Indkøb - Purchasing

Denne artikel handler om køb af varer i en virksomhedssammenhæng. For anden brug, se Køb (disambiguation) .

Indkøb er den proces, en virksomhed eller organisation bruger til at erhverve varer eller tjenester for at nå sine mål. Selvom der er flere organisationer, der forsøger at fastsætte standarder i indkøbsprocessen, kan processer variere meget mellem organisationer.

Indkøb er en del af den bredere indkøbsproces , som typisk også omfatter ekspedition , leverandørkvalitet, transport og logistik .

detaljer

Indkøbschefer/direktører og indkøbsledere/direktører guider organisationens erhvervelsesprocedurer og standarder. De fleste organisationer bruger en trevejskontrol som grundlaget for deres indkøbsprogrammer. Dette involverer tre afdelinger i organisationen, der gennemfører separate dele af erhvervelsesprocessen. De tre afdelinger rapporterer ikke alle til den samme øverste leder for at forhindre uetisk praksis og give troværdighed til processen. Disse afdelinger kan indkøbe, modtage og leverandørgæld; eller konstruktion, indkøb og leverandørgæld ; eller en fabrikschef, indkøb og leverandørgæld. Kombinationer kan variere betydeligt, men en indkøbsafdeling og leverandørgæld er normalt to af de tre involverede afdelinger.

Når den modtagende afdeling ikke er involveret, kaldes det typisk en tovejskontrol eller tovejs indkøbsordre. I denne situation udsender indkøbsafdelingen kvitteringen for indkøbsordren ikke påkrævet. Når der kommer en faktura mod ordren, går afdelingerne til debitorer direkte til anmoderen til indkøbsordren for at kontrollere, at varerne eller tjenesterne er modtaget. Dette er typisk det, der gøres for varer og tjenester, der vil omgå den modtagende afdeling. Et par eksempler er software leveret elektronisk, NRE-arbejde (ikke-tilbagevendende ingeniørtjenester), konsultationstider osv.

Historisk set udstedte indkøbsafdelingen indkøb for forsyninger, tjenester, udstyr og råvarer . I et forsøg på at reducere de administrative omkostninger forbundet med gentagen bestilling af basale forbrugsvarer blev der indført "tæppe" eller "master" -aftaler. Disse typer af aftaler har typisk en længere varighed og øget omfang for at maksimere skala -konceptet. Når der var behov for yderligere forsyninger, ville der blive udstedt en simpel frigivelse til leverandøren for at levere varerne eller tjenesterne.

En anden metode til at reducere de administrative omkostninger forbundet med gentagne kontrakter om almindeligt materiale er brugen af ​​virksomhedskreditkort, også kendt som " Indkøbskort " eller simpelthen "P-kort". P-kort programmer varierer, men alle har interne kontroller og revisioner for at sikre korrekt brug. Indkøbschefer realiserede, når kontrakter om forbrugsvarer med lav dollarværdi er på plads, kan indkøb spille en mindre rolle i driften og brugen af ​​kontrakterne. Der er stadig overvågning i form af revisioner og månedlige opgørelsesanmeldelser, men det meste af deres tid er nu tilgængelig til at forhandle større indkøb og etablering af andre langsigtede kontrakter. Disse kontrakter kan typisk forlænges årligt.

Denne tendens væk fra den daglige indkøbsfunktion (taktisk indkøb) resulterede i flere ændringer i branchen. Den første var reduktion af personale. Indkøbsafdelinger var nu mindre. Der var ikke behov for, at hæren af ​​ekspedienter behandlede ordrer til individuelle dele som tidligere. En anden ændring var fokus på forhandling af kontrakter og indkøb af stort kapitaludstyr. Begge disse funktioner tillod indkøbsafdelinger at yde det største økonomiske bidrag til organisationen. Et nyt begreb og jobtitel opstod - Strategiske sourcing- og sourcingledere. Disse fagfolk fokuserede ikke kun på budprocessen og forhandlingerne med leverandører , men hele forsyningsfunktionen . I disse roller var de i stand til at tilføre værdi og maksimere besparelser for organisationer. Denne værdi manifesterede sig i lavere lagre , færre personale og hurtigere at få slutproduktet til forbrugeren. Indkøbschefs succes i disse roller resulterede i nye opgaver uden for den traditionelle indkøbsfunktion - logistik, materialestyring, distribution og lager. Flere og flere indkøbschefer blev Supply Chain Managers, der håndterede yderligere funktioner i deres organisations drift. Indkøbschefer var ikke de eneste, der blev Supply Chain Managers. Logistiske ledere, materialeledere, distributionsledere osv. Steg alle til den bredere funktion, og nogle havde ansvar for indkøbsfunktionerne nu.

I regnskab er indkøb mængden af ​​varer, en virksomhed har købt i løbet af dette år. Det henviser også til oplysninger om slags, kvalitet, kvantitet og pris for købte varer, der skal opretholdes. De tilføjes til beholdningen . Køb opvejes af købsrabatter og købsretur og godtgørelser . Hvornår det skal tilføjes afhænger af handelens fri ombord (FOB) politik. For køberen tilføjes denne nye beholdning ved forsendelse, hvis politikken var FOB -forsendelsessted, og sælgeren fjernede denne vare fra sin beholdning. På den anden side tilføjede køberen denne beholdning ved modtagelse, hvis politikken var FOB -destination, og sælgeren fjernede denne vare fra sin beholdning, da den blev leveret.

Varer købt for andet end direkte salg, såsom til formålet forskning og udvikling , der føjes til lageret og tildeles forskning og udvikling regning som de anvendes. På en sidebemærkning tilføjes udstyr, der er købt til forskning og udvikling, ikke til beholdningen, men aktiveres som aktiver .

Indkøb af emner

Anskaffelsesproces

Den reviderede anskaffelsesproces for større systemer i det amerikanske forsvarsministerium er vist i den næste figur. Processen er defineret af en række faser, hvor teknologien defineres og modnes til levedygtige koncepter, som efterfølgende udvikles og klargøres til produktion, hvorefter de producerede systemer understøttes i feltet.

Image
Model for erhvervelsesprocessen.

Processen giver et givet system mulighed for at komme ind i processen på en hvilken som helst af udviklingsfaserne. For eksempel ville et system, der anvender ikke -dokumenteret teknologi, komme ind i procesens begyndelsesfaser og ville fortsætte gennem en lang tids teknologisk modning, mens et system baseret på modne og afprøvede teknologier kan gå direkte ind i ingeniørudvikling eller, tænkeligt, endda produktion. Selve processen omfatter fire udviklingsfaser:

  • Koncept- og teknologiudvikling: har til formål at udforske alternative koncepter baseret på vurderinger af operationelle behov, teknologiklarhed, risiko og overkommelighed.
  • Koncept- og teknologiudviklingsfasen begynder med konceptudforskning. I løbet af denne fase foretages konceptundersøgelser for at definere alternative begreber og for at give information om kapacitet og risiko, der ville muliggøre en objektiv sammenligning af konkurrerende koncepter.
  • Systemudvikling og demonstrationsfase. Denne fase kunne indtastes direkte som et resultat af en teknologisk mulighed og et presserende brugerbehov, samt at være kommet igennem koncept- og teknologiudvikling.
  • Den sidste og længste fase er programmets vedligeholdelses- og bortskaffelsesfase. I denne fase udføres alle nødvendige aktiviteter for at vedligeholde og vedligeholde systemet i feltet på den mest omkostningseffektive måde.

Udvælgelse af tilbudsgivere

Dette er den proces, hvor organisationen identificerer potentielle leverandører til bestemte leverancer, tjenester eller udstyr. Disse leverandørers legitimationsoplysninger og historie analyseres med de produkter eller tjenester, de tilbyder. Den tilbudsgiver Udvælgelsesprocessen varierer fra organisation til organisation, men kan omfatte kører kredit rapporter, interviewe ledelse, test af produkter og touring faciliteter. Denne proces udføres ikke altid i rækkefølge efter betydning, men snarere i rækkefølge efter omkostninger. Ofte undersøger indkøbschefer potentielle tilbudsgivere, der indhenter oplysninger om organisationer og produkter fra mediekilder og deres egne branchekontakter. Derudover kan køb sende anmodning om oplysninger (RFI) til potentielle leverandører for at hjælpe med at indsamle oplysninger. Engineering ville også inspicere prøveprodukter for at afgøre, om virksomheden eller organisationen kan producere produkter, de har brug for. Hvis tilbudsgiveren består begge disse faser, kan ingeniøren beslutte at foretage nogle test på materialerne for yderligere at verificere kvalitetsstandarder. Disse tests kan være dyre og indebære betydelig tid for flere teknikere og ingeniører. Ingeniørledelsen skal træffe denne beslutning baseret på omkostningerne ved de produkter, de sandsynligvis vil anskaffe, tilbudsgivernes produkts betydning for produktionen og andre faktorer. Kreditkontrol, interviewing af ledelse, touring -anlæg samt andre trin kan alle bruges, hvis teknikere, fremstillings- og forsyningskædeledere beslutter, at de kan hjælpe deres beslutning, og omkostningerne er forsvarlige.

Andre organisationer kan have minoritetsindkøbsmål at overveje ved valg af tilbudsgivere. Organisationer identificerer mål for brugen af ​​kvindeejede eller minoritetsejede virksomheder . Betydelig anvendelse af minoritetsleverandører kan kvalificere virksomheden som en potentiel byder på en kontrakt med et selskab eller en statlig enhed, der ønsker at øge deres minoritetsleverandørprogrammer.

Denne udvælgelsesproces kan omfatte eller ekskludere internationale leverandører afhængigt af organisatoriske mål og kriterier. Virksomheder, der ønsker at øge deres leverandørbasis for stillefælge, kan udelukke leverandører fra Amerika, Europa og Australien. Andre organisationer ønsker måske at købe indenlands for at sikre et hurtigere svar på ordrer samt lettere samarbejde om design og produktion.

Organisatoriske mål vil diktere kriterierne for udvælgelsesprocessen af ​​tilbudsgivere. Det er også muligt, at det produkt eller den service, der anskaffes, er så specialiseret, at antallet af tilbudsgivere er begrænset, og kriterierne skal være meget brede for at tillade konkurrence. Hvis kun et firma kan opfylde specifikationerne for produktet, skal indkøbsansvarlige overveje at benytte en “enekilde” -indstilling eller arbejde med teknik for at udvide specifikationerne, hvis projektet tillader ændringer i specifikationerne. Den eneste kildemulighed er den del af udvælgelsen af ​​tilbudsgivere, der anerkender, at der nogle gange kun er en rimelig leverandør til nogle tjenester eller produkter. Dette kan skyldes, at de begrænsede applikationer til produktet ikke kan understøtte mere end én producent, nærheden af ​​den ydede service, eller produkterne er nyudviklet eller opfundet, og konkurrence er endnu ikke tilgængelig.

Budproces

Dette er den proces, en organisation bruger til at skaffe varer, tjenester eller udstyr. Processer varierer betydeligt fra det strenge til det meget uformelle. Store virksomheder og statslige enheder vil sandsynligvis have strenge og formelle processer. Disse processer kan anvende specialiserede budformularer, der kræver specifikke procedurer og detaljer. De meget strenge procedurer kræver, at bud åbnes af flere ansatte fra forskellige afdelinger for at sikre retfærdighed og upartiskhed. Svarene er normalt meget detaljerede. Tilbudsgivere, der ikke reagerer nøjagtigt som specificeret og følger de offentliggjorte procedurer, kan diskvalificeres. Mindre private virksomheder har større sandsynlighed for at have mindre formelle procedurer. Bud kan være i form af en e -mail til alle tilbudsgivere, der angiver produkter eller tjenester. Tilbudsgivernes svar kan være detaljerede eller blot det foreslåede dollarbeløb.

De fleste budprocesser er flere lag. Erhvervelser under et specifikt dollarbeløb kan være "brugerens skøn", der tillader anmodningen eller at vælge, hvem de overhovedet vil have. Dette niveau kan være så lavt som $ 100 eller så højt som $ 10.000 afhængigt af organisationen. Begrundelsen er de besparelser, der opnås ved at behandle disse anmodninger, det samme som dyre varer er minimale og begrunder ikke tid og udgifter. Indkøbsafdelinger holder øje med misbrug af brugernes skønsret. Erhvervelser i mellemklassen kan behandles med en lidt mere formel proces. Denne proces kan indebære, at brugeren giver tilbud fra tre separate leverandører. Indkøb kan blive bedt om eller krævet for at indhente tilbud. Den formelle budproces starter så lavt som $ 10.000 eller så højt som $ 100.000 afhængigt af organisationen. Budet involverer normalt en specifik formular, som tilbudsgiveren udfylder og skal returneres inden en bestemt frist. Afhængigt af den vare, der købes og organisationen, kan budet angive et vægtet vurderingskriterium. Andre bud vil blive vurderet efter købet eller slutbrugerne. Nogle bud kunne evalueres af et tværfagligt udvalg. Andre bud kan blive vurderet af slutbrugeren eller køberen ved køb. Især i små, private virksomheder kunne tilbudsgiverne vurderes ud fra kriterier eller faktorer, der har ringe eller noget at gøre med det faktiske bud. Eksempler på disse faktorer er tilbudsgiverens historie med virksomheden, tilbudsgiverens historie med virksomhedens øverste ledelse i andre virksomheder og tilbudsgivers bredde af produkter.

Teknisk vurdering

Tekniske evalueringer, evalueringer af den tekniske egnethed af de citerede varer eller tjenester, om nødvendigt, udføres normalt inden den kommercielle vurdering. I denne fase af indkøbsprocessen vil en teknisk repræsentant for virksomheden (normalt en ingeniør) gennemgå forslaget og udpege hver tilbudsgiver som enten teknisk acceptabel eller teknisk uacceptabel.

Teknisk evaluering udføres normalt ud fra et sæt forudbestemte tekniske vurderingskriterier. Der er to typer kriterier, generelle kriterier (hvorved scoringer er givet, hvis de er opfyldt) og væsentlige kriterier (hvis ikke dette gør budet teknisk diskvalificeret).

Kommerciel vurdering

Pengeprisen beregnes ved at gange den gældende valutas rente med mængden af ​​penge, der er betalt før varens modtagelse. Hvis pengene skulle have været på købers konto, ville der blive trukket renter. Denne rente er i det væsentlige en meromkostning forbundet med sådanne fremskridt eller milepælsbetalinger.

Fremstillingsstedet tages i betragtning i evalueringsfasen primært for at beregne for fragtomkostninger og regionale spørgsmål. For eksempel er det almindeligt i Europa, at fabrikker lukker i løbet af august måned for en sommerferie. Arbejdsaftaler kan også tages i betragtning og kan inddrages i evalueringen, hvis den særlige region vides at have hyppige arbejdskonflikter.

Den fremstiller bly-tid er tiden fra anbringelse af ordren (eller tid endelige tegninger indsendes af køberen til sælger), når varen er fremstillet og forberedt til levering. Leveringstider varierer efter vare og kan variere fra flere dage til år.

Transporttid evalueres, mens levering af varer sammenlignes med købers nødvendige brugsdato. Hvis varer sendes fra en fjernhavn med sjælden fartøjstransport, kan transporttiden overskride tidsplanen, og der skal foretages justeringer.

Leveringsomkostninger - gebyret for de varer, der skal leveres til et angivet punkt.

Forhandler

Forhandling er en vigtig færdighed inden for indkøbsområdet. Et af indkøbsagenternes mål er at erhverve varer i henhold til den mest fordelagtige betingelse for den køberende enhed (eller simpelthen "køberen"). Indkøbsagenter forsøger typisk at reducere omkostningerne, samtidig med at de opfylder købers andre krav, såsom levering til tiden, overholdelse af de kommercielle vilkår og betingelser (herunder garanti , risikooverførsel, tildeling, revisionsrettigheder , fortrolighed , afhjælpning osv.) .

Gode ​​forhandlere, dem med høje dokumenterede "omkostningsbesparelser", modtager en præmie i branchen i forhold til deres kompensation . Afhængig af ansættelsesaftalen mellem køber og arbejdsgiver kan købers omkostningsbesparelser resultere i værdiskabelse for virksomheden og kan resultere i en fast bonus eller en procentvis udbetaling til indkøbsagenten af ​​de dokumenterede besparelser.

Indkøbsafdelinger, mens de kan betragtes som en støttefunktion i nøgleforretningen, er faktisk indtægtsskabende afdelinger. For eksempel, hvis virksomheden har brug for at købe $ 30 millioner USD i widgets, og indkøbsafdelingen sikrer widgetsne for $ 25 millioner USD, ville indkøbsafdelingen have sparet virksomheden $ 5 millioner USD. Denne besparelse kan overstige afdelingens årlige budget , hvilket i realiteten ville betale afdelingens omkostninger - medarbejderens lønninger, computere, kontorlokaler osv.

Post-award administration

Post-award administration består typisk i at foretage mindre ændringer, tilføjelser eller subtraktioner, der på en eller anden måde ændrer betingelserne i aftalen eller sælgerens leveringsomfang. Sådanne ændringer er ofte mindre, men skal i forbindelse med revision dokumenteres i den eksisterende aftale. Eksempler inkluderer at øge mængden af ​​en linjepost eller ændre metallurgien for en bestemt komponent.

Bestil lukning

Er lukning af ordre.

Se også

Referencer