Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ( PMS ) es un software que ayuda en la implementación de tareas de gestión de proyectos .

Uso de software de gestión de proyectos

En principio, la gestión de proyectos también es posible sin utilizar un software especial. Sin embargo, el software de gestión de proyectos puede proporcionar valiosos servicios, especialmente en el caso de proyectos de alta complejidad, muchos participantes o integración en sistemas de toda la empresa ( ERP , contabilidad de costes , sistema de gestión de documentos, etc.). Varios proveedores de software de gestión de proyectos se han establecido en el mercado. Algunas soluciones de software son específicas de la industria .

Las diferentes categorías de software que se utilizan en la gestión de proyectos se pueden distinguir de acuerdo con su alcance de funciones y sus objetivos . Funcionalmente, las aplicaciones correspondientes a menudo solo se utilizan para ciertas subdisciplinas de la gestión de proyectos, p. Ej. B. programación. Otras soluciones cubren varios o todos los aspectos de la gestión de proyectos de forma integrada. Los desarrollos propios se suelen utilizar solo para aspectos parciales aislados, de lo contrario se utilizan soluciones del mercado de software.

Soporte de herramientas PM U. simultáneamente las tareas de gestión de proyectos y el trabajo operativo del proyecto: por ejemplo, el director del proyecto define las actividades planificadas, el equipo del proyecto documenta los resultados en la misma herramienta Las soluciones más grandes también asumen funciones como la planificación de personal, el registro de tiempos y la facturación. Trabajar desde casa también es posible. También existen sistemas CRM con gestión de proyectos integrada. La línea entre el software de gestión de proyectos, CRM y ERP es cada vez más borrosa.

Tipos de software de gestión de proyectos

Al igual que con los procesos de la empresa en general, los procesos en los proyectos, incluida la gestión de proyectos, ahora están respaldados en gran medida por soluciones de software (según WHITE y FORTUNE en Ahlemann, más del 75%).

Según Ahlemann, los sistemas PMS se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Sistemas de gestión de proyectos únicos, solo utilizados para un solo proyecto
• Sistemas de gestión de proyectos múltiples , distinguibles entre orientados a la planificación, orientados a procesos, orientados a recursos, orientados a servicios
• Sistemas de gestión de proyectos empresariales , para uso en toda la empresa
• Plataformas de colaboración de proyectos , p. Ej. B. Soluciones de comunicación

También existen numerosos programas que en realidad no son específicos de la gestión de proyectos , pero que pueden utilizarse para fines específicos, p. Ej. B. Aplicaciones de oficina , sistemas de bases de datos , herramientas de creatividad (por ejemplo, mapas mentales ) o sistemas de seguimiento de problemas .

Desde un punto de vista tecnológico, los sistemas PMS actuales se pueden diferenciar en las siguientes dimensiones:

• Software estándar vs. Completamente configurable
• En las instalaciones vs. Nube
• Java vs. HTML5 vs. .red
• Integración a través de middleware vs. Servicios web vs. API
• Widget vs. Applet vs. tecnología de ventana clásica

Requisitos de software de gestión de proyectos

El modelo M según Frederik Ahlemann

Ahlemann elige una arquitectura de software conceptual que contiene todas las tareas de gestión de proyectos (llamó el modelo M ). Resume las tareas de acuerdo con los siguientes grupos según el ciclo de vida del proyecto: generación de ideas, evaluación de ideas , planificación de la cartera , planificación de programas, planificación de proyectos, control de proyectos, control de programas, control de la cartera, finalización del programa, finalización del proyecto.

Los complementa con las tareas generales de gestión de proyectos: gestión de información personal , colaboración en equipo, administración y configuración, interfaces, varios.

Dentro de estos grupos, la propia arquitectura describe los requisitos funcionales. Ejemplos (de 49 criterios) son:

Gestión de recursos , gestión de riesgos , la gestión de costes , planificación y programación , gestión de tareas , gestión de calidad , gestión de problemas , informes de estado, gestión del conocimiento , las métricas de proyectos, gestión de pruebas, etc.

El M-Model también tiene en cuenta criterios organizativos y arquitectónicos como plantillas de proyectos, calendarios de proyectos, bases de datos, importación / exportación de archivos, ayuda en línea, etc.

Ahlemann utilizó estos criterios para comparar (no para "evaluar") 28 sistemas de gestión de proyectos multiusuario.

