретных мер. Для этого следует использовать методы, систематизирующие тайм-менеджмент. Общий метод ALPEN включает в себя:

  • К делать А поставленные задачи: Прежде всего каталогизированы на дату конкретных задач , которые будут завершены.
  • L ength (длительность) эти требования, график работы: Время , необходимое для каждой задачу работы определяется или расположенный Риф -Arbeitsstudien назад.
  • P ufferzeiten считает: на случай непредвиденных остановок работы и нарушений должны быть запланированы временные резервы. Это свободные промежутки времени, включенные в расписание, в которые не нужно выполнять никаких других задач.
  • E ECISION для приоритетов: каталогизированные объекты с учетом их важности и срочности в рейтинге и приносят
  • N achkontrolle выполнить: A-мишень контроль после работы продукта или в конце рабочего Гарантирует ли и в какой степени управление временем работал.

Обширный каталог гарантирует, что тайм-менеджмент может использоваться оперативно в повседневной жизни.

Кроме того, здесь представлены конкретные меры и методы в области управления временем.

Сократите и делегируйте задачи

Основная компетенция в управлении временем - заботиться только о самом важном и либо делегировать менее важные дела другим людям, либо не делать их вообще (см. Принцип Эйзенхауэра ). Однако делегирование требует доверия к вовлеченным людям. Столь же трудоемкое микроменеджмент тесно связано с отсутствием делегирования полномочий .

Создавайте ежедневные планы

Ежедневные планы вынуждают пользователя структурировать распорядок дня, резервировать временные окна для определенных действий и планировать резервы времени. Цель ежедневного плана - выполнить все действия, запланированные на этот день, не покидая рабочего места позже запланированного срока. Для этого необходимо реально оценить время, необходимое для всех действий, и рекомендуется оставлять 20% рабочего времени свободными в качестве резерва. Этот резерв времени не следует использовать для отдыха, приема пищи или чего-то подобного - он нужен только для покрытия незапланированных событий и задержек.

Для ежедневных планов необходимо учитывать как индивидуальную, ежедневную кривую производительности, так и приоритеты (см. Ниже). Многие люди склонны откладывать неудобные или сложные задачи и в первую очередь выполнять наименее требовательные (см. Прокрастинация ). В то время как более простые задачи могут быть выполнены, когда ум устает и отвлечен во второй половине дня, сложные задачи выполняются быстрее всего, когда утром производительность все еще достаточно высока.

Избегайте отвлекающих факторов

Различные консультанты отмечают, что перебои (например , только что пришедшее электронное письмо , телефонный разговор) нарушают ход работы, так что человек должен снова ознакомиться с контекстом фактически предполагаемой деятельности. Один из методов состоит в том, чтобы провести утром «тихий час», когда все внешние воздействия отключены, или использовать существующие временные окна без помех (например, рейс или поездка на поезде, во время которого можно просматривать деловые документы).

Отвлекающие факторы также включают встречи . С одной стороны, они необходимы, с другой стороны, темы встреч не всегда затрагивают всех присутствующих и отнимают рабочее время. Поэтому встречи всегда следует объявлять со списком тем и расписанием, чтобы сотрудники могли решить, покидать ли встречу раньше или вообще не присутствовать. Если дискуссии не приводят к достижению цели через 5–30 минут, они должны быть прерваны - либо голосованием, либо председателем собрания, поручившим кому-то найти дополнительные аргументы или информацию и представить решения на следующем собрании.

Разделить задачи

Более продолжительные действия можно разделить на более мелкие, более управляемые шаги, для которых вы можете надежно оценить необходимое время. Также можно более внимательно наблюдать за ходом работы; Поэтому обратная связь с начальством, коллегами и клиентами более надежна. Многим людям также полезно разделять задачи на короткие блоки с последующими перерывами (например, техника Помидора , тайм-бокс ). Предоставляя пространство для отвлекающих факторов через короткие промежутки времени, вы можете работать более сосредоточенно на задаче.

установить приоритеты

Самым важным элементом тайм-менеджмента является выбор приоритетов. Каждый пользователь технологии тайм-менеджмента волен решать, где и как он расставляет приоритеты - в конце концов, приоритеты могут быть установлены таким образом, чтобы, например, нанести вред работодателю. Однако только осознанная установка приоритетов означает, что самые важные дела делаются в первую очередь и без промедления. Соблюдение приоритетов в конечном итоге также успокаивает пользователя: если вам нужно прервать работу по какой-либо причине и позаботиться о чём-то странном, вы, по крайней мере, уже сделали самые важные вещи; поэтому прерывание менее серьезное. Это приводит к добавленной стоимости для всех участников.

Принцип Эйзенхауэра - очень простой метод, который можно использовать для организации задач в соответствии с срочностью и приоритетом, чтобы было ясно, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь, а какие можно решить.

Временная ловушка Маккензи работает аналогичным образом , рекомендуя оценивать каждое запланированное действие по двум аспектам, то есть по двум отдельным приоритетам:

  1. острая необходимость
  2. Значение для будущего

Таким образом, то, что не является срочным, но что может быть положительно сделано в личном будущем, имеет такой же приоритет, как и то, что срочно, но никоим образом не улучшает будущее. Два приоритета могут быть добавлены с использованием балльной системы; список задач затем составляется строго в соответствии с суммарным приоритетом (срочность + важность на будущее).

Запись использования времени

Многие консультанты рекомендуют записывать затраченное время в дневник, чтобы начать работу. Для этого каждые 15 или 30 минут записываются ваши действия. На этот раз дневник уже может привести к первым улучшениям, повышая осведомленность об использовании времени. При анализе дневника особое внимание следует уделять времени дня, когда выполнялись неважные действия, или времени дня, когда дневник даже не был заполнен.

Так называемые «тактирования» программное обеспечение, например, программа хомяк времени трекер, помогают точно фиксировать время , затрачиваемое на работу индивидуально для каждого проекта, чтобы создать статистические данные о поведении работы и еженедельно ежемесячно или ежегодно таблицы.

Избегайте ошибок и совершенства

Много времени теряется, если, например, заказчик запрашивает улучшения после некорректного выполнения. Чтобы не подвергать себя риску трудоемкого устранения дефектов, вам следует потратить немного больше времени, чтобы точно понять требования, спланировать необходимые приготовления и хорошо выполнить работу с первого запуска.

С другой стороны, стремление к совершенству приводит к большой потере времени. Авторы экономят много времени, если сначала пишут черновой, но в значительной степени полный набросок текста, а уже потом прорабатывают детали.

Документируйте статус активности

Только точное знание статуса проекта позволяет прогнозировать время, которое еще требуется, и, таким образом, прогнозировать дату завершения. Особенно для более длительных проектов и для действий, которые характеризуются перебоями в работе, целесообразно создавать короткий отчет о состоянии из трех частей через заданные интервалы времени:

  • Готово: что было сделано с момента последнего отчета? → Предоставляет информацию о скорости выполнения проекта.
  • Текущее состояние: где сейчас проект? → Ценно для внешнего общения (начальник, сотрудник ...)
  • Следующие шаги: что делать дальше? → Установите обязательные даты и временные рамки для следующих шагов.

Эти отчеты о состоянии можно создавать для себя, для руководителей или партнеров по проекту. Цель этих отчетов - отслеживать прогресс проекта и своевременно принимать решения до того, как он отстанет. Раздел «Следующие шаги» также служит напоминанием, если вы снова беретесь за дело после долгого перерыва или отсутствия.

Тайм-менеджмент

Управление временем относится к мерам и методам определения, обработки и использования данных о времени, связанных с работой. Это составляет основу многих форм оплаты труда и на протяжении веков имело соответствующее значение. В настоящее время происходит расширение в смысле управления по времени в промышленном проектировании и, таким образом, больше не связано только с производством и сборкой, а включает все рабочие процессы. Кроме того, меры по регистрации, документированию и контролю явки или рабочего времени среди персонала все чаще включаются в сферу управления рабочим временем с термином.

Таким образом, исходные типичные данные о количестве и времени дополняются данными о последовательности, нагрузке, эргономике, процессах, качестве и затратах. В контексте демографических изменений эти данные становятся все более важными при планировании рабочих заданий.

Управление временем основано на исследованиях времени , которые в идеале разбиты на временные модули, чтобы можно было составить целевое время для планирования рабочих процессов и расчета заказов .

Сбои

Прокрастинация может поставить под угрозу планирование тайм-менеджмента . Это означает , неожиданные встречи, время воров, задержки , прерывания или операционные сбои . Возникающая в результате потеря времени не должна приводить к ошибкам и должна быть снова восполнена позже. Неожиданные назначения в основном носят внешний характер и вряд ли могут быть изменены (например, налоговые проверки , органы торгового надзора ); К похитителям времени относятся неожиданные длительные телефонные звонки , время ожидания или неожиданные посетители ; Задержки могут повлиять на закупку материала ; Среди прерываний есть остановки работы. Излишнему давлению времени можно противостоять не слишком плотными графиками или достаточными временными резервами. Отсрочка (неприятных) задач до незадолго до конца времени ( срочный дедлайн на английском языке ) сокращает время на подготовку к этим задачам, увеличивает нехватку времени и, следовательно, риск ошибок . Многие люди склонны откладывать неудобные или сложные задачи и в первую очередь выполнять наименее требовательные. Управление временем учитывает график работы и планирует более простые задачи, когда производительность низкая во второй половине дня, в то время как сложные задачи запланированы на утро.

На расписание могут влиять внешние помехи ( условия окружающей среды ) или внутренние помехи. Частые сбои в рабочих процессах могут снизить производительность труда на 28%. Следует планировать не более 60% рабочего времени, чтобы имелся достаточный запас времени на случай сбоев и непредвиденных событий. Лотар Дж. Зайверт считает целесообразным, чтобы в тайм-менеджменте 60% рабочего времени отводилось на запланированные действия, около 20% - на непредвиденные неудобства и кражи времени, а остальное - на спонтанную и общественную деятельность.

Тайм-менеджмент в организациях

К организациям относятся компании , органы власти или другие объединения лиц . Наиболее широко исследуется временное планирование в компаниях; он может быть передан аналогично другим организациям. В компаниях отдельные операционные функции могут быть исследованы на предмет типичных аспектов тайм-менеджмента:

Тайм-менеджмент в частных домах

Соответственно, домохозяйства могут применять корпоративное планирование к своему личному тайм-менеджменту. Во-первых, анализ времени должен гарантировать, что для управления личным временем можно использовать только наиболее остающееся свободное время вне рабочего времени. При определении приоритетов необходимо учитывать рабочую кривую. Наиболее важными параметрами данных для личного планирования времени являются встречи (для официальных лиц , посещение врача , занятия спортом или путешествия ) и сроки, которые необходимо соблюдать . Планирование является частью управления временем и должно учитывать, что взаимозависимые встречи планируются в правильном порядке. В зависимости от возможности спланировать продолжительность приема необходимо создать временные резервы. Это означает, что расписания можно придерживаться и не откладывать. Кроме того, хорошее управление временем также предотвращает так называемое «промедление», то есть «ненужное откладывание необходимых ... действий».

имея в виду

С одной стороны, тайм-менеджмент направлен на то, чтобы избежать потери времени и простоев, с другой стороны, необходимо стремиться к пунктуальности в соблюдении сроков и большей эффективности рабочего или свободного времени. Сотрудники с хорошим тайм-менеджментом испытывают меньше стресса или выгорания и больше удовлетворяются работой . Кроме того, хорошее управление временем обеспечивает повышение производительности и качества работы . Хороший тайм-менеджмент - это выражение того, что люди умеют хорошо организовываться. В современном рабочем обществе у сотрудников есть лишь короткое время для выполнения задач, структуру которых сотрудники должны сами планировать. Вот почему тайм-менеджмент стал ключевым навыком . В конце концов, тайм-менеджмент также может помочь улучшить качество жизни .

Смотри тоже

литература

Индивидуальные доказательства

  1. ↑ Гюнтер Вёэ , Введение в общее деловое администрирование , 2013 г., стр. 63.
  2. ↑ Вольфганг Люк (Ред.): Lexikon der Betriebswirtschaft , 1983, с. 895.
  3. ↑ Лотар Дж. Зайверт: Больше времени для важного , 1984, с. 14.
  4. ↑ Теодор Фонтане : фрау Дженни Трейбель , глава 16 : «Слушай, певец и брат, carpe diem. Мы, латиняне, ставим ударение на последний слог. Лови момент. [...] Так что еще раз то, что вы хотите сделать, сделайте это скорее ".
  5. ↑ Леон Баттиста Альберти: Della Famiglia , 1433, с. 49.
  6. ↑ Арон Я Гуревич: Мировоззрение средневековых людей. 1972, с. 174.
  7. ↑ Бенджамин Франклин: Хороший совет молодому мастеру , перевод 1819 г., стр. 72.
  8. ↑ Георг Кристоф Лихтенберг, Панно для небольших домиков об использовании денег и времени , в: Göttinger Taschen-Calender, 1768, стр. 172 и сл.
  9. ↑ Фредерик Уинслоу Тейлор: Управление мастерскими , в частности , 1914, стр. 14 и далее.
  10. ↑ Гарри Ниманн, Армин Германн: 100 лет грузовым автомобилям: история и будущее коммерческих автомобилей , 1997, с. 49.
  11. ↑ Генри Форд: Великое сегодня, великое завтра , 1924, стр. 143.
  12. ↑ Эдвард Т. Холл: Безмолвный язык , 1959, стр. 36.
  13. ↑ Уве Гётце, Барбара Микус, Юрген Блох (ред.): Менеджмент и время. 2000, с. 11.
  14. ↑ Лотар Зайверт: 30-минутное управление временем. 1998, стр. 46 и сл.
  15. ↑ Эберхард Круппе: Тайм-менеджмент. В: Курт Ландау (Hrsg.), Lexikon Arbeitsgestaltung: Best Practice im Arbeitsprozess , 2007. С. 1333 - ISBN 978-3-87247-655-5 .
  16. ↑ Лотар Дж. Зайверт: 1 × 1 тайм-менеджмента. 1989, стр.24.
  17. ↑ Уве Гётце, Барбара Микус, Юрген Блох (ред.), Management und Zeit , 2000, стр. 21 и сл.
  18. ↑ Уве Гётце, Барбара Микус, Юрген Блох (ред.): Management und Zeit , 2000, стр. 13
  19. ↑ Анна Хёкер, Маргарита Энгбердинг, Фред Рист: Уменьшение прокрастинации. В: Поведенческая терапия 19 , 2009, с. 28.
  20. ↑ Александр Хефнер, Тайм-менеджмент и его влияние на производительность и благополучие , 2012 г., стр. 200.
  21. ↑ Бриджит Дж. К. Классенс / Венделин ван Эрде / Кристель Дж. Рутте / Роберт А. Роу, Планирование поведения и воспринимаемый контроль времени на работе , в: Журнал организационного поведения, 25, стр. 937 и далее.
  22. ↑ Силке Вайсвайлер / Биргит Диршерл / Изабель Браумандл, Время и самоуправление , 2013, с. 13 .
  23. ↑ Корнелиус Дж. Кениг / Мартин Кляйнманн, « Бизнес до удовольствия: нет стратегии для прокрастинаторов»? , в: Личность и индивидуальные различия (37), 2004, стр. 1045 и далее.