Además, debe tenerse en cuenta que a menudo hay tres mundos de sistemas que se encuentran en las empresas (CRM, ERP, PPM), que a menudo son igualmente importantes y cada vez más deben integrarse técnicamente y en procesos.

Para otros autores y en sus evaluaciones, los criterios para evaluar el software de gestión de proyectos son estructuralmente i. re. R. otros; Sin embargo, en términos de contenido, deben considerar hechos similares, es decir, todo lo que sea necesario para respaldar procesos eficientes de gestión de proyectos.

Herramienta universal versus combinación de herramientas

En el estudio de Ahlemann, los sistemas examinados alcanzan un promedio del 36 por ciento del total de "estrellas" alcanzables. Esto muestra que las herramientas carecen por completo de funcionalidad o que los requisitos solo se cumplen parcialmente, lo cual i. re. Generalmente resulta del posicionamiento del producto por parte del fabricante. Por lo tanto, no hay sistemas de soporte completo.

Como resultado, las empresas i. re. Por lo general, se utilizan además varias herramientas de diferentes categorías y fabricantes, por ejemplo, según el siguiente ejemplo:

• Las herramientas estándar para hojas de cálculo, procesamiento de texto o gráficos se utilizan a menudo para la definición de proyectos, informes de proyectos, gestión de objetivos y riesgos, gestión de tareas, etc.
• El PM puede estar respaldado por plantillas específicas de tareas que deben completarse individualmente (por ejemplo, para problemas abiertos). Estas plantillas también están disponibles para el trabajo de proyectos operativos, p. B. para estudios preliminares completos, conceptos especializados, etc.
• El uso de aplicaciones de PM especializadas i. Z. con nombramientos, recursos, costos - con diferente alcance funcional (por ejemplo, solo planificación o incluyendo control / informes). El uso de soluciones multifuncionales tiene sentido aquí. Las herramientas basadas en la nube como Asana , Zenkit o Trello permiten al usuario ver con precisión el progreso del proyecto utilizando varias vistas de datos ( tablero Kanban , calendario, diagrama de Gantt ...).
• Soluciones de software con un alto nivel de control de integración funcional , p. Ej. B. edición orientada a procesos (según un modelo de procedimiento, posiblemente personalizado), gestión de cambios y tareas de apoyo, representa el sistema que se va a crear como modelo y guarda el estado actual de los resultados del trabajo en él, hasta controles de estado generados automáticamente (a través de paneles de control ) e informes de estado del proyecto Etc.
• Los sistemas de correo se utilizan prácticamente siempre para la comunicación . Los sistemas de conferencias web se utilizan a menudo para equipos de proyectos virtuales o partes interesadas distribuidas .
• Los wikis empresariales se utilizan, entre otras cosas, para la gestión del conocimiento en PM.
• Otras diferencias en el uso de software resultan de las características arquitectónicas de las soluciones de TI, p. Ej. B. Capacidad multiusuario, capacidad multiproyecto, capacidad de Internet / navegador, versionado de resultados, concepto de autorización, etc. También significa que el PMS se adapta a la plataforma técnica de TI de la empresa. Sin embargo, estos no son criterios específicos de PM.

Las herramientas no solo determinan en gran medida el contenido y la forma de los documentos de trabajo y los resultados, sino también la calidad de los procesos de PM: no debe haber brechas ni redundancias excesivas (riesgo de inconsistencia) para que el procesamiento sea lo más eficiente posible , p.ej. B. también a través de interfaces de importación / exportación entre diferentes herramientas.

enlaces web

Evidencia individual

1. ↑ Annette Speck: Gestión de proyectos en Corona Times y después. Springer professional , 7 de mayo de 2020, consultado el 12 de mayo de 2020 . 
2. ↑ Herramientas ERP: las empresas deben prestar atención a esto
3. ^ ^{A b} Frederik Ahlemann : análisis de mercado comparativo de sistemas de gestión de proyectos . EiS, Universidad de Osnabrück , 2004, ISBN 3-936475-14-8
4. ↑ ^{a b} Martin Rudolph: Se acabó la época de los lemmings . (11 de febrero de 2016).
5. ↑ El 7 mejor software de gestión de proyectos en comparación. STERN Online, abril de 2020, consultado el 22 de abril de 2020 